Wie man das Onboarding richtig angeht

How to do a good onboarding

Am Anfang jedes guten Arbeitsverhältnisses steht das Onboarding. Man sagt oft, der erste Eindruck zählt und genauso verhält es sich auch mit den ersten Tagen und Wochen in einem neuen Unternehmen. Nicht nur der Mitarbeiter und die Personalabteilung, sondern auch Geschäftsführung und die Kollegen tragen Ihren Teil dazu bei. Alles zu einem erfolgreichen Onboarding und die Rolle von Freelancern.  

Trotz der allgemein bekannten Wichtigkeit eines guten Onboardings, besitzen laut der Aberdeen Group nur 32% der Unternehmen einen Onboarding-Prozess in „formalisierter Form.“ 

Was bedeutet Onboarding?

Wenn man es bei der wörtlichen Übersetzung nimmt, dann ist Onboarding der Prozess jemand mit an Bord zu nehmen. Und im Prinzip passt die Metapher aus der Schifffahrt perfekt. Im genauen geht es um die Einführung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen nach der Zusage. Viele Unternehmen haben genaue Prozesse, die meist im HR beginnen. Mit der Zusage für den Job beginnt dann auch offiziell das Onboarding. Bis dahin war es allerdings schon ein langwieriger und vor allem ressourcenintensiver Prozess.  
Aus diesem Grund ist ein gut strukturiertes Onboarding ein Muss für jedes Unternehmen, um neuen Mitarbeitern von Anfang an ein gutes Gefühl zu geben.  
Zusätzlich erhöht ein gut strukturiertes Onboarding die Bindung des neuen Mitarbeiters an das Unternehmen um 50%. Ein koordinierter Ablauf kann also erwiesenermaßen deutlich bei der Eingewöhnung helfen.  
Oft sind Mitarbeiter der Personalverwaltung längst Ansprechpartner etwaiger Probleme, lange bevor der Rest der Belegschaft in Kontakt mit dem Bewerber steht. Ein durchschnittliches Onboarding teilt sich in drei Schritte ein: Vorbereitung, Orientierung & Integration.  

Vorbereitung des Onboardings

Kurz nachdem die Tinte trocken ist, beginnt Phase 1. Der neue Kollege sollte an seinem ersten Arbeitstag möglichst gut vorbereitet starten können. Klar, interne Prozesse zu verstehen dauert Zeit, die auch eingeräumt werden sollte. Aber je besser im Vorfeld informiert wurde, desto mehr kann der Fokus auf die eigentliche Arbeit gelegt werden. Falls nicht schon im Vorstellungsgespräch passiert, kann man dem Arbeitnehmer Informationen über Unternehmensstrukturen wie Mitarbeiteranzahl oder Firmenphilosophie zukommen lassen. Das kann beispielsweise über ein Unternehmenshandbuch (s.u.) stattfinden. Außerdem sollte gerade am Anfang immer die Möglichkeit gegeben sein, unkompliziert Kontakt aufzunehmen.  

Orientierung geben

Phase 2 beschränkt sich auf die ersten Tage im neuen Unternehmen. Findet Arbeit in einem Büro oder einer Agentur (also vor Ort) statt, sollte der Arbeitsplatz vorbereitet sein. Dazu gehört die Einrichtung von Soft- und Hardware, ein sauberer Schreibtisch und eine Bereitstellung aller nötigen Arbeitsmaterialien. Man will schließlich direkt starten. Eine kleine Grußkarte ein kein Muss, aber eine schöne, persönliche Note. Im Home-Office bleibt bisher genanntes dem Arbeitnehmer selbst überlassen. 

Aber auch, oder genau da, ist es wichtig, auch die Kollegen kennenzulernen. Die Euphorie über das neue Unternehmen schwindet schnell, wenn man das Gefühl der Arbeit im „stillen Kämmerlein“ hat. Interaktion ist ein wichtiger Schlüsselbegriff für ein erfolgreiches Onboarding und die Weiterentwicklung in die nächste Phase.  

Mitarbeiter integrieren

Nach der Orientierungsphase hat sich der neue Mitarbeiter im Optimalfall in das Unternehmen eingelebt. Werden aufgetragene Aufgaben bereits sorgfältig und zuverlässig ausgeführt, spricht nichts dagegen, die Person in weitere Projekte einzubinden. Die bestehende Bindung an das Unternehmen wird in dieser Phase vertieft. Gerade im Home-Office sind teambildende Maßnahmen eine gute Alternative zur Kaffeepause im Büro. Das kann helfen, die virtuelle Distanz zu verkürzen und eine Abwechslung bilden, um neue Kraft zu sammeln. Persönlicher Kontakt ist ein Schlüssel für eine erfolgreiche Integration.  

Natürlich sind die genannten Phasen auch nicht auf jedes Unternehmen oder Mitarbeiter anwendbar. Es dient lediglich als Muster und sollte in jedem Fall individuell angepasst werden.  

Tipps für ein erfolgreiches Onboarding

Das Onboarding richtig angehen

Persönlich Treffen

Immer mehr Unternehmen nehmen auf der Suche nach Mitarbeitern den globalen Markt ins Visier. Remote Hiring ist mittlerweile eine beliebte Praxis, um weltweit nach den bestmöglichen Mitarbeitern zu suchen. Vorstellungsgespräche finden dann aber in den meisten Fällen über Videocalls statt – was kein Nachteil sein muss. Falls möglich, ist ein persönliches Treffen spätestens zur Vertragsunterschrift eine gute Möglichkeit, den neuen Kollegen persönlich kennenzulernen.  

Diese Treffen schaffen eine andere Atmosphäre, wichtige Faktoren wie Körpersprache, Sozialverhalten und natürlich auch mal das Kennenlernen der Stadt, des Landes oder der Räumlichkeiten stärken gleich zu Beginn das Verhältnis von Arbeitnehmer zu Arbeitgeber.  

Das Onboarding war lange ein soziales Ereignis, allein durch das Arbeiten vor Ort. Laut der New York Times fällt es Mitarbeitern leichter zu kündigen, wenn sie keinen persönlichen Kontakt zu Kollegen aufbauen können. Das mag nicht immer möglich sein, ElevateX legt beispielweise großen Wert auf den täglichen Check-In, in dem beruflichen Ziele des Tages besprochen werden. Zusätzlich sind virtuelle Kaffeepausen eine Möglichkeit, das Team auch privat kennenzulernen.  

Vorbereitung

Das beste Pre-Onboarding bringt nichts, wenn am ersten Tag im neuen Job erstmal Stillstand herrscht, weil der Arbeitsplatz nicht eingerichtet ist. Viele Unternehmen im IT-Sektor bieten die Möglichkeit für Remote-Working – wie ElevateX übrigens auch. Während der Arbeitnehmer selbst für produktives Arbeiten zuständig ist, sollten alle nötigen Tools an Tag 1 verfügbar sein. Dazu gehören u. a.:  

  • Firmen-E-Mail 
  • Zugang zu notwendiger Soft- und Hardware  
  • HR-Login 

Feedback geben

Klärende Gespräche sind gerade am Anfang ein immens wichtiges Tool für ein gelungenes Onboarding. Die ersten Tage und Wochen werden dabei reflektiert.  

  • War der Empfang freundlich und offen?  
  • Klappt der Zugang zu allen Plattformen?  
  • Wie stehen die ersten Ergebnisse zu den Erwartungen?  
  • Wissen Sie, an wen Sie sich bei Problemen wenden?  
  • Sind sie über- / unterfordert?  
  • Wie funktioniert die Kommunikation mit den Kollegen?  

Gleichzeitig kann aber auch der gesamte Onboarding-Prozess reflektiert werden. Der neue Kollege ist der letzte, der diesen durchlaufen hat und kann so am besten diesen bewerten. Natürlich ist das eine stark subjektive Einschätzung, kann aber in Kombination anderer Feedbacks zu einem wichtigen Wert für das HR-Team werden. Neben der Rückmeldung bindet man den neuen Mitarbeiter aktiv in das Unternehmen ein und gibt ihm seiner Stimme Gewichtung. Das führt zu einer positiven emotionalen Verbundenheit mit dem Unternehmen.  

Feedback sollte Anfang öfter vorkommen, gerne wöchentlich, falls es die Arbeitsbelastung zulässt.  Es bietet sich an, auch zusammenarbeitende Kollegen hinzuziehen, um Feedback aus dem Arbeitsalltag zu erhalten. Denn das Team trägt eine nicht unerhebliche Verantwortung beim Aufbau einer starken, unabhängigen Belegschaft.  

Gelingt ein gutes Feedback werden Stärken und Schwächen ermittelt. Aus diesen erfolgen dann am besten Angebote zur Weiterbildung und Verbesserung. 

Weniger ist mehr

Die ersten Tage sind aufregend. Nicht nur für den Bewerber, sondern auch für den Rest der Belegschaft. Man erhofft sich viel vom neuen Kollegen, während des Bewerbungsprozesses sind vielleicht sogar Aufgaben liegen geblieben. Die unzähligen neuen Eindrücke müssen aber erstmal verarbeitet werden und das geht sicherlich am Anfang auf die Produktivität.  
Get them in and get them working“ ist oft kontraproduktiv. Gib deinem neuen Mitarbeiter am Anfang Zeit, um sich an Umfeld, Kollegen und die Organisation seiner ersten Aufgaben zu konzentrieren. Hetzerei ist in den ersten Tagen fehl am Platz.  
Geht es dann doch etwas zu gemütlich zu, lässt sich das in dem Feedbackgespräch aufarbeiten.  

Handbuch erstellen

So viel wie in den ersten Tagen und Wochen an neuen Informationen auf den Neuling einprasselt, lässt sich nicht alles merken. Zum Nachlesen aller wichtigen Informationen eignet sich ein internes Handbuch. Neben allgemeinen Informationen über reguläre Meetings oder Guides finden sich dort auch spezifische Anleitungen für Hard- und Softwares. Ein solches Handbuch muss erst einmal angelegt und dann auch regelmäßig upgedated werden. Danach spart es aber viel von dieser. Viele Fragen können durch Nachlesen im Handbuch beantwortet werden, ohne einen Kollegen zu befragen. Außerdem praktisch und die generelle Firmenphilosophie schriftlich festzuhalten.  

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Welche Rolle spielen Freelancer beim Onboarding?

Wie mittlerweile klar geworden sein dürfte, ist Onboarding ein langwieriger und aufwändiger Prozess. Unternehmen aus dem IT-Sektor haben aber oftmals keine Wahl, als sich diesem zu stellen, um dem bereits spürbaren Fachkräftemangel entgegenzutreten. Potenzielle Arbeitnehmer befinden sich mittlerweile in einer privilegierten Position. Viele Unternehmen wenden viel Aufwand (und auch Geld) auf, um die Besten Ihres Fachs zu gewinnen. Da kann es schonmal passieren, dass auf unbestimmte Zeit kein passender Kandidat zu findet ist. Die Projekte können aber solange selbstredend ja nicht stehen. Eine beliebte Lösung, wenn auch erstmal für eine gewisse Zeit, sind Freelancer.  
Die flexibel einsetzbaren Arbeitskräfte sind meist nur eine begrenzte Zeit bei einem Arbeitgeber und deswegen leichter verfügbar. Aber nicht nur die Flexibilität ist Trumpf. Besonders bei der Time-toHire (diese misst die Anzahl der Tage, die zwischen der Bewerbung eines Bewerbers um eine Stelle und der Annahme eines Stellenangebots durch denselben Bewerber liegen) schlagen Freiberufler feste Mitarbeiter, denn bei den meisten Freiberuflern bleibt der langwierige Einstellungsprozess erspart. 

Erfahrung

  • Freelancer egal, welchen Fachgebiets, befassen sich regelmäßig mit verschiedensten Projekten und bauen sich so einen großen Erfahrungsschatz auf. Durch ständigen Wechsel und die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Unternehmen bringen Freiberufler häufig einen anderen Blickwinkel und neue Ideen mit in ein Projekt.  
  • Außerdem macht sich diese Erfahrung dann auch in der Geschwindigkeit bemerkbar, mit der Freelancer das Projekt starten.  
     
  • Während feste Mitarbeiter meist über eine lange Zeitspanne in ein und demselben Unternehmen angestellt sind, sind Freelancer durch einen ständigen Wechsel des Auftraggebers anpassungsfähiger an verschiedene Situationen. Dadurch können Sie viel Know-how von anderen Projekten transferieren und einbringen. 

  • Durch schnelle Anpassungsfähigkeit und kurze Time-to-Hire, können anstehende Projekte nahtlos an Freelancer weitergegeben werden. 

Eigenständigkeit

  • Freelancer sind es gewohnt, allein zu arbeiten. Eine hohe intrinsische Motivation und Leistungsbereitschaft zeichnen sie aus.  
  • Freiberufler verwalten sich selbst und so fallen in der Regel außerhalb des Stundenlohns keine weiteren Kosten (Urlaubsgeld, Feiertagsboni etc.) an. 
  • Bei der Beauftragung von Freelancern fallen niedrige Verwaltungskosten an, da sie über einen eigenen Computer und Arbeitsmaterialien verfügen. Somit besitzen sie alles, was für die Arbeit benötigt wird und sind dadurch an keine Unternehmen gebunden.

  • Manchmal arbeiten Freiberufler auch in hybriden Teams, also zusammen mit deinen festangestellten Mitarbeitern. Dann ist es wichtig, die Freiberufler in Arbeitsweisen, Netzwerke und Strukturen einzubinden, um einen schnellen Start in das Projekt zu ermöglichen. Das gilt auch für Zugänge zu Netzwerken oder notwendigen Daten.

Noch nie mit Freelancern zusammengearbeitet? Wir haben unsere umfassenden Erfahrungen in einem Guide zusammengefasst. Unser kostenloses E-Book richtet sich an Unternehmen, die Freiberufler in ihr Team aufnehmen wollen. Es vermittelt die Fähigkeiten, mit Freiberuflern zu arbeiten und die Zusammenarbeit zu optimieren.  

Als Unternehmen nennen Sie uns Ihre Erwartungen und Ansprüche und wir helfen Ihnen innerhalb kürzester Zeit einen passenden Freiberufler für Ihr Projekt zu finden. Auch bei Unsicherheiten oder Zweifeln helfen wir Ihnen gerne. Zahlreiche Erfahrungen unserer Kundenzeigen, dass hybride Teams aus Freiberuflern und festangestellten Mitarbeitern einen erheblichen Mehrwert in das Unternehmen  einbringen können. Entscheidend ist eine gute und eindeutige Kommunikation. So lassen sich Zweifel und Problemquellen größtenteils sehr schnell entdecken und beseitigen. 

Fazit

Ein gut strukturiertes Onboarding ist essenziell für einen glatten und produktiven Einstieg neuer Mitarbeiter. Das beginnt aber nicht erst mit der Zusage des Kandidaten, sondern lange davor.  Persönlicher Kontakt, eben genannte gute Vorbereitung sowie Feedback sind wichtige Punkte, um nach Arbeitsbeginn eine hohe Leistungsfähigkeit gepaart mit Zufriedenheit auf beiden Seiten zu erreichen. Ein Handbuch zum Nachlesen aller Fakten ist sehr hilfreich, muss aber gepflegt werden.  

Freelancer hingegen sind durch ihre kurze Einarbeitungszeit und Erfahrung eine gute Alternative zu festen Mitarbeitern.  

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