Was ist Workforce Management?
Workforce Management bezeichnet eine Reihe von Verfahren, bei denen Unternehmen ihren Mitarbeitern vorgeben, wo sie wann zu sein haben, um Risiken zu minimieren und die Produktivität zu steigern. Wie das genau funktioniert und welche Vorteile es deinem Unternehmen bietet, stellen wir Dir hier vor.
Was bedeutet Workforce Management (WFM)?
Workforce Management ist eine Methode zum möglichst effektiven und effizienten Einsatz von Mitarbeitern unter Berücksichtigung von Kapazität und Bedarf. Der Begriff bezeichnet also ein kompliziertes System der Mitarbeiteranalyse, -planung und -verwaltung, das sich an den betrieblichen Abläufen einer Organisation orientiert. Primäres Ziel des Workforce Management ist die Steigerung der Produktivität.
Seit den 1980er Jahren ist der Begriff vor allem in Callcentern gebräuchlich. Er wird jedoch insbesondere für die Personalabteilung immer wichtiger, da Prozesse wie die digitale Transformation und ähnliche Initiativen flexiblere Arbeitszeiten und Beschäftigungsmodelle wie Remote-Arbeit erfordern.
Ist Workforce Management dasselbe wie Personaleinsatzplanung?
Nein, ist es nicht. Personaleinsatzplanung ist nur ein wichtiger Bestandteil von Workforce Management. Je professioneller die Personalplanung im Rahmen eines mehrstufigen Workface Managements Prozesses durchgeführt wird, desto besser können die Mitarbeiter entsprechend ihren Fähigkeiten und dem Bedarf des Unternehmens eingesetzt werden. Während sich Personaleinsatzplanung auf die Zuweisung von Mitarbeitern zu bestimmten Schichten, Arbeitsplätzen, Maschinen usw. konzentriert, betrachtet Workforce Management einen breiteren Planungshorizont und die Abhängigkeiten des Personaleinsatzes vom Bedarf.
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Warum nutzt man Workforce Management?
Die Grundlage eines effektiven Workforce Management Prozesses ist eine genaue Spezifikation des Arbeitsaufwands, der für die Durchführung einer bestimmten Tätigkeit erforderlich ist, wobei Effizienz und Sicherheit oberste Priorität haben. Auf dieser Grundlage können Unternehmen bedarfsorientierte Prognosen erstellen und die Mitarbeiter entsprechend einteilen. Die Leistung kann auch gemessen werden, um den Mitarbeitern Feedback und Anreize zu geben.
Der Prozess hilft Unternehmen bei der Entscheidung, wie sie effektiv in ihre Belegschaft investieren können. Deshalb sollte ein gutes Workforce-Management-Konzept auch Online-Coaching und -Schulungen umfassen. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind.
Durch eine kontinuierliche und automatisierte Überwachung kann der Prozess dazu beitragen, die Kosten zu senken und den Kundenservice zu verbessern. So lässt sich beispielsweise der künftige Bedarf an saisonalen Fachkräften vorhersehen oder die Einsparungen in bestimmten Abteilungen oder einem Callcenter genauer abschätzen. Darüber hinaus gehört die Überbesetzung dank Workforce Management der Vergangenheit an, da es zur Ermittlung des optimalen Personalverhältnisses für jede Schicht eingesetzt werden kann.
Und schließlich können die Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter einfach und schnell überwachen. Seit der pandemiebedingten Zunahme der Remote Arbeit nutzen Unternehmen auch zunehmend das mobile Workforce Management. So können sie die Einstellung, Entwicklung und Leistung von Außendienstmitarbeitern im Auge behalten.
Ziele des Workforce Managements
Die optimale Nutzung der vorhandenen Personalressourcen und die Fähigkeit, sich schnell an Veränderungen der Nachfrage anzupassen, sind die beiden Hauptziele. Im Idealfall sollten Arbeitsbelastung und Kapazität so eng wie möglich aufeinander abgestimmt sein. Die Ziele lassen sich wie folgt zusammenfassen:
- Bedarfsoptimierter Personaleinsatz
- Größtmögliche Flexibilität in Bezug auf die Arbeitszeiten
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch attraktive Arbeitszeitregelungen
- Kosteneinsparungen durch präzise Personaleinsatzplanung
- Optimierung von Produktivität und Rentabilität
- Verringerung der Verwaltungsaufgaben auf ein Minimum
Herausforderungen des Workforce Management
Unternehmen bewegen sich heute in sehr turbulenten Märkten. Starke Schwankungen der Auftragslage oder des Kundenvolumens, die fortschreitende Digitalisierung der Arbeitswelt, der Fachkräftemangel und die neuen Anforderungen einer jüngeren Generation an die Belegschaft stellen Unternehmen aller Größen und Branchen vor große Probleme. Diese lassen sich kaum mit strikten Arbeitsplänen und festen Prozessen bewältigen. Vielmehr erfordern sie ein hohes Maß an Flexibilität.
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Wie können Unternehmen von Workforce Management profitieren?
Jede Branche hat ihre eigenen Anforderungen, einzigartigen Hindernisse und besonderen Merkmale. Dennoch profitieren Unternehmen aller Branchen vom Workforce Management.
Hier ist ein kurzer Überblick:
Workforce Management…
- im Einzelhandel: Wenn ein Kunde das Geschäft betritt und Hilfe benötigt, arbeiten Mitarbeiter im Verkaufsraum.
- im Call Center: Wenn ein hohes Anrufaufkommen geplant ist, sind die Mitarbeiter im Dienst.
- in der Logistik: Wenn eine große Anzahl von Paletten kommissioniert oder eine große Anzahl von Sendungen verladen werden muss, sind Arbeitskräfte verfügbar.
- in der Produktion: Dank der präzisen Einstellung der Maschinen und Linien sowie der vollständigen Schichtplanung können Aufträge mit äußerster Präzision bearbeitet werden.
- im Gesundheitswesen: Dienstplanung auf der Grundlage von Bettenauslastung und Belegungsraten. Das garantiert eine patientenorientierte Versorgung.
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Was sind fünf Elemente des Workforce Managements?
Bedarfsanalyse:
- Welches sind die relevanten Einflussgrößen, die den Personalbedarf auslösen? Zum Beispiel die Anzahl der Anrufe in Call-Centern, die Anzahl der Kunden am Point of Sale, die Anzahl der Sendungen in der Logistik und so weiter.
- Wie sind die Einflussgrößen über die Zeiträume (Tage, Wochen, Monate, Jahr) verteilt?
- Welche Spezialeffekte sind zu berücksichtigen? (Marketingkampagnen, saisonale Effekte)
- Wie hoch sind die Arbeitsbelastungen für bestimmte Aufgaben?
Ermittlung des Personalbedarfs:
- Anzahl der benötigten Mitarbeiter?
- Wann oder für wie lange?
- An welchem Ort?
- Mit welcher Qualifikation?
Entwurf von Arbeitszeitmodellen:
- Welche Modelle werden benötigt, um die betrieblichen, umsatzorientierten und serviceorientierten Anforderungen abzudecken?
- Was sind die Bedürfnisse der Arbeitnehmer?
Anpassung der Personalstruktur:
- Was ist die optimale Personalstruktur für jedes Team, jeden Bereich, jedes Unternehmen?
- Wie kann die bestehende Personalstruktur entsprechend optimiert werden?
Controlling:
- Treffen die Prognosen zu?
- Wirken die Maßnahmen?
- Wo gibt es Optimierungsbedarf?
Was sind die Vorteile von Workforce Management?
Es kann dazu beitragen, die betriebliche Effizienz und Produktivität zu verbessern. Werden im Rahmen von Workforce Management beispielsweise Zeitpläne besser eingehalten oder wird die Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen erhöht, kann dies zu einer Verbesserung der Servicequalität führen. Mit Hilfe einer genauen Personalbedarfsermittlung können Personalkapazitäten bedarfsgerecht eingesetzt werden, um z.B. Überstunden oder unproduktive Zeiten zu vermeiden. Personelle Engpässe im Kundenservice können dazu führen, dass Kunden lange auf einen Service warten müssen und die Kundenzufriedenheit sinkt. Dieses Risiko kann durch eine service- und kostenoptimierte Synchronisation von Personalbedarf und -kapazität minimiert werden. Darüber hinaus gewinnen Unternehmen einen Flexibilitätsvorteil, wenn sie auf veränderte interne und externe Faktoren wie Nachfrageschwankungen bedarfsgerecht reagieren. Durch eine kostenoptimierte Einsatzplanung sparen Unternehmen Personalkosten ein. Gleichzeitig erhöhen sie die Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter, indem sie diese bedarfsgerecht und mitarbeiterorientiert einsetzen.
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FAQs
Was ist Workforce Management?
Workforce Management ist eine Methode zum möglichst effektiven und effizienten Einsatz von Mitarbeitern unter Berücksichtigung von Kapazität und Bedarf.
Wofür wird Workforce Management eingesetzt?
Es kann dazu beitragen, die betriebliche Effizienz und Produktivität zu verbessern. Wenn zum Beispiel im Rahmen von Workforce Management die Zeitpläne besser eingehalten werden oder die Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen erhöht wird, kann dies zu einer Verbesserung der Servicequalität führen.
Warum nutzen Unternehmen Workforce Management?
Unternehmen können den Prozess nutzen, um bedarfsorientierte Prognosen zu erstellen und die Mitarbeiter entsprechend einzuteilen. Die Leistung kann auch gemessen werden, um den Mitarbeitern Feedback und Anreize zu geben.
Workforce Management ist eine Methode zum möglichst effektiven und effizienten Einsatz von Mitarbeitern unter Berücksichtigung von Kapazität und Bedarf.
Es kann dazu beitragen, die betriebliche Effizienz und Produktivität zu verbessern. Wenn zum Beispiel im Rahmen von Workforce Management die Zeitpläne besser eingehalten werden oder die Reaktionsgeschwindigkeit auf Kundenanfragen erhöht wird, kann dies zu einer Verbesserung der Servicequalität führen.
Unternehmen können den Prozess nutzen, um bedarfsorientierte Prognosen zu erstellen und die Mitarbeiter entsprechend einzuteilen. Die Leistung kann auch gemessen werden, um den Mitarbeitern Feedback und Anreize zu geben.
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