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IT Outsourcing: Vorteile, Modelle und Best Practices
Immer mehr Unternehmen der unterschiedlichsten Größen setzen auf IT Outsourcing. Doch welche Vorteile bringt dies mit sich und wodurch lässt sich dieser Trend erklären? Wir zeigen dir die wichtigsten Punkte rund um das Thema der EDV Auslagerung.
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Was ist IT Outsourcing?
Beim IT Outsourcing, welches auch als EDV Outsourcing bezeichnet wird, handelt es sich um das aktive Auslagern von IT-Aufgaben. Diese Aufgaben werden einzeln oder gebündelt an Fremdfirmen und Freelancer lanciert, welche die Aufgaben dann gegen Bezahlung übernehmen — vom einfachen IT-Support bis zur Abwicklung komplexer Programmieraufgaben. Immer mehr Unternehmen weltweit setzen auf das IT Outsourcing und profitieren von den vielfältigen Vorteilen.
Was ist der Unterschied zwischen Outsourcing und Offshoring?
Häufig werden die Begriffe Outsourcing und Offshoring gleichgestellt, obwohl diese vollkommen unterschiedliche Dinge beinhalten. Beim IT Outsourcing werden einzelne Aufgaben oder die gesamte IT des Unternehmens an externe Dienstleister ausgelagert — die Aufgaben verlassen das Unternehmen. Beim Offshoring nutzen Unternehmen geringere Kosten in anderen Ländern, in denen kleine Dependancen des eigenen Unternehmens bestehen.
Wie funktioniert IT Outsourcing?
Der wohl wichtigste Schritt beim IT Outsourcing ist die klare Definition der verschiedenen Aufgaben und die Suche nach den entsprechenden Fachleuten. Innerhalb deines Unternehmens müssen alle digitalen Arbeiten und Aufgaben erfasst und bewertet werden: Welche Aufgaben eignen sich besonders gut, um von außen erledigt zu werden? Welche können zwingend nur intern erledigt werden? Wo gibt es rechtliche Einschränkungen beim Datenschutz? Nun können passende Unternehmen oder Freelancer für die einzelnen Aufgaben gesucht werden.
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> Kostenlose AnfrageWarum nutzen Unternehmen IT Outsourcing?
IT-Abteilungen sind nicht nur teuer, sondern müssen auch immer auf dem neusten Stand des technischen Wissens bleiben. Das bedeutet, dass Arbeitgeber für jedes Spezialgebiet und jede neue Technologie im schlimmsten Fall neue Mitarbeiter einstellen müssen — was auf Dauer sehr teuer wird und einen erheblichen Überhang an IT-Mitarbeitern bedeuten kann.
Beim EDV Outsourcing hingegen wird das entsprechende Fachwissen einfach von außen hinzugekauft und wieder abgestoßen, wenn es nicht mehr benötigt wird. Das macht die Planung für den HR-Bereich einfacher und erleichtert den gesamten Prozess. Zudem muss die notwendige Technik nicht angeschafft werden, was den Platzbedarf der IT deutlich verringert.
Vorteile von IT Outsourcing
Einsparungen in vielen Bereichen
Durch das Outsourcing der IT sparen Unternehmen sowohl bei der Infrastruktur als auch bei Personalkosten. Darunter fallen unter anderem Kosten für Software-Lizenzen, welche Unternehmen zahlen müssen, auch wenn diese nur einen geringen Teil der Arbeitszeit mit diesen Programmen arbeiten. All diese Kosten summieren sich deutlich, was das EDV-Outsourcing immer attraktiver werden lässt. Kleine und große Unternehmen sparen gleichermaßen an den Personalkosten, welche ebenfalls zu den langfristigen Kostenpunkten gehören.
Konzentration auf Kern-Elemente der Arbeit
Wenn alle Abteilungen sich auf ihre Kernbereiche konzentrieren können und externe Dienstleister die Restarbeiten übernehmen, sind Unternehmen in der Regel deutlich produktiver. Vor allem auch, weil Anforderungen für externe Dienstleister und Freelancer viel präziser formuliert werden, als es bei eigenen Unternehmensabteilungen häufig der Fall ist.
Mehr Flexibilität bei wechselnden Aufgaben
Kann sich ein Unternehmen eine eigene IT-Abteilung leisten, ist diese für bestimmte Aufgaben optimiert. Dies ist notwendig, damit die wichtigen Kernaufgaben schnell und sicher erledigt werden. Doch was ist, wenn die Anforderungen sich verändern? Die eigenen Leute weiterzubilden kostet nicht nur Geld, sondern vor allem auch Zeit. Neue Leute mit entsprechender Spezialisierung einzustellen ist zudem kaum möglich. Hier kann das IT Outsourcing helfen, schnell neue Lösungswege zu etablieren, ohne dafür an den eigenen Bereichen etwas ändern zu müssen. Das Wissen und die technischen Möglichkeiten werden einfach von extern eingekauft.
Die Lage am Arbeitsmarkt für Fachkräfte
Besonders in der IT sind immer weniger Fachkräfte für immer mehr Stellen verfügbar. Zudem sind viele Spezialisten kaum zu bezahlen, wenn diese exklusiv für nur ein Unternehmen arbeiten sollen. Das macht nicht nur kleinen und mittelständischen Unternehmen, sondern auch den Big Playern der Branche echte Probleme. Durch IT Outsourcing lässt sich dieses Problem mit deutlich geringerem Recruiting-Aufwand und schnelleren Reaktionszeiten umgehen.
Häufig höheres Qualitätsniveau bei den Arbeiten
Die Qualität der Arbeiten steigt durch IT Outsourcing häufig deutlich an, da du für alle Aufgaben motivierte Spezialisten bezahlst, welche eine vereinbarte Leistung erbringen. Wenn viele Aufgaben inhouse angegangen werden, werden diese häufig nur nebenher und nicht von den zuständigen Experten erledigt. Hier kommt es somit deutlich häufiger zu Fehlern als beim Outsourcing. Selbstverständlich kann es auch hier zu Fehlern kommen — dann ist der Dienstleister allerdings auch verpflichtet, diese Fehler zu beheben.
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Wann lohnt sich IT Outsourcing?
Wann sich das Outsourcing rentiert, hängt von den verschiedensten Faktoren ab. Zum einen sind hier die Kosten zu nennen. Ähnlich wie bei den Kosten der App-Entwicklung ist es schwer, eine Summe anzugeben, ab welcher sich ein Outsourcing der IT rentiert. Viel mehr stellt sich die Frage nach der Dauer der Lösung und den langfristigen Kosten. Werden Teile der IT dauerhaft benötigt und wohl über lange Zeit nicht verändert, sind Inhouse-Lösungen meist vorteilhafter. Möchte man aber als Unternehmen agil bleiben und die notwendige Flexibilität bei gleichzeitiger Kostenkontrolle erhalten, ist IT Outsourcing das Mittel der Wahl.
Gibt es auch Nachteile beim IT Outsourcing?
Natürlich ist beim EDV Outsourcing nicht alles problemlos. Schlechte Kommunikation und die langfristige Bindung an einen bestimmten Anbieter sind die häufigsten Fallstricke — diese können die Flexibilität minimieren und die Kosten in die Höhe treiben. Ebenfalls kann der Datenschutz zu einem Problem werden, vor allem wenn Kundendaten betroffen sind und das Land des Dienstleisters eine Rolle spielt.
Wie kann ich IT Outsourcing in meinem Unternehmen nutzen?
Sind die Aufgaben erst einmal definiert, lässt sich das IT Outsourcing in der Regel sehr einfach realisieren. Über ElevateX kannst du problemlos in kürzester Zeit passende Agenturen, Freelancer und Unternehmen finden, welche für die verschiedenen Aufgaben spezialisiert sind. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt dafür, dass die Aufgaben von echten Experten übernommen werden. Die Grundlage ist immer die klare Definition von Aufgaben und deren Umfang. Nur mit einem gut strukturierten Lastenheft lassen sich Aufgaben und Arbeitsbereiche mittels IT Outsourcing optimal auslagern.
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FAQs
Was ist IT Outsourcing?
Beim IT Outsourcing werden einzelne Aufgaben oder die gesamte IT des Unternehmens an externe Auftragnehmer oder Freelancer vergeben. So lassen sich Strukturen im Unternehmen verschlanken.
Was sind Vorteile von IT Outsourcing?
Durch das Outsourcing lassen sich Kapazitäten im Unternehmen besser einteilen. Das Unternehmen kann sich auf die eigenen Kernkompetenzen konzentrieren. Zudem werden viele IT-Aufgaben durch die Vergabe an Spezialisten besser und effizienter ausgeführt. Unternehmen sparen zudem oft bares Geld bei besserem Leistungsumfang.
Wie kann ich IT Outsourcing nutzen?
Um die eigenen Aufgaben auszulagern ist es wichtig, mit den entsprechenden Fachleuten in Kontakt zu kommen. Eine Plattform wie ElevateX ist dafür genau der richtige Weg. Hier kommen Freelancer, Unternehmen und Auftraggeber miteinander in Kontakt und in Verbindung.
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