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Unbesetzte Stellen kosten Geld – dies ist vielen Unternehmen nicht bewusst. Durch die Berechnung der Vakanzkosten/ Cost of Vacancy kann die Bedeutung einer effizienten Recruitmentstrategie sowie deren Auswirkungen auf die Performance des Unternehmens verdeutlicht werden. Wenn die Führungsebene versteht, dass eine unbesetzte Stelle das Unternehmen jeden Monat Zehntausende von Euros kosten kann, wird sie Recruitern sicherlich schnell einen Platz am Strategietisch einräumen.
Berechne hier Anstellungskosten
Cost of Vacancy - Key Points
- Cost of Vacancy beschreibt die Kosten, die eine unbesetzte Stelle in einem Unternehmen verursacht.
- Die Kosten lassen sich mit einer einfachen Formel berechnen: Jahresgehalt / ⌀ Arbeitstage pro Jahr x Faktor x ⌀ Time to Fill
- Eine unbesetzte Stelle kann vielseitige Auswirkungen wie beispielsweise Mitarbeiterunzufriedenheit, Produktivitätsverlust und Kundenunzufriedenheit mit sich bringen
Was bedeutet Cost of Vacancy?
Cost of Vacancy ist eine klassische Kennzahl im Recruiting einer Firma und wird meist zur Planung des Recruitingbudgets herangezogen. Sie beschreibt die Kosten, die eine unbesetzte Stelle in einem Unternehmen verursacht. Die Kennzahl liegt der Annahme zugrunde, dass jeder Arbeitnehmer und jede Arbeitnehmerin einen numerischen Beitrag zum Unternehmensumsatz leisten, wodurch eine unbesetzte Stelle einen unternehmerischen Verlust darstellt.
Warum kostet eine offene Stelle das Unternehmen Geld?
Die Kosten vakanter Positionen sind vielseitig und vielleicht nicht auf Anhieb erkennbar. Es handelt sich hierbei um passive Kosten, die durch unterschiedliche Faktoren ausgelöst werden.
Individuelle Kosten
Ein durchschnittlicher Manager sollte dem Unternehmen das Drei- bis Fünffache seines Jahresgehalts verdienen. Gehen wir nun beispielhaft von einem R&D Manager mit einem Jahresgehalt von 120.000 Euro aus. Fällt diese Stelle weg und bleibt unbesetzt kann es zu Umsatzverlusten zwischen 1.400 und 2.300 Euro pro Tag kommen. Bleibt diese Stelle 6 Monate vakant, steigt der Verlust auf etwa 300.000 Euro – Eine beachtliche Zahl, die allerdings nur einen kleinen Prozentsatz der Gesamtauswirkung ausmacht, die eine unbesetzte Stelle auf den Unternehmensgewinn haben kann.
Reale Kosten
Umsatzverluste
- Verzögerte Einnahmen aufgrund längerer Time-To-Market (TTM) für neue Produkte
- Entgangene Einnahmen aufgrund von Produkten oder Dienstleistungen, die nie eingeführt werden konnten
- Verminderter Output, da Mitarbeiter vermehrt ungewohnte Aufgaben übernehmen müssen
Personalkosten
- Zusätzliche Arbeitsbelastung und höhere Stresslevel
- Häufigeres Auftreten von Krankheit, Abwesenheit und Unpünktlichkeit
- Keine Möglichkeit, sich auf die Entwicklung der vorhandenen Mitarbeiter zu konzentrieren
- Erhöhte Frustration
- Höhere Ausschuss- und Nacharbeits-/Fehlerquoten
- Geringere Chancen der Mitarbeiter, ihre individuellen Ziele zu erreichen
- Höhere Fluktuation
- Weniger Kreativität und innovatives Denken
Management Kosten
- Zusätzliche Arbeitslast für Manager, die für Abteilungen mit offenen Stellen verantwortlich sind
- Weniger Zeit für das Management der verbleibenden Mitarbeiter
- Zunehmende Frustration wegen mangelnder Unterstützung durch das Unternehmen
- Höhere Fluktuation im mittleren Management (und häufig auch im oberen Management)
- Erhöhte Opportunitätskosten, da Führungskräfte wertvolle Zeit für Vertretungsaufgaben aufwenden müssen
Kundenunzufriedenheit
- Umsatzeinbußen aufgrund verzögerter Auftragserfüllung und Servicequalität
- Erhöhte Kundenfluktuation durch Verzögerungen bei der Entwicklung und Einführung neuer Produkte
- Imageverlust aufgrund von wahrgenommener Prozessinstabilität und abnehmender Servicequalität
Beeinträchtigung der Wettbewerbsfähigkeit
- Unternehmen vermittelt nach außen den Eindruck angreifbar und instabil zu sein
- Der Ruf als Arbeitgeber leidet und potenziellen Mitarbeitern wird signalisiert, dass das Unternehmen in Schwierigkeiten steckt
- Unbesetzte Stellen können zu einer unzureichenden Auslastung der Ressourcen führen
- Unternehmenskultur wird geschwächt
All diese Faktoren summieren sich und lösen eine Abwärtsspirale aus, die nicht nur zu unzufriedenen Mitarbeitern, sondern auch zu Umsatzeinbußen führen kann.
Wie berechne ich die Cost of Vacancy?
Die Kosten, die eine unbesetzte Stelle verursacht, lassen sich konkret berechnen und hängen von mehreren Faktoren ab:
- Jahresgehalt der vakanten Stelle
- Anzahl der Arbeitstage pro Jahr (Abzüglich Urlaubs- und Krankheitstage)
- Einfluss der Stelle auf den Unternehmenserfolg als Multiplikationsfaktor x. Der Faktor 1 wird Azubis oder Aushilfen zugewiesen, Faktor 2 wichtigen Fachkräften und Faktor 3 essenziellen Führungskräften
- Time to Hire/ Time to Fill
Daraus ergibt sich folgende Formel zur Berechnung der Vakanzkosten:
Jahresgehalt / ⌀ Arbeitstage pro Jahr x Faktor x ⌀ Time to Fill
Ein kurzes Beispiel
Angenommen, ein Unternehmen hat eine offene Position für einen Software Entwickler. Das jährliche Gehalt für diese Position beträgt 62.000€. Im Unternehmen wird angenommen, dass es durchschnittlich 250 Arbeitstage pro Jahr gibt. Der Multiplikationsfaktor wird auf 2 festgelegt. Die durchschnittliche Zeit, um die Position zu besetzen, beträgt 120 Tage.
Jahresgehalt / ⌀ Arbeitstage pro Jahr x Faktor x ⌀ Time to Fill
62.000€ / 250 x 2 x 120 = 59.520€
Aus diesen Angaben ergibt sich eine Cost of Vacancy von 59.520 Euro. Nach nur 4 Monaten liegen die Kosten für einen fehlenden Software Entwickler demnach nur knapp unter seinem Jahresgehalt. Nach einem Jahr würden sich die Kosten der unbesetzten Stelle bereits auf 181.040 Euro belaufen – fast das Dreifache des Jahresgehalts dieser Stelle. Gerade Positionen mit einem hohen Einflussfaktor sollten demnach so kurz wie möglich unbesetzt bleiben.
Welche Auswirkungen hat eine unbesetzte Stelle?
Die Kosten für offene Stellen können sich natürlich negativ auf die finanzielle Lage eines Unternehmens auswirken. Es spielen allerdings auch andere Leistungsfaktoren eine entscheidende Rolle.
Gesteigerte Arbeitsbelastung im Team
Verlässt ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz, müssen in der Regel die Kollegen seine Aufgaben übernehmen, bis ein Ersatz gefunden ist. Dies kann zu einem erheblichen Anstieg der Arbeitsbelastung führen. Ohne Aussicht auf Besserung sinkt die Motivation der Mitarbeitenden, Unzufriedenheit entsteht und führt im schlimmsten Fall zur Kündigung.
Langsamere Prozesse
Müssen die Mitarbeiter zusätzliche Aufgaben übernehmen, verlangsamen sich dadurch die regulären Prozesse. Unsicherheit in der Arbeitsaufteilung und gleichbleibender Arbeitsaufwand bei weniger Personal führt zu Einbußen in der Produktivität eines Teams/des Unternehmens.
Fehlende Innovationen
Überlasteten Mitarbeitern bleibt kaum Zeit für innovative und kreative Ideen. Dies bremst Wachstum und beeinflusst langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.
Wir helfen dir, deine Vakanzen zu füllen!
Wie kann man eine unbesetzte Stelle am besten füllen?
In Zeiten des Fachkräftemangels und dem ‚War for Talent‘, in dem Unternehmen darum kämpfen, ihre offenen Stellen mit passenden Anwärtern zu besetzen, ist es entscheidend, taktisch vorzugehen um sich als ein attraktiver Arbeitgeber zu etablieren. Besonders bei unerwartet aufkommenden Vakanzen ist aus den oben genannten Gründen Schnelligkeit gefragt und das Recruiting wird zum erfolgskritischen Prozess. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um eine unbesetzte Stelle wieder zu füllen:
Flexibles Ressourcemanagement
Hierzu gehören Modelle, die es Unternehmen ermöglichen, flexibel auf ihren spezifischen Personalbedarf zu reagieren. Insbesondere Freiberufler bzw. Freelancer bieten sich als perfekte Lösung an, um kurzfristige Engpässe effektiv zu überbrücken.
Active Sourcing
Eine Möglichkeit, die Zeit zur Besetzung einer Stelle zu verkürzen, besteht darin, selbst aktiv nach Kandidaten zu suchen. Beim Active Sourcing suchen Unternehmen gezielt nach geeigneten Kandidaten und nehmen Kontakt mit ihnen auf. Dies kann zwar zeitaufwändig sein, verkürzt jedoch die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle.
Outsourcing
Eine andere Art des Sourcings, bei der es ums aktive Auslagern von bestimmten Aufgaben an externe, spezialisierte Freelancer oder Fremdfirmen geht.
Talent Pools
Der Aufbau eines Talentpools zum Pflegen von Kontakten zu ehemaligen, qualifizierten Bewerbern, erhöht künftig die Chancen, schneller geeignete Kandidaten einstellen zu können. Alternativ kann auch auf bestehende Personal-Datenbanken eines Personaldienstleisters zurückgegriffen werden, oder im Rahmen von Arbeitnehmerüberlassungen gearbeitet werden.
Workforce Management
Durch eine kluge Ressourcenplanung und gezielte Aufgabenverteilung im Rahmen des Workforce Management, können bestehende Mitarbeiter vorübergehend zusätzliche Verantwortung übernehmen, um den Engpass zu überbrücken. Dadurch gewinnt das Unternehmen Zeit, um eine passende Lösung zu finden, ohne dass die Produktivität und Qualität der Arbeit leiden. Dies ermöglicht größere Flexibilität, um schnell auf Personalknappheit zu reagieren und trägt zur Überbrückung von Vakanzen bei.
Fazit
Die Kosten einer unbesetzten Stelle werden nicht explizit auf deiner Unternehmensrechnung aufgeführt, sind jedoch existent und können erhebliche negative Auswirkungen haben. Neben einer verringerten Effizienz und Produktivität spielt hier vor allem Mitarbeiterunzufriedenheit eine große Rolle. Daher ist es ratsam, sich dieser Kosten bewusst zu sein und Stellen schnellstmöglich zu besetzen, um mögliche negative Auswirkungen zu minimieren.
Cost of Vacancy ist eine klassische Kennzahl im Recruiting einer Firma und beschreibt die Kosten, die eine unbesetzte Stelle in einem Unternehmen verursacht.
Jahresgehalt / ⌀ Arbeitstage pro Jahr x Faktor x ⌀ Time to Fill
Vakanzkosten entstehen durch das Zusammenspiel mehrerer Faktoren. Umsatzverluste durch verringerte Produktivität und Servicequalität, Mitarbeiterunzufriedenheit aufgrund erhöhter Arbeitsbelastung und Einschränkungen des Wachstums durch fehlende Zeit für innovative und kreative Gedanken stellen nur eine Handvoll potenzieller Ursachen für Vakanzkosten dar.