Die Entgeltabrechnung ist eine aufwendige Aufgabe und benötigt viel Aufmerksamkeit und Struktur, um zuverlässig erledigt zu werden. Gerade für Firmen, die international tätig sind, müssen viele rechtliche Grundlagen beachtet werden.
Sogenannte Payroll-Provider oder Payroll-Anbieter nehmen sich dieser Aufgabe an und vereinfachen diese durch Automatisierungen. Sie sind Experten für die Lohnbuchhaltung und entlasten so die Personalabteilung.
Doch was macht ein Payroll-Anbieter genau? Welche Vorteile hat das Outsourcing? Und warum sind Freelancer eine mögliche Alternative, die viele nicht auf dem Radar haben?
Was bedeutet “Payroll”?
Wörtlich übersetzt bedeutet “Payroll” Lohn- oder Gehaltsabrechnung. Die HR-Abteilung kümmert sich meist dabei um die Entgeltabrechnung der Mitarbeiter und sorgt dafür, dass sie diese pünktlich und regelmäßig bekommen. Hinzu kommen formelle Angelegenheiten, wie Steuer- und Versicherungsabzüge.
Gerade in internationalen Firmen ist diese Aufgabe oftmals sehr anspruchsvoll, da genau auf die Standorte der Mitarbeiter und die dortigen gesetzlichen Vorgaben geachtet werden muss. Aus diesem Grund suchen sich viele HR-Abteilungen der Unternehmen einen Payroll-Service, der sich auf solche Aufgaben spezialisiert hat und sich mit rechtlichen Aspekten hervorragend auskennt.
In der Regel gibt es auch Payroll-Software, die die HRler bei Lohn- und Gehaltsabrechnung unterstützt.
Wie funktioniert Payroll?
In der Lohnbuchhaltung wird festgehalten, wer für ein Unternehmen arbeitet und wie viel er bezahlt wird. Zum Arbeitsentgelt gehören auch die Sachbezüge, die Lohnnebenkosten und die finanz- und steuerrechtlichen Sozialversicherungsbeiträge. Die Gehaltsabrechnung besteht aus drei Schritten:
- Sammeln aller für die Lohnabrechnung erforderlichen Mitarbeiterinformationen und Unterlagen.
- Berechnung des Lohns, der Steuern und der Sozialversicherungsbeiträge.
- Meldung an die Sozialversicherungsträger, Ausfüllen des Monats, Überweisung der Mittel, Buchung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung und Aushändigung der Gehaltsschecks an die Mitarbeiter.
Sowohl intern als auch extern ist eine Vielzahl von Personen an diesem Prozess beteiligt: Mitarbeiter der Personalabteilung, Lohnbuchhalter, Steuerberater sowie Mitarbeiter des Finanzamtes und der Sozialversicherungsträger. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird dadurch sehr kompliziert.
Ziele von Payroll
Das Ziel einer Payroll besteht darin, relevante Vergütungsdaten der Mitarbeiter zu erfassen, zu verwalten, vorzubereiten und zu verarbeiten. Dabei müssen alle steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aspekte berücksichtigt werden. Der Aufwand für die Abrechnung von Löhnen und Gehältern sollte auf ein Minimum reduziert und Fehler sollten weitgehend vermieden werden.
Was ist ein Payroll Manager?
Aufgrund der zahlreichen Änderungen müssen die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung nicht nur mit dem Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht vertraut sein, sondern auch mit den komplizierten Vorschriften und Verfahren Schritt halten. Payroll Manager sollten sich der Vereinbarungen bewusst sein, die Vorgesetzte und andere Personalverantwortliche ohne fundierte Kenntnisse der Gesetze treffen, um das Unternehmen, den Vorstand oder die Geschäftsleitung vor möglichen rechtlichen Konsequenzen zu schützen.
Ein Payroll Manager oder Payroll Specialist ist eine Person, die die Gehaltsabrechnung professionell verwaltet. Die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird von Payroll Managern oder Spezialisten übernommen. Sie müssen neben der Überwachung von Fristen und gesetzlichen Vorgaben auch Sonderzahlungen und Boni verwalten. Auch die Zeiterfassung und die Kontrolle der Arbeitszeiten und Abwesenheiten der einzelnen Mitarbeiter gehören zur Lohnbuchhaltung.
Neben der Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung übernehmen Payroll Manager häufig grundlegende Verwaltungsaufgaben und je nach Größe des Unternehmens auch die Finanzbuchhaltung. Sie sind verantwortlich für:
- Die Erstellung und Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Die Einhaltung der tarifvertraglichen Bestimmungen sowie der Sozialversicherungs- und Steuerzahlungsvorschriften
- Korrespondenz mit den Dienststellen und Trägern der Sozialversicherung
- Unterstützung bei der Prüfung der Sozialversicherung und der Lohnsummensteuer
- Erstellung von Berichten für die Personalabteilung
- Führung der Personalakten und Pflege der Personalstammdaten
- Überprüfung der tarifvertraglichen Regelungen
- Unterstützung der Abteilung Rechnungswesen
Payroll Manager müssen vor ihrer Einstellung eine kaufmännische Ausbildung absolviert haben. Darüber hinaus kann eine zusätzliche Ausbildung erforderlich sein, um eine Stelle in der Organisation zu erhalten. Auch erfahrene Payroll Manager müssen sich regelmäßig fortbilden, um mit den rechtlichen und technischen Neuerungen Schritt zu halten. Das Gehalt liegt zwischen 32.300 und 54.900 EUR und hängt von der Erfahrung, der geografischen Lage und dem Grad der Verantwortung ab.
Was macht ein Payroll-Service?
Ein Payroll-Service Anbieter ist ein Unternehmen, dass die Aufgaben, die mit der Entgeltabrechnung verbunden sind, teilweise oder komplett übernimmt. Unternehmen setzen auf solche Dienstleister, um dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter ihre Abrechnung pünktlich und regelmäßig bekommen. Hinzu kommt, dass die Payroll-Services sich um rechtliche Aspekte der Entgeltabrechnung kümmern und somit Strafzahlungen vermieden werden können, die andernfalls durch Unwissenheit entstehen könnten.
Die Aufgaben eines Payroll-Service sind vielfältig:
Automatische Entgeltabrechnung
Payroll-Dienstleister kümmern sich um die Automatisierung der Entgeltabrechnung. Auf diesem Wege muss diese nicht von Hand verschickt werden, sondern die Abrechnung wird an einem festgelegten Monatstag automatisch an alle Mitarbeiter verschickt. Durch die Automatisierung solcher Prozesse wird der Zeitaufwand für die Berechnung der Löhne zum Beispiel erheblich reduziert.
Steuerliche Angelegenheiten
Automatische Systeme sorgen dafür, dass alle Steuern und andere Lohnabzüge der Mitarbeiter eingehalten werden und pünktlich an zuständige Behörden gezahlt werden.
Service für Mitarbeiter
Im persönlichen Bereich für jeden Mitarbeiter haben diese die Möglichkeit alle wichtigen und wesentlichen Dokumente rund um die Entgeltabrechnung einzusehen. Dort können sie persönliche Daten ändern, ohne dass Vorgesetzte aktiv werden müssen.
Information
Sollte es zu Änderungen bezüglich Lohn- und Gehaltsabrechnung innerhalb des betroffenen Landes kommen, informiert der Payroll-Service die HR-Abteilung. In der Regel übernehmen die Provider die Änderungen auch in die Automatisierungen.
Zeitdokumentation
Gerade im Home-Office oder bei Remote-Work ist die Zeitdokumentation besonders wichtig, um zwischen privaten und beruflichen Angelegenheiten trennen zu können. Gerade aus versicherungstechnischen Gründen ist das für Unternehmen ein wichtiger Punkt, sollte es zu Verletzungen während der Arbeitszeit kommen. Der Service eines Payroll-Providers enthält normalerweise ein Time-Tracking-Tool, was die aufgezeichneten Stunden auch direkt in die Abrechnung übernimmt.
Einrichtung von Lohn- und Gehaltsabrechnung
Gerade bei ausländischen Arbeitgebern kann die Abrechnung kostspielig und zeitaufwendig sein. Auch die Gesetzgebung ist oftmals nicht ganz eindeutig und benötigt viel Recherche. So müssen ausländische Unternehmen für ihre Mitarbeiter in Deutschland Steuern und Sozialversicherungsbeiträge zahlen, auch wenn diese keine Niederlassung in Deutschland haben.
Warum sind Payroll-Services sinnvoll?
Immer mehr Unternehmen neigen dazu, die Aufgaben für Entgeltabrechnung und Lohnbuchhaltung auszulagern, um Kapazitäten für das HR-Team zu schaffen.
Effizienz
Durch das Auslagern der Lohn-und Gehaltsabrechnung, haben Personaler mehr Kapazitäten für andere Aufgaben. Da Payroll-Services Experten auf ihrem Gebiet sind, wissen genau worauf es ankommt und garantieren für die Sicherheit und Richtigkeit der Entgeltabrechnung.
Sicherheit
Payroll-Services kennen sich mit den legalen und rechtlichen Aspekten bezüglich ihres Aufgabenbereiches bestens aus. Dadurch können Flüchtigkeitsfehler vermieden werden und dem Unternehmen werden Strafzahlungen erspart.
Auch vor Datenschutzproblemen schützen die Payroll-Dienstleister und sichern sensible Daten der Mitarbeiter und des Unternehmens.
Software
Über die Software eines Payroll-Service laufen alle Automatisierungen und sämtliche Mitarbeiterdaten liegen zentral an einem Ort bereit. So haben alle berechtigten Personen Zugriff auf die Daten und können bei Bedarf beliebig oft heruntergeladen werden, ohne verloren zu gehen.
Auch die Zeiterfassung und Dokumentation der Arbeitsschritte erfasst die Software.
Welche Payroll-Services gibt es?
ICS Payroll
ICS Payroll übernimmt für Unternehmen sämtliche Aspekte der Entgeltabrechnung. Vorteilhaft ist, dass Personaler entscheiden können, ob sie den gesamten Prozess auslagern möchten oder nur bestimmte Bereiche. Das System von ICS Payroll ist modular aufgebaut und die HR-ler suchen sich die Module aus, die sie outsourcen möchten.
ADP
Das Angebot von ADP bietet neben der Auslagerung für die Entgeltabrechnung auch weitere nützliche HR-Tools. Sie bieten einen umfangreichen Service mit Experten an, um bei Fragen kundennah und bei Problemen schnell und zuverlässig helfen zu können.
Gusto
Auch der Payroll-Anbieter Gusto bietet viel Unterstützung und viele Services, die für eine Entlastung der Personalabteilung sorgen. Darunter fallen Dinge wie Unterstützung beim Anstellen und Onboarding, Zeiterfassung und Talent Management.
Paychex
Paychex gehört zu den führenden Payroll-Anbietern für den Mittelstand in Deutschland. Sie liefern ein Komplettpaket für die komplette Auslagerung rund um die Entgeltabrechnung mit allen wichtigen Unterlagen.
Wieso Freelancer helfen können
Wie bereits in einem unserer letzten Beiträge erklärt, sind Freelancer durch ihre Flexibilität für viele Zwecke geeignet, aber oftmals werden sie dennoch nicht richtig als Alternative wahrgenommen.
Einfache Handhabung
Da Freelancer selbst die Rechnung schreiben und auch verantwortlich sind für ihre eigene Lohnbuchhaltung, fallen auf das Unternehmen keine weiteren Aufgaben zurück als das Unterschreiben des Vertrages und die Bezahlung der Rechnung. Das bedeutet, dass sich die HR-Abteilung nicht um die Lohnbuchhaltung des Freiberuflers kümmern muss.
Mehr über die Arbeit mit Freiberuflern erfahren: https://elevatex.de/de/infobereich/ebook-erfolgreich-it-freelancer-werden-2/
Kosteneffizienz
Während bei einem festen Mitarbeiter viele weitere Dinge neben dem Stundensatz beachtet werden müssen, fällt bei dem Freelancer nur der reine Stundensatz als Kostenpunkt an. Kosten, die bei festangestellten Mitarbeitern zusätzlich getragen werden müssen, sind zum Beispiel Urlaubstage, Hardware, Versicherungen und Weiterbildung.
Weitere Informationen zu Kosten für Freelancer findet ihr in diesem Beitrag.
Reine Arbeitszeit
Auch bei Freelancern werden die Wochenstunden genau dokumentiert, da über diese die Abrechnung erfolgt. Hinzu kommt aber, dass diese keinen Urlaub während der Zusammenarbeit nehmen und keine Abwesenheiten haben (außer in Ausnahmefällen).
Hier lest ihr, welche Vorteile Freelancer noch in ein Unternehmen bringen können.
Schnelles Onboarding
Auch auf das Thema Onboarding sind wir in unserem letzten Beitrag genau eingegangen. Der Vorteil von Freiberuflern liegt darin, dass diese nach Arbeitsbeginn schnell und unkompliziert in das laufende Projekt integriert werden können. Freiberufler sind schnelle Projektwechsel gewohnt und stellen sich auf ein effizientes Zusammenarbeiten ein.
Während bei festen Mitarbeiten die Einarbeitungszeit recht hoch ist, stehen Freelancer für Effizienz und Produktivität.
Hybride Teams
Der Einsatz von Freelancern schließt die Zusammenarbeit mit festangestellten Mitarbeitern nicht aus, sondern fördert sogar Effizienz und Produktivität. Sogenannte hybride Teams aus festangestellten Mitarbeitern und Freelancern bringen viele Vorteile mit sich. Mehr dazu erfahrt ihr in unserem kostenlosen Factsheet.
Warum sind Payroll-Systeme für Unternehmen so wichtig?
Die Payroll-Erstellung ist ein komplexer Prozess mit vielen Beteiligten. Ständige Änderungen in Steuer- und Sozialversicherungsgesetzen erschweren die Standardisierung der Abläufe. Unternehmen mit komplexen Entlohnungssystemen benötigen eine effiziente Lohnbuchhaltung, um die Einhaltung der Normen und Vorgaben sicherzustellen. Deshalb wird oft die Payroll von der Personalabteilung getrennt und an Steuerberater ausgelagert. Allerdings sind Steuerberater auf umfassende Informationen angewiesen, um eine korrekte Gehaltsabrechnung zu erstellen. Ein Payroll-System kann Daten automatisch zwischen HR- und externen Dienstleistersystemen übertragen und so den Aufwand und die Fehlerquote minimieren.
Flexible Beschäftigungsverhältnisse stellen eine besondere Herausforderung für die Gehaltsabrechnung dar. Dieser Trend wird voraussichtlich angesichts des schwierigen wirtschaftlichen Umfelds weiter zunehmen. Unternehmen arbeiten zunehmend mit Freelancern oder nutzen Leiharbeit, um flexibel auf ihre Auftragslage zu reagieren. Dabei müssen zahlreiche Normen und Gesetze beachtet werden, insbesondere in Bezug auf Scheinselbstständigkeit und Pflichten im Personalverleih. Auch bei der Beschäftigung von Mitarbeitenden auf Abruf ergeben sich komplexe Fragen zur Mindestentschädigung und Versicherungspflicht.
Für internationale Unternehmen stellen sich weitere Herausforderungen bei der Gehaltsabrechnung. Payroll-Experten müssen die gesetzlichen Vorgaben der verschiedenen Standorte berücksichtigen, da jedes Land seine eigenen Steuer-, Lohn- und Sozialsysteme hat. Es gibt mittlerweile globale und flexible Payroll-Systeme, die diese Anforderungen erfüllen können.
Fazit
Payroll-Services sind eine sinnvolle Ergänzung für fast jedes Unternehmen. Gerade für internationale Firmen, wo die Ansprüche und Gesetze in jedem Land unterschiedlich sein können, sind Experten auf diesem Gebiet äußerst hilfreich.
Doch auch in diesem Fall, kann es hilfreich sein, über den Einsatz von Freelancern nachzudenken. Vor allem für zeitlich befristete Einsätze und Projekte bietet sich meist der Einsatz von Freiberuflern an. Die unkomplizierte Handhabung, die einfache Bezahlung und die hohe Effizienz in Zusammenarbeit mit festangestellten Mitarbeitern ist eine sinnvolle Ergänzung für jedes Team und sorgt zusätzlich für eine Entlastung der HR-Abteilung.
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Payroll bezeichnet die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Mitarbeitende. Es umfasst alle Zahlungen, die an sie geleistet werden.
Payroll Systeme sind entscheidend, um die Fähigkeiten und Mitarbeiterbindung eines Unternehmens zu verbessern. Sie sorgen auch für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in Bezug auf Arbeitsbeziehungen.
Ein Payroll Specialist oder Payroll Manager ist für die Abwicklung der Lohnbuchhaltung zuständig. Sie müssen Fristen und rechtliche Vorgaben beachten sowie Sonderzahlungen und Boni verwalten.
