Freie Mitarbeiter: Der umfassende Leitfaden für Unternehmen

Free Employees

Spezialisten gezielt ins Unternehmen holen,  Auftragsspitzen abdecken, Krankheitsausfälle kompensieren: Es gibt viele Anlässe, die Freelancer und Firmen zusammenbringen. Rechtliche Unterschiede, die Vorteile für beide Seiten und mögliche Fallstricke zeigen wir hier auf.

Freie Mitarbeiter: Das macht sie aus

Freiberufler, die für bestimmte Aufträge gebucht werden, sind eine wertvolle Ressource. Sie ergänzen durch besondere Fähigkeiten und ihre Flexibilität die Stammmitarbeiter eines Unternehmens. Von diesen fest beschäftigten Personen unterscheiden sie jedoch wesentliche arbeitsrechtliche Merkmale. Freie Mitarbeiter unterliegen nicht den sozialrechtlichen Bestimmungen für Arbeitnehmer, sondern müssen für ihre Krankenkasse oder Rente selber Sorge tragen. Ebenso ist es Deine Aufgabe als Freiberufler, die auf Dein Einkommen entfallende Steuer selbst zu entrichten.

KEY POINTS

  • Freie Mitarbeiter sind nach dem Arbeitsrecht selbstständige Arbeitskräfte.

  • Ihre besonderen Fähigkeiten und Ihre Flexibilität zeichnen sie aus.

  • Unterscheiden sich arbeitsrechtlich wesentlich von fest angestellten Personen.

  • Müssen ihre Steuern selbst entrichten.

Unterschiede: Freiberufler, freier Mitarbeiter, Freelancer

Der Unterschied zwischen einem freien Mitarbeiter und einem Freelancer ist nur sprachlicher Natur. Beide bezeichnen und bedeuten das Gleiche, nämlich einen zeitweiligen Mitarbeiter, der auf eigene Rechnung wirtschaftet. Es hängt eher von der Branche ab, welche Bezeichnung gewählt wird. Im Bereich Medien, Mediendesign und Werbung spricht man überwiegend von Freelancern. Bei Anwälten, Ärzten oder Lehraufträgen steht nach wie vor der Begriff freie Mitarbeiter im Vordergrund.

Der Begriff Freiberufler dagegen ist eine steuerrechtliche Bezeichnung. Zwar sind Freiberufler Selbstständige, aber nicht jeder Selbstständige ein Freiberufler, auch wenn die Bezeichnungen im allgemeinen Sprachgebrauch oft vermischt werden. Wer als Freiberufler gilt, ist im Steuerrecht klar definiert. Der § 18 EstG regelt dies genau. Eindeutig ist die Regelung, wenn es um Berufsgruppen wie Ärzte, Hebammen und andere medizinische Berufe geht, um Rechtsanwälte und Steuerberatern oder um Architekten und Ingenieure. Sie sind klar Freiberufler und unterliegen nicht der Gewerbesteuer.

Es gibt allerdings Grenzbereiche, wie eben in der IT oder der Werbung, wo die einzelnen Finanzämter Selbstständige den Gewerbetreibenden zuordnen, statt zu den Freiberuflern. Am Beispiel erklärt: IT-Fachleute, die nur als Dozenten für mehrere Institutionen tätig sind, können sich auf den Freiberuflerstatus beziehen. Berät ein IT-Fachmann dagegen Unternehmen, wie sie individuell ihre Anlagen, die Sicherheitsvorkehrungen etc. einrichten können, wird er als Gewerbetreibender erfasst. Er muss dieses Gewerbe beim zuständigen Amt anmelden.

  • Freie Mitarbeiter: nicht fest angestellt, arbeitet auf eigene Rechnung

  • Freelancer: identisch mit freier Mitarbeiter

  • Freiberufler: steuerrechtlicher Begriff für bestimmte Berufe, z. B. Ärzte und Rechtsanwälte

  • Gewerbetreibende: Selbstständige, die nicht unter Freiberufler fallen

Freiberufler: Grundlage ihrer Tätigkeit

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal zu den festangestellten Mitarbeitern ist es, dass Freelancer nicht ins Unternehmen eingegliedert sind. Sie erhalten keinen Arbeitsvertrag, ihre Mitarbeit wird durch einen Dienst- oder Werkvertrag geregelt. Ihre Tätigkeit unterliegt keinen arbeitsrechtlichen Bestimmungen. Weder sind sie dem Arbeitsrecht verpflichtet noch von diesem geschützt.

Zeitlich begrenzter Einsatz: Freelancer

Ob ein freie Mitarbeiter für eine gewisse Dauer oder für ein bestimmtes Projekt ins Unternehmen kommen, wird im Werkvertrag oder Dienstvertrag festgelegt. Im Bereich IT wären dies etwa die Einrichtung der Anlagen in einem Drittunternehmen oder die Entwicklung von Software beim Vertragspartner, für die Freelancer gebucht werden.

Die Tätigkeit im Unternehmen endet automatisch mit Erfüllung des Vertrages, eine Kündigung wird nicht ausgesprochen. Aus wichtigen Gründen kann jedoch vom Vertrag zurückgetreten werden. Welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen, hängt von den individuell vereinbarten Vertragsbedingungen ab. Einsteiger, die sich erstmals als Freelancer betätigen möchten, sowie Unternehmen, die sich ebenfalls neu mit dem Gedanken tragen, sind deshalb gut beraten, einen Werks- oder Dienstvertrag mithilfe kompetenter Unterstützung abzufassen oder zu prüfen.

Zwischen freier Mitarbeit und Scheinselbstständigkeit: Grenzlinien erkennen

Hier können, wie bei der Einordnung als Freiberufler auch, die Grenzen trotz gesetzlicher Regelungen nicht genau, sondern fließend sein. Für Dich als Freelancer ist es genauso wichtig zu wissen, wann Du Deinen Status als freier Mitarbeiter verlieren kannst wie für Unternehmen. Beide Seiten laufen Gefahr, dass der Gesetzgeber Forderungen an sie stellt oder sie im schlimmsten Fall sogar mit Strafen belegt werden. Wird eine Scheinselbstständigkeit festgestellt, müssen Sozialbeiträge nachentrichtet werden. Unternehmen können diese Forderungen nur eingeschränkt an freie Mitarbeiter weitergeben. Der Freelancer selbst gerät oftmals durch die nicht gerade geringen Nachzahlungen in ernste finanzielle Schwierigkeiten.

Wer die Kriterien die Behörden an Selbstständige stellen und weiß, wann sie von Scheinselbstständigkeit sprechen, kann die Klippen jedoch umschiffen. Die Deutsche Rentenversicherung definiert Scheinselbstständigkeit wie folgt: „Als scheinselbstständige Arbeitnehmer werden Personen bezeichnet, die formal wie selbstständig Tätige (Auftragnehmer) auftreten, tatsächlich jedoch abhängig Beschäftigte im Sinne des § 7 Abs. 1 SGB IV sind. Der Auftraggeber hat – wie auch sonst jeder Arbeitgeber bei seinen Mitarbeitern – zu prüfen, ob ein Auftragnehmer bei ihm abhängig beschäftigt oder für ihn selbstständig tätig ist.“

Scheinselbstständigkeit: freie Mitarbeiter, die ständig im festen Rahmen für ein Unternehmen arbeiten

In der Praxis wird dies an folgenden Merkmalen festgemacht:

Freie Tätigkeit für eine begrenzte Zahl an Unternehmen

Wer als Freelancer lediglich Aufträge von einem einzigen Unternehmen gewinnen kann, gerät besonders schnell in die Scheinselbstständigkeit. Die Behörden sehen darin meist einen festen Arbeitgeber, den freien Mitarbeiter als festen Mitarbeiter. Ausnahmen können begründet sein, wenn Du als Freelancer nachweisen kannst, dass Du gerade dabei bist, dein Business aufzubauen. Hier musst Du nachweisen, dass Du Dich parallel zur Tätigkeit bei einem Unternehmen um weitere Aufträge bei anderen bemühst. Aber sogar Aufträge von zwei oder drei Unternehmen können Dich in die Einordnung als Scheinselbstständiger führen, denn auch weitere Kriterien zählen.

Angemessenes Honorar für Freelancer

So manches IT-Unternehmen ist mit seinen Freelancern schon gescheitert, weil beim Stundensatz gespart wurde. Das Finanzamt stellt sich dabei auf den Standpunkt, dass pro Arbeitsstunde ein Betrag bezahlt werden muss, der mindestens doppelt so hoch wie der normale Stundensatz für Beschäftigte in diesem Bereich ist. Die Begründung dafür ist logisch. Wer auf eigene Rechnung arbeitet, muss für seine Krankenversicherung und die Rente selber sorgen. Die Beträge sind hoch, denn als Freelancer ist man sozusagen Arbeitgeber und Arbeitgeber zugleich. Private Versicherer verlangen einen Satz, der in etwa den addierten Arbeitnehmer und Arbeitgeberbeiträgen normaler Mitarbeiter ähnelt. Auch Steuern müssen aus dem Stundensatz bezahlt werden. Der Eingangssteuersatz liegt bei 14 %, zumindest diese Summe muss im Honorar inkludiert sein.

Dauerhafte oder regelmäßige Werkverträge für freie Mitarbeiter

Freelancer wie Unternehmen wird Scheinselbstständigkeit vorgeworfen, wenn Verträge mit sehr langer Laufzeit abgeschlossen werden. Die Behörden gehen in diesem Fall davon aus, dass damit nur die Abgabe von Sozialbeiträgen umgangen werden soll. Auch bei regelmäßig wiederkehrenden Verträgen werden Behörden hellhörig. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Verträge nicht für klar bestimmte Projekte, sondern auf allgemeine Mitarbeit lauten. Auch geregelte Arbeitszeiten können auf Scheinselbstständigkeit hindeuten, hier entscheidet jedoch der Einzelfall. Auch eine Mitarbeit als „Feste Freie“ kann Freelancer in den Verdacht der Scheinselbstständigkeit führen. Zwar ist dies in vielen Branchen wie etwa bei den Medien die Regel. Jeder Vertrag sollte dennoch genau auf Inhalt und Auswirkung geprüft werden, damit freie Mitarbeit und Scheinselbstständigkeit klar getrennt bleiben.

Schriftliche Arbeitsanweisungen durch das Unternehmen

Den Freelancer macht aus, dass er nicht nur auf eigene Rechnung, sondern selbstständig im Rahmen des Werkvertrages arbeitet. Das beschäftigende Unternehmen hat kein Recht, dem freien Mitarbeiter Arbeitsanweisungen zu geben. Andererseits kann auch die Einbindung des Freiberuflers in betriebliche Entscheidungen eine Gefahrenquelle sein. Ist er nicht laut Vertrag Projektleiter, sondern nur temporär in einem bestimmten Stundenumfang tätig, fallen in der Regel betriebliche Entscheidungen wie Kapitaleinsatz, Bezugsquellen oder der Einsatz von Maschinen und Stammpersonal nicht in sein Ressort.

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Vertragsarten: Freie Mitarbeiter und Freiberufler

Werkvertrag und Dienstvertrag ähneln sich zwar, rechtlich unterliegen sie aber unterschiedlichen Bedingungen. Der Dienstvertrag ist in §§ 611 ff. BGB begründet, den Werkvertrag regeln die §§ 631 ff. BGB. Die reine Bezeichnung des Vertrages dagegen ist rechtlich unterordnet, es kommt auf den Inhalt, also die Willensbekundung beider Vertragspartner an.

Grob gesagt ergeben sich folgende Unterschiede: Im Werkvertrag wird vereinbart, dass der freie Mitarbeiter ein bestimmtes Werk, eine bestimmte Arbeit für das Unternehmen ausführt. Hier wird der Arbeitserfolg geschuldet. Wird das Werk nicht zielführend fertig, ist der Vertrag nicht erfüllt.

Der Dienstvertrag zielt dagegen mehr auf die Bemühungen des freien Mitarbeiters ab. Der Erfolg muss sich nicht zwingend einstellen. Das vertragliche Honorar muss auf jeden Fall bezahlt werden, solange es nicht an ernsthaften Anstrengungen des Freelancers gefehlt hat.

In der Praxis werden Dienstverträge vielfach für Schulungstätigkeiten und freiberufliche Tätigkeiten abgeschlossen, Werkverträge dagegen mit gewerblichen Selbstständigen. Inhalt der Verträge sind neben Namen und Anschrift der Vertragsparteien die vereinbarte Leistung, die Dauer der Beschäftigung oder der Umfang des Projekts sowie die Höhe und die Art und Weise der Bezahlung. Ebenso wichtig sind Paragrafen, die im Falle der Nichterfüllung des Vertrages zur Geltung kommen.

  • Werkvertrag: eine bestimmte Leistung muss erreicht werden

  • Dienstvertrag: hat das Bemühen des Freelancers zur Grundlage
Freie Mitarbeiter Guide

Erfolgreich arbeiten mit Freiberuflern: Ziele definieren

Freelancer eröffnen den Unternehmen neue Aspekte. Sie bringen Expertise, Insiderwissen und vielseitige Perspektiven durch ihre früheren Aufträge mit. Auch wirtschaftlich gesehen ist es für Unternehmen interessant, freie Mitarbeiter zu generieren. Hier wird nur bezahlt, was wirklich geleistet wird. Die Arbeitsmoral der Freelancer ist überwiegend positiv. Wer entsprechend qualifiziert ist, sucht sich seine Projekte aus. Dementsprechend hoch ist der persönliche Einsatz, der geleistet wird.

Freie Mitarbeiter und Stamm: Teambildung fördern

Sicher mag es das ein oder andere Projekt geben, wo ein oder mehrere Freelancer ohne Mitwirkung der fest angestellten Mitarbeiter erfolgreich sind. Vielfach ist jedoch das Know-how des Stammpersonals wichtig, vor allem dann, wenn es um bestehende Strukturen, um Netzwerke und Arbeitsmodalitäten geht. Wer als Unternehmer hier die richtigen Teams zusammenstellt, gewinnt. Ein fester Ansprechpartner für auftauchende Fragen zum Projekt oder als Verbindung zwischen Freelancer und Unternehmensleitung ist ebenfalls von Vorteil.

Vorurteile abbauen: Freelancer integrieren

Wer Angst hat, dass sensible Firmendaten an Dritte gelangen, muss sich darüber mitunter eher beim Stammpersonal als bei Freelancern den Kopf zerbrechen. Wer auf eigene Rechnung arbeitet, weiß sehr genau, dass selbst der kleinste Verdacht auf Vertrauensbrüche sein berufliches Aus sein könnte. Letztendlich bietet eine Verschwiegenheitserklärung die rechtliche Absicherung, dass alle im Prinzip selbstverständlichen Punkte in Sachen Diskretion und Verschwiegenheit strikt eingehalten werden.

Ebenso wenig müssen sich Unternehmen darüber Gedanken machen, dass freie Mitarbeiter das Wörtchen frei für sich vereinnahmen. Klar definierte Arbeitsziele, das Wissen um betriebliche Arbeitsmethoden und ein freundschaftliches Miteinander sind die Grundsteine, auf denen die Zusammenarbeit zwischen festen Mitarbeitern und externen Freelancern gelingt.

Erfolge und Erfahrungen festhalten: Dokumentation und Wissenstransfer

Damit auch nach Ende der Mitarbeit eines Freelancers auf Arbeitsschritte zurückgeschaut werden kann, ist eine genaue Dokumentation wichtig. Ebenso hilfreich sind detaillierte Aufzeichnungen, um für spätere Verträge und Projekte hilfreiche Basics zur Hand zu haben. Was hat gut funktioniert, was fehlte, was ist verbesserungsfähig? Nur wenn all dies schriftlich festgehalten wird, werden Unternehmen sich bei weiteren Projekten wieder auf Freelancer verlassen und sie engagieren.

Freie Mitarbeiter: typische Branchen

Salopp gesagt, es sind vor allem die Unternehmen, in denen es regelmäßig brennt. Teils ist ein unabsehbarer Arbeitsanfall der Grund dafür, teils werden kurzfristig hoch qualifizierte Mitarbeiter benötigt. Die IT ist hier eine der Branchen, in denen Freelancer wichtig sind. Ebenso sind Werbeagenturen, Medien und Mediengestaltung, Design und Marketing Gebiete, die auf die Mit- und Zuarbeit durch Freelancer angewiesen sind.

Vor- und Nachteile: freie Mitarbeiter im Unternehmen

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Freie Mitarbeiter werden dann gesucht, wenn es tatsächlich Arbeit für sie gibt. Unternehmen müssen keine arbeitsrechtlichen Vorgaben beachten. Endet der Vertrag, ist auch die Zusammenarbeit beendet. Alle Kosten für freie Mitarbeiter sind vorab kalkulierbar.

Der größte Nachteil für Unternehmen entsteht dann, wenn aus der freien Mitarbeit eine Scheinselbstständigkeit erwächst. Hier ist mit finanziellen Forderungen zu rechnen, Strafen können ausgesprochen werden und die Zusammenarbeit kann aus diesem Grund jäh enden. Ebenfalls zu bedenken ist, dass freie Mitarbeiter durch Krankheit ausfallen können, vielleicht vor Vertragsabschluss mehr versprechen, als sie zu halten bereit oder in der Lage sind. Bei genauer Prüfung vor Abschluss des Vertrages lassen sich diese Hürden jedoch meist umgehen.

  • Vorteile freie Mitarbeiter: nur für einzelne Projekte und bei echtem Bedarf, Arbeitsrecht kommt nicht zur Anwendung

  • Nachteile: Finanzielle Probleme bei festgestellter Scheinselbständigkeit, kompletter Ausfall bei Krankheit

Welche Steuern zahlt ein freier Mitarbeiter?

Ein freier Mitarbeiter unterliegen verschiedenen Steuerregelungen, die ihre Einkünfte betreffen. Im Folgenden werden die wichtigsten Steuern erläutert, die ein freier Mitarbeiter zahlen muss.

Die Einkommensteuer ist die grundlegende Steuer, die von freien Mitarbeitern gezahlt wird. Diese Steuer wird auf das Einkommen erhoben, das der freie Mitarbeiter durch seine berufliche Tätigkeit erwirtschaftet. Die Höhe der Einkommensteuer hängt von der Höhe des Einkommens ab und wird entsprechend dem geltenden Steuersatz berechnet.

Zusätzlich zur Einkommensteuer müssen freie Mitarbeiter in vielen Ländern auch die Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Diese Beiträge dienen dazu, die sozialen Absicherungen wie Rentenversicherung, Krankenversicherung und Arbeitslosenversicherung zu finanzieren. Die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge variiert je nach Land und den individuellen Einkommensverhältnissen des freien Mitarbeiters.

Darüber hinaus kann es weitere Steuern geben, die je nach Art der Tätigkeit und dem Standort des freien Mitarbeiters anfallen. Dazu gehören beispielsweise die Umsatzsteuer (auch Mehrwertsteuer genannt), die auf Waren und Dienstleistungen erhoben wird, und die Gewerbesteuer, die in einigen Ländern auf gewerbliche Einkünfte erhoben wird.

Es ist wichtig zu beachten, dass freie Mitarbeiter oft auch berechtigt sind, bestimmte Ausgaben von ihren steuerpflichtigen Einnahmen abzuziehen. Dazu gehören beispielsweise berufsbedingte Ausgaben wie Büromaterial, Büromiete oder Fahrtkosten. Diese Ausgaben mindern das zu versteuernde Einkommen und können somit die Steuerlast verringern.

Um die steuerlichen Verpflichtungen als freier Mitarbeiter zu erfüllen, ist es ratsam, genaue Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben zu führen und bei Bedarf einen Steuerberater zu konsultieren. Ein Steuerexperte kann dabei helfen, die Steuerverpflichtungen zu verstehen, mögliche Steuervorteile zu nutzen und die Steuererklärung korrekt auszufüllen.

Insgesamt muss ein freier Mitarbeiter Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträge und möglicherweise andere spezifische Steuern zahlen, die von Land zu Land und von Situation zu Situation unterschiedlich sein können. Es ist wichtig, sich über die jeweiligen Steuergesetze und -vorschriften im eigenen Land zu informieren und gegebenenfalls fachkundigen Rat einzuholen, um die steuerlichen Verpflichtungen korrekt zu erfüllen.

Fazit

Zusammenfassend kann man sagen, dass ein Hauptmerkmal des Freelancers ist, dass er nicht im Unternehmen eingegliedert ist. Außerdem erhält er keinen Arbeitsvertrag sondern meistens einen Dienst- oder Werkvertrag. Wichtig ist auch für den Freelancer, nicht in die Scheinselbstständigkeit zu fallen. Dies kann schnell passieren, wenn der Freelancer nur für ein Unternehmen arbeitet. Für Unternehmen hat ein Freelancer viele Vorteile. So sind die Kosten vorab berechenbar und es müssen keinen arbeitsrechtlichen Vorgaben berücksichtig werden.

Sie werden für bestimmte Aufträge gebucht um Unternehmen mit ihren besonderen Fähigkeiten zu unterstützen. Im Vergleich zu festangestellten Arbeitskräften müssen sie ihre Rente und Krankenversicherung selbst begleichen. Sie erhalten außerdem keinen Arbeitsvertrag sondern einen Dienst- oder Werkvertrag.

Der Hauptunterschied liegt darin, dass ein Freiberufler eine steuerrechtliche Bezeichnung ist und ein Freelancer einfach als ein zeitweiliger Mitarbeiter angesehen wird.  Artikel § 18 EstG des Steuerrechts definiert deutlich, wer unter den Begriff Freiberufler fällt.

Zum einem gibt es den Werkvertrag. Darin wird vereinbart, dass der freie Mitarbeiter ein bestimmtes Werk, eine bestimmte Arbeit für das Unternehmen ausführt. Hier wird der Arbeitserfolg geschuldet. Wird das Werk nicht zielführend fertig, ist der Vertrag nicht erfüllt. Außerdem gibt es den Dienstvertrag. Dieser zielt dagegen mehr auf die Bemühungen des freien Mitarbeiters ab. Der Erfolg muss sich nicht zwingend einstellen. Das vertragliche Honorar muss auf jeden Fall bezahlt werden, solange es nicht an ernsthaften Anstrengungen des Freelancers gefehlt hat.

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