Workforce Management: Deine externe Belegschaft optimal steuern

Ohne einen systematischen Ansatz zur Personalplanung stoßen Unternehmen regelmäßig auf vermeidbare Probleme: Unterbesetzung in Spitzenzeiten, Überbesetzung in ruhigen Phasen, falsch eingesetzte Kompetenzen bei kritischen Aufgaben und Compliance-Risiken durch schlecht strukturierte Auftragnehmer-Engagements.

WFM löst diese Probleme proaktiv. Durch die Kombination von Bedarfsprognosen mit einem klaren Bild der verfügbaren internen und externen Kapazitäten können Unternehmen auf veränderte Anforderungen reagieren, ohne in den Krisenmodus zu verfallen. In der IT bedeutet das: weniger Projektverzögerungen, bessere Ressourcenauslastung und planbarere Lieferleistung.

Ein gutes WFM-Konzept umfasst auch Online-Coaching und -Schulungen — nur so lässt sich sicherstellen, dass die Fähigkeiten der Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind. Durch kontinuierliche und automatisierte Überwachung kann WFM die Kosten senken und den Kundenservice verbessern, etwa durch die Vorhersage des künftigen Bedarfs an saisonalen Fachkräften oder die genauere Abschätzung von Einsparpotenzialen in bestimmten Bereichen.

Seit der pandemiebedingten Zunahme von Remote Work setzen Unternehmen zunehmend auf mobiles Workforce Management, um Einstellung, Entwicklung und Leistung von Mitarbeitern im Außendienst und im Homeoffice im Blick zu behalten.

Unternehmen, die in strukturiertes Workforce Management investieren, sehen typischerweise Verbesserungen in mehreren Dimensionen.

Im IT- und Technologiebereich ermöglicht WFM eine planbarere Projektlieferung, indem sichergestellt wird, dass die richtigen Spezialisten in jeder Projektphase verfügbar sind. Es unterstützt auch ein besseres Wissensmanagement — Single-Points-of-Failure in Teams werden reduziert.

Im Engineering und Operations-Bereich verbessert WFM die Schichtplanung, reduziert die Kosten für kurzfristige Agentureinsätze und liefert ein klareres Bild der Gesamtkosten der Personallieferung.

Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen und Herausforderungen. Hier ein Überblick, wie WFM branchenspezifisch Wert schafft:

• Einzelhandel: Mitarbeiter sind im Verkaufsraum, wenn Kunden Hilfe benötigen.
• Callcenter: Agenten sind im Dienst, wenn hohes Anrufaufkommen geplant ist.
• Logistik: Arbeitskräfte stehen bereit, wenn viele Paletten kommissioniert oder Sendungen verladen werden müssen.
• Produktion: Präzise Maschineneinrichtung und vollständige Schichtplanung ermöglichen die Abwicklung von Aufträgen mit höchster Genauigkeit.
• Gesundheitswesen: Dienstplanung auf Basis von Bettenauslastung und Belegungsraten — für eine patientenorientierte Versorgung.

Was sind die fünf Elemente des Workforce Managements?

Ein vollständiges WFM-Framework umfasst typischerweise fünf Bereiche: (1) Bedarfsanalyse — Identifikation der Einflussgrößen auf den Personalbedarf und deren zeitliche Verteilung, einschließlich saisonaler Effekte und Marketingkampagnen; (2) Personalbedarfsermittlung — wie viele Mitarbeiter werden wann, wo und mit welcher Qualifikation benötigt; (3) Arbeitszeitmodelle — welche Modelle decken die betrieblichen, umsatz- und serviceorientierten Anforderungen ab und berücksichtigen gleichzeitig die Bedürfnisse der Mitarbeiter; (4) Personalstrukturanpassung — Definition der optimalen Personalstruktur für jedes Team und jeden Bereich sowie Optimierung der bestehenden Struktur; (5) Controlling — Überprüfung, ob Prognosen zutreffen, Maßnahmen wirken und wo weiterer Optimierungsbedarf besteht.

ElevateX unterstützt Kunden beim Aufbau der flexiblen Personalschicht ihrer WFM-Strategie — durch Sourcing vorgeprüfter IT- und Engineering-Spezialisten und das Management der Compliance-Aspekte ihres Einsatzes.