Das kosten Freiberufler für Unternehmen [Leitfaden]

Im Netz findest du viele Ratgeber, die Freelancern helfen, ihren Stundensatz festzulegen. Für Unternehmen gibt es deutlich weniger Orientierung, dabei geht es um dieselbe Frage, nur von der anderen Seite: Was kostet ein Freelancer?

Eine Pauschalantwort gibt es nicht. Jeder Freelancer kalkuliert seinen Preis selbst, und viele Faktoren spielen hinein. In diesem Leitfaden erfährst du, womit du ungefähr rechnen kannst, wie sich der Stundensatz zusammensetzt, wie Freelancer im Vergleich zu Festangestellten abschneiden und ob Freelancerkosten in der Buchhaltung als CapEx oder OpEx gelten.

Wie Freelancer ihren Stundensatz selbst kalkulieren, zeigt unser Artikel Freelancer-Stundensatz berechnen und vergleichen.

1. Was kostet mich die Einstellung eines Freiberuflers als Unternehmen?

Die Kosten hängen stark vom Freelancer und seinem Fachgebiet ab. Eine Orientierung gibt der Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap: IT-Freelancer im DACH-Raum verlangen dort im Median 95 Euro pro Stunde, im Durchschnitt 97 Euro. Je nach Fachbereich liegt der Median zwischen 90 Euro in der Software- und Webentwicklung und 120 Euro bei SAP und ERP.

Das klingt zunächst nach viel. Bedenke aber: Du bezahlst Freelancer nur für produktive Stunden, also für tatsächlich geleistete Arbeit. Außerdem tragen Freelancer Kosten selbst, die bei Festangestellten beim Unternehmen liegen, zum Beispiel für Marketing, Buchhaltung und Versicherungen.

Der Stundensatz deckt in der Regel auch die Nebenkosten des Freelancers während des Projekts ab. Was zusätzlich abgerechnet wird, etwa Reisekosten, legst du am besten vorab im Vertrag fest.

Beauftragst du über eine Freelancervermittlung, ist deren Leistung meist schon im Stundensatz enthalten, den du bezahlst. Dafür sparst du dir die zeitaufwendige Suche nach passenden Freelancern, und ein Qualitätsstandard ist gesichert.

Bei ElevateX helfen wir dir jederzeit bei der Suche nach einem passenden Freiberufler und begleiten dich durch den kompletten Prozess. In einem persönlichen Gespräch klären wir alle Rahmenbedingungen, und innerhalb kürzester Zeit stellen wir dir mögliche Freelancer für dein Projekt vor. Auch während der Zusammenarbeit unterstützen wir dich und stehen für Rückfragen jederzeit zur Verfügung.

Mit unserem Kostenrechner rechnest du mit deinen eigenen Zahlen aus, was eine Stelle wirklich kostet und ab welcher Dauer sich Freelancer oder Festanstellung lohnen.

2. Wie setzen sich die Kosten für Freiberufler zusammen?

Die folgende Liste zeigt, worauf du achten solltest, wenn du einen Freelancer beauftragen willst. Je genauer deine Vorstellungen und Erwartungen sind, desto genauer lässt sich der Preis kalkulieren.

• Qualifikation Frag dich, welche Ansprüche du an den Freelancer hast. Brauchst du für ein IT-Projekt zum Beispiel einen Junior oder einen Senior Developer? Fällt die Wahl auf einen Senior Developer, sind die Kosten höher.
• Kenntnisse und Erfahrungen Auch Kenntnisse und Erfahrungen fließen in die Preisverhandlung ein. Wichtig ist nicht nur ein möglichst breites Fachwissen, sondern vor allem Wissen im konkreten Bereich. Dazu kommt Erfahrung aus früheren Projekten und aus der Zusammenarbeit mit anderen Teams und Unternehmen. Diese Erfahrung macht Freelancer anpassungsfähig. Wer viel Projekterfahrung mitbringt, arbeitet sich schnell ein und ist schon zu Projektbeginn produktiv.
• Rolle im Team Die Rolle im Team hängt eng mit Aufgaben und Kenntnissen zusammen. Soll der Freelancer zum Beispiel ein Projekt leiten, braucht er zusätzlich Führungs- und Managementerfahrung. Auch das kann den Stundensatz erhöhen.
• Aufgabenstellung Was genau soll erledigt werden? Grundsätzlich gilt: Je komplexer die Aufgabe, desto höher der Stundensatz. So unterscheiden sich etwa die Kosten für Webdesigner und Fullstack-Developer. Auch das Umfeld spielt eine Rolle. In einem angenehmen Umfeld arbeitet man lieber und effektiver, und das wirkt sich positiv auf den Stundensatz aus.
• Projektdauer Eine längere Laufzeit gibt Freelancern mehr Sicherheit und kann den Stundensatz senken. Die Gesamtkosten steigen mit der Dauer natürlich trotzdem. Bei längeren Projekten spielt außerdem das Thema Scheinselbstständigkeit eine Rolle. Einen ausführlichen Leitfaden mit Checkliste findest du in unserem Artikel zur Scheinselbstständigkeit.
• Flexibilität Auch die Flexibilität, die du erwartest, beeinflusst den Stundensatz. Das betrifft den Projektstart, also wie kurzfristig der Freelancer einsteigen soll. Und es betrifft Arbeitsweise und Kommunikation während des Projekts: Arbeitet der Freelancer remote, oder soll er vor Ort sein?
• Technische Aspekte Freelancer arbeiten oft mit eigener Hardware. Soll dein Freelancer mit Firmenhardware arbeiten, achte darauf, dass sie den Anforderungen genügt. Hard- und Software sollten die Aufgabe problemlos bewältigen. Ist das nicht der Fall, kann sich das negativ auf die Preisverhandlung auswirken.
• Branding Wie wirkt dein Unternehmen nach außen? Arbeiten Menschen gern für dich? Wofür steht ihr? Wer gern für ein Unternehmen arbeitet, ist bei der Preisverhandlung oft eher zu einem niedrigeren Stundensatz bereit. Außerdem steigen die Chancen auf eine erneute Zusammenarbeit. Und mit einem guten Ruf findest du leichter weitere Freelancer für neue Projekte.
• Vermittler Viele Unternehmen arbeiten heute mit Vermittlern. Der Vorteil: Die Suche geht meist deutlich schneller. Du kannst außerdem davon ausgehen, dass der vorgestellte Freelancer gut zu deinem Projekt passt. Passt er doch nicht, kannst du die Zusammenarbeit ablehnen. Für ihre Leistung schlagen Vermittler eine Marge auf den Stundensatz des Freelancers auf. Frag nach, was darin enthalten ist, zum Beispiel Vorauswahl, Vertrag und Abrechnung.

3. Warum mit Freiberuflern arbeiten?

Auf den ersten Blick klingen all diese Punkte nach viel Aufwand und hohen Kosten.

Trotzdem können Freiberufler deinem Unternehmen viel bringen.

Wann sich Freelancer lohnen und wann eine Festanstellung die bessere Wahl ist, zeigt unser Ratgeber Wann lohnen sich Freelancer für Unternehmen?

Außerdem gilt:

• Kosten, die du bei Festangestellten trägst, fallen bei Freelancern weg, etwa Sozialversicherungsbeiträge, bezahlter Urlaub und Weiterbildung.

• Freelancer arbeiten oft mit eigener Hardware. Damit sparst du Kosten für Ausstattung und oft auch für Software.

• Durch die Arbeit in anderen Teams und Unternehmen können Freiberufler zusätzlich externes Wissen und Erfahrungen mit einbringen, die oft einen anderen Blick auf die Dinge ermöglichen. Solche immateriellen Vorteile, die sich nicht direkt in Geld aufrechnen lassen, sollte man bei der Zusammenarbeit mit Freiberuflern ebenfalls beachten.

Stellst du die Kosten von Freelancern und Festangestellten gegenüber, liegen sie oft weniger weit auseinander, als man zunächst denkt.

4. Freiberufler vs. Festangestellter: ein Kostenvergleich

Festangestellte prägen die Unternehmenskultur, vor allem wenn sie in ihre Rolle hineinwachsen und das Unternehmen gut kennen. Für Produktivität und Wachstum reicht das aber nicht immer.

Dazu kommt: Passende Fachkräfte zu finden, bleibt schwer, gerade in der IT. Laut Bitkom fehlen in Deutschland aktuell 79.000 IT-Fachkräfte. Der Mangel ist seit 2023 zwar deutlich kleiner geworden, doch 97 Prozent der Unternehmen mit IT-Stellen haben Schwierigkeiten, diese zu besetzen (Stand September 2026). Viele Unternehmen setzen deshalb zusätzlich auf Freelancer.

Wie viel kostet es wirklich, einen neuen Mitarbeiter einzustellen?

Beim Kostenvergleich wird oft übersehen, dass ein Angestellter deutlich mehr kostet als sein Grundgehalt. Laut Statistischem Bundesamt zahlten Arbeitgeber 2025 auf 100 Euro Bruttoverdienst zusätzlich 29 Euro Lohnnebenkosten, etwa für Sozialbeiträge und die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Dazu kommen Kosten für Recruiting, Einarbeitung, Arbeitsplatz und Ausstattung.

Freelancer bezahlst du dagegen nur für die Zeit, in der sie für dich arbeiten. Sozialabgaben, Weiterbildung und bezahlte Ausfallzeiten trägst du nicht zusätzlich. Diese Posten kalkulieren Freelancer in ihren Stundensatz ein.

Freiberufler vs. Festangestellte: Was sind die Kosten?

Auch wenn ein Stundensatz von rund 95 Euro für einen IT-Freelancer auf den ersten Blick hoch wirkt: Die versteckten Zusatzkosten einer Festanstellung fallen dabei nicht an.

Wer das Jahresgehalt einfach durch die vertraglichen Arbeitsstunden teilt, unterschätzt die tatsächlichen Kosten eines Vollzeitbeschäftigten. Urlaub, Feiertage und Krankheitstage werden bezahlt, aber nicht gearbeitet. Jede tatsächlich geleistete Stunde kostet deshalb mehr, als die einfache Rechnung zeigt.

Ob sich ein Freelancer rechnet, hängt vor allem von Dauer und Auslastung des Einsatzes ab. Für kurze oder stark spezialisierte Aufgaben ist ein Freelancer oft wirtschaftlicher als eine neue Stelle. Für dauerhafte Aufgaben mit gleichbleibender Auslastung kann sich eine Festanstellung eher lohnen.

Zusätzliche Vorteile bei der Zusammenarbeit mit Freiberuflern

Viele versteckte Kosten einer Festanstellung fallen bei Freelancern also weg. Das macht es leichter, kurzfristig mit ihnen zu arbeiten. Darüber hinaus gibt es weitere Vorteile:

• Wissenstransfer Freelancer bringen neue Perspektiven und frische Ideen für die Probleme eines Unternehmens mit. Wenn Onboarding und Offboarding gut laufen, bleibt ihr Wissen im Team, auch nach dem Ende des Einsatzes.

• Flexibilität Mit Freelancern reagierst du schnell auf Engpässe und passt die Größe deines Teams an den Bedarf an.

• Vorbereitet auf den Fachkräftemangel Qualifizierte Fachkräfte bleiben knapp. Freelancer helfen dir, trotzdem zu wachsen, auch wenn nicht jede Stelle sofort fest besetzt ist.

5. CapEx oder OpEx: Wie werden Freelancerkosten verbucht?

Neben dem Preis stellt sich im Einkauf oft eine zweite Frage: Aus welchem Budget wird der Freelancer bezahlt? Dafür brauchst du zwei Begriffe aus dem Controlling.

• CapEx (Capital Expenditure, Investitionsausgaben) sind Ausgaben für den Erwerb oder die Herstellung langfristig genutzter Vermögenswerte, zum Beispiel Maschinen, IT-Systeme oder eigene Software. Solche Ausgaben werden aktiviert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben (Gabler Wirtschaftslexikon).
• OpEx (Operational Expenditure, Betriebskosten) sind laufende Aufwendungen für den täglichen Betrieb, etwa für Personal, Energie, Wartung oder Verwaltung. Diese Kosten mindern den Gewinn in dem Jahr, in dem sie anfallen (Gabler Wirtschaftslexikon).

Sind Freelancerkosten CapEx oder OpEx?

In den meisten Fällen sind Freelancer-Honorare OpEx. Beratung, Betrieb, Wartung oder die Mitarbeit im Tagesgeschäft bucht dein Unternehmen als laufenden Aufwand. Die Kosten wirken sich im selben Jahr auf den Gewinn aus, ähnlich wie Gehälter. Der Unterschied: Ein Freelancer-Honorar fällt nur an, solange der Einsatz läuft. Eine Festanstellung ist dagegen auf Dauer angelegt.

Anders kann es aussehen, wenn ein Freelancer einen Vermögenswert mit aufbaut, den dein Unternehmen über Jahre nutzt, etwa eine eigene Software. Dann können seine Honorare unter bestimmten Voraussetzungen zu den Herstellungskosten zählen und aktiviert werden. Das Handelsgesetzbuch rechnet die Inanspruchnahme von Diensten ausdrücklich zu den Herstellungskosten, Forschungskosten dagegen nicht (§ 255 Abs. 2 HGB). Für selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens gilt nach HGB ein Wahlrecht: Dein Unternehmen darf sie aktivieren, muss es aber nicht (§ 248 Abs. 2 HGB). Nach IFRS müssen Entwicklungskosten aktiviert werden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Forschungskosten sind dort sofort Aufwand (IAS 38). In der Steuerbilanz dürfen selbst geschaffene immaterielle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens dagegen nicht aktiviert werden (§ 5 Abs. 2 EStG).

Ob ein Projekt aktiviert wird, hängt also vom Regelwerk und von der Projektphase ab. Auch der Vertrag kann eine Rolle spielen. Wichtig ist etwa, wer das Risiko trägt, wenn die Entwicklung scheitert: dein Unternehmen oder der Auftragnehmer (Flick Gocke Schaumburg). Die Entscheidung trifft deine Buchhaltung oder Steuerberatung, nicht der Einkauf.

Manchmal heißt es, Freelancer als CapEx zu verbuchen, mache sie günstiger oder schone die Liquidität. Das stimmt so nicht. Die Rechnung bezahlst du in beiden Fällen, sobald sie fällig ist. Die Einordnung verschiebt nur, wann die Kosten in der Gewinn- und Verlustrechnung auftauchen: als OpEx sofort, als CapEx verteilt über die Abschreibung.

Was das für dich als Auftraggeber heißt

• Budget früh klären: Frag vor der Beauftragung dein Controlling, aus welchem Budget der Einsatz bezahlt wird und wer ihn freigeben muss. Soll aktiviert werden, lass auch den Vertrag vorher von der Buchhaltung prüfen.
• Leistungen nachvollziehbar dokumentieren: Soll ein Projekt aktiviert werden, muss die Buchhaltung Entwicklung von Forschung und Wartung trennen können. Vereinbare deshalb Tätigkeitsnachweise je Arbeitspaket.
• Den Investitionsgedanken nutzen: Egal wie gebucht wird, frag dich, was nach dem Einsatz bleibt: Code, Dokumentation und Wissen im Team. Plane Übergabe und Wissenstransfer von Anfang an ein.

6. Das Beste aus der Zusammenarbeit mit Freiberuflern herausholen

Die Kostenstrukturen von Freelancern und Festangestellten unterscheiden sich stark. Ein Festangestellter kostet nicht nur sein Gehalt, sondern bringt eine Menge versteckter Kosten mit sich.

Freelancer bringen dem Unternehmen oft Vorteile, die sich nicht in Geld berechnen lassen. Flexibilität, externes Wissen, neue Fähigkeiten und Erfahrungen sind nur einige davon. In der Buchhaltung sind Freelancerkosten meist laufender Aufwand. Nur wenn Freelancer einen langfristig genutzten Vermögenswert mit aufbauen, solltest du mit dem Controlling klären, ob eine Aktivierung infrage kommt.

Unsere Erfahrung und die Erfolgsgeschichten unserer Kunden zeigen, dass hybride Teams aus Festangestellten und Freiberuflern einen erheblichen Wert für das Unternehmen darstellen können. Hybride Teams vereinen die Vorteile aus beiden Welten und bringen Abwechslung in die Zusammenarbeit des Unternehmens.

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