Der Fachkräfte- und Arbeitskräftemangel hat das Recruiting für alle Unternehmen zu einem erfolgskritischen Prozess gemacht. Sowohl die interne wie die externe Personalbeschaffung dienen dabei als Werkzeuge, um die eigenen Vakanzen zu füllen. Für beide Varianten sind allerdings spezifische Vor- und Nachteile zu berücksichtigen. Diese sorgen dafür, dass nicht alle Werkzeuge sowohl des externen wie auch des internen Recruitings gleich gut für jeden Fall geeignet sind.
Personalbeschaffung allgemein - Welche Möglichkeiten gibt es?
Prinzipiell sind die interne und die externe Personalbeschaffung die beiden gängigen Optionen, um Vakanzen zu füllen. Immer wichtiger werden zudem Mitarbeiterempfehlungen. In einem solchen Fall kommt der Impuls aus dem eigenen Betrieb, Du stellst aber eine externe Kraft ein. Es handelt sich also um einen Recruiting-Prozess, der auf der Schnittstelle der beiden Varianten liegt.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, Personal befristet zu leihen. Früher war diese Form der Zeitarbeit insbesondere im Bereich der ungelernten Mitarbeit weit verbreitet. Inzwischen werden aber auch Fachkräfte immer häufiger verliehen. Zudem können die eigenen Reihen durch freie Mitarbeiter ergänzt werden. Freelancer stocken den Personalbestand also auf.
Wir fokussieren uns nachfolgend auf die interne und externe Personalbeschaffung. Die zugehörigen Recruiting-Methoden dienen dazu, offene Positionen dauerhaft zu füllen. Sie sind deshalb von besonderer Bedeutung.
KEY POINTS
Der wichtigste Vorteil der internen Personalbeschaffung ist die Schnelligkeit der Einstellung. Unternehmen können zeitnah reagieren.
Der bedeutendste Vorteil der externen Personalbeschaffung ist die Einbindung frischer Impulse und bislang fehlenden Wissens in den Betrieb.
Generell ist keine der Varianten besser: Es kommt stets auf die aktuelle Situation an.
Es ist nicht nur die Wahl zwischen dem internen und externen Recruiting. Es ist stets auch die Entscheidung für das richtige Werkzeug bzw. die passende Methode.
Interne Personalbeschaffung
Die interne Personalbeschaffung beschreibt als Begriff die Beförderung (oder Versetzung) eines Mitarbeiters, um die offene Position zu füllen. Der Besetzungsvorgang findet also im Haus statt.
Was gehört zur internen Personalbeschaffung?
Was gehört zur internen Personalbeschaffung?
Die Methoden der internen Personalbeschaffung richten sich häufig nach der Größe des Betriebs. In kleineren Unternehmen genügen Rundmails, Erwähnungen in Meetings oder ein Aushang. In größeren Firmen kommen hierfür das Intranet, die Unternehmenszeitung oder auch der Mitarbeiter-Newsletter zum Einsatz. Häufig anzutreffen sind zudem informelle Ankündigungsformen. Haben Führungskräfte eine Person im Auge, die sie für geeignet halten, wird sie gezielt angesprochen.
Die Entscheidung für einen internen Kandidaten richtet sich nach den Fähigkeiten, die für die offene Position notwendig sind. Die gängigen Faktoren sind:
- Expertise
- praktische Fertigkeiten (z. B. Erfahrungen im Umgang mit bestimmten Software-Lösungen)
- Qualifikationen (Führerschein, Fremdsprachenkenntnisse, etc.)
- Soft Skills (Kommunikations- und Teamfähigkeit, Fleiß, Engagement, etc.)
Um interne Ausschreibungen möglichst erfolgreich zu gestalten, ist es ebenfalls wichtig, transparent zu sein, was genau verlangt wird. Du solltest durch die interne Ausschreibung keine falschen Erwartungen schüren. Wer sich intern zu oft vergeblich um eine Beförderung bemüht, wird irgendwann frustriert aufgeben. Die betroffene Person kann dabei bislang durchaus eine wertvolle Kraft gewesen sein.
Es liegt in der Natur der Sache, dass längst nicht immer ein Mitarbeiter vorhanden ist, der die gewünschten Anforderungen erfüllt. Teil der internen Personalbeschaffung ist deshalb stets auch die Entwicklung der Kompetenzen der Belegschaft. Dies meint die innerbetriebliche Bildung insgesamt, persönliche Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, Teambuilding-Prozesse und die Möglichkeit, weiterreichende Erfahrungen zu sammeln. Team-Mitglieder erhalten beispielsweise eigene Verantwortungsbereiche, für die sie eine führende Rolle spielen.
Die Entwicklung des eigenen Personals sollte möglichst zielgerichtet ablaufen und verlangt Investitionen. In der Regel ist die Zusammenarbeit mit einem externen Bildungsanbieter gewinnbringend, da dieser Impulse von außen einbringen kann. Diese fehlen ansonsten bei der internen Personalbeschaffung.
Vorteile interne Personalbeschaffung
- geringere Kosten sowohl für das Recruiting wie auch für das Onboarding
- Stärkung der Bindung der Mitarbeitenden und dadurch Stärkung des Employer Brandings
- schnellere Einstellung
- einfachere Anpassung auf Marktveränderungen
Zusammengefasst: Du kannst schnell auf einen Bedarf reagieren. Die interne Besetzung kostet oft weniger als eine externe Beschaffung. Der Mitarbeiter kennt das Unternehmen und findet sich schnell zurecht. Du signalisierst Deinem Team zudem, dass Aufstiegschancen bestehen.
Nachteile interne Personalbeschaffung
- Die durch das Aufrücken frei gewordene Stelle ist zu füllen.
- Der Talent-Pool hat eine begrenzte Größe.
- Die Moral von Teams oder Abteilungen kann leiden, weil sich Konkurrenzdenken ausbreitet.
- Kostenvorteile können dadurch aufgefressen werden, dass Du in Weiterbildung investieren musst, um Talente zu entwickeln.
- Risiko der „Betriebsblindheit“ durch fehlende neue Impulse von außen.
- Eventuell nicht bestmöglich besetzte Stelle, da intern kein entsprechender Kandidat vorhanden war.
- Plan für interne Personalbeschaffung fehlt oft: Gefahr, dass Prozess suboptimal verläuft
Zusammenfasst: Es kann an geeigneten Kandidaten fehlen. „Frischer Wind“ von außen bleibt aus. Und die Belegschaft kann ein schädliches Konkurrenzdenken entwickeln.
Wann sollte man interne Personalbeschaffung nutzen?
Ist eine Person in Deiner Belegschaft vorhanden, die Du unbedingt auf eine offene Position befördern möchtest, solltest Du dies tun. Es wäre sträflich, einen im Haus vorhandenen Wunschkandidaten zu ignorieren. Interne Besetzungen machen ansonsten Sinn, wenn das Risiko geringgehalten werden soll, unter Zeitdruck eine Fehlbesetzung zu tätigen. Im Auge ist stets zu behalten, was es für das soziale Gefüge von Teams bzw. Abteilungen bedeutet, Veränderungen vorzunehmen. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Person weiter im Kreise der Kollegen arbeitet, aber jetzt eine Führungsrolle einnimmt.
Externe Personalbeschaffung
Externe Personalbeschaffung meint die Mitarbeitergewinnung von Personen, die bislang nicht für das Unternehmen tätig waren. Es handelt sich also um die Formen des Recruitings, an welche die meisten Menschen denken, wenn sie hören, dass eine Firma eine Person neu einstellt.
Was versteht man unter externer Personalbeschaffung?
Zur externen Personalbeschaffung zählen Stellenanzeigen, die Nutzung von Jobbörsen, die Beauftragung von Recruiting-Dienstleistern, Ausschreibungen über die eigene Webseite und die sozialen Medien sowie die Einholung von Empfehlungen. Spezielle Veranstaltungen wie Recruiting-Tage oder der Besuch von Jobmessen können ebenfalls helfen.
Generell lässt sich zwischen der aktiven und er passiven Personalbeschaffung unterscheiden. Zu den aktiven Methoden gehören die oben genannten Vorgänge. Passive Werkzeuge sind die Sammlung von Initiativbewerbungen, die Stärkung des Employer Brandings und der Aufbau eines Talentpools. Vereinfach gesagt geht es also darum, eine Datenbank mit externen Kräften zur Verfügung zu haben, auf die Du bei Bedarf zugreifen kannst.
Vorteile externe Personalbeschaffung
- großer Talentpool
- höchstens geringe Fortbildungskosten: neuer Mitarbeiter hat schon Fachwissen
- Sicherstellung von Diversität der eigenen Belegschaft
- Mitarbeiter für zeitlich begrenzte Projekte einstellbar
- „frischer Wind“ für das eigene Unternehmen
Zusammengefasst: Der Talentpool ist deutlich größer als bei der internen Personalbeschaffung. Und Du sorgst für neue Impulse von außen. Es ist zudem möglich, für Projekte Personen nur befristet einzustellen, was verhindert, dass Beförderungen für Mitglieder der Stammbelegschaft zurückgenommen werden müssten.
Nachteile externe Personalbeschaffung
- teurer als interne Personalbeschaffung
- längere Zeit bis zur Einstellung
- eventuell negativ für Moral des Teams, falls Führungskraft von außen kommt
- Gefahr unangenehmer Überraschungen, da neue Kräfte nicht bekannt sind und eventuell nicht passen
- längeres Onboarding
Zusammengefasst: Der zeitliche und finanzielle Aufwand ist hoch. Es besteht zudem die Gefahr, dass die eingestellte Person nicht passt und der Prozess von vorne beginnen muss.
Wann sollte man externe Personalbeschaffung nutzen?
Auf der Suche nach einem Freelancer?
Interne und externe Personalbeschaffung im direkten Vergleich
Im direkten Vergleich fällt auf, dass beide Varianten eine Vielzahl von Methoden kennen. Es ist deshalb nicht getan, beispielsweise zu sagen, dass Du intern befördern möchtest. Es geht auch darum, dass richtige Werkzeug zu wählen. Nicht in jedem Unternehmen besteht außerdem die Expertise zu entscheiden, ob ein Freelancer nicht vorteilhafter wäre als eine Festeinstellung einer Fachkraft, die von außen kommt. Es ist nicht „nur“ die Entscheidung zwischen interner und externer Beschaffung, sondern immer auch die Wahl des bestmöglichen Instruments.
Wann sollte ich welche Art der Personalbeschaffung nutzen?
Die Entscheidung zwischen interner und externer Personalbeschaffung ist also der erste Schritt im Recruiting-Prozess. Diesbezüglich ist die individuelle Schwerpunktsetzung von entscheidender Bedeutung. Geht es um Zeit, ist die interne Beschaffung schlüssig. Geht es um spezielle Kompetenzen oder „frischen Wind“, so ist zumeist ein Neuzugang von außen die bessere Wahl.
Fazit
Es kommt auf den individuellen Fall an, ob die interne oder die externe Personalbeschaffung besser geeignet ist. Wichtig sind umfassende Planungen als Startpunkt des Recruiting-Prozesses. Wie sehen die eigenen Schwerpunkte bei der Besetzung der Position aus? Gibt es Faktoren, die sich Deiner Kontrolle entziehen (beispielsweise Zeitdruck), aber Einfluss nehmen? Nach der Wahl der externen oder internen Beschaffung sollte eine Methodenprüfung durchgeführt werden. Solltest Du Empfehlungen einholen, einen Recruiting-Partner mit der Suche beauftragen oder vielleicht eine Rundmail verschicken? Welches Werkzeug verspricht die höchsten Erfolgschancen? Je besser die Planungen sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, erfolgreich passende Kandidaten zu finden.
Generell wird zwischen der internen und externen Personalbeschaffung unterschieden. Zusätzlich zu berücksichtigen sind die Zeitarbeit und die Kooperationen mit Freelancern.
Der Begriff interne Personalbeschaffung beschreibt die notwendigen Schritte für die Besetzung einer offenen Stelle mit einer Person, die bereits im Betrieb arbeitet.
Der Ausdruck externe Personalbeschaffung beschreibt die Methoden für die Einstellung einer Person, die bis dahin nicht für das Unternehmen gearbeitet hat.
