Freelancer-Vertrag: Der Leitfaden zum perfekten Vertrag

Im IT-Bereich und in vielen anderen Projektfeldern arbeiten Fachkräfte nicht immer als Angestellte, sondern als Freelancer. Grundlage dafür ist der Freelancer-Vertrag, auch Freiberufler-Vertrag genannt. Rechtlich ist er ein Werk- oder Dienstvertrag, kein Arbeitsvertrag. Beide Seiten haben dabei viel Verhandlungsspielraum. Damit weder Auftraggeber noch Freelancer Ärger mit der Sozialversicherung bekommen, kommt es aber auf einige Punkte an. In diesem Beitrag erfährst du, was in einen Freelancer-Vertrag gehört, was du als Auftraggeber vor Vertragsschluss klärst und worauf du bei einem Muster achtest.

Freelancer-Vertrag: Was ist das?

Der Freelancer-Vertrag ist die vertragliche Grundlage, auf der freie Mitarbeiter Projekte für ein Unternehmen übernehmen, zum Beispiel in der IT. Das Unternehmen ist dabei nicht Arbeitgeber, sondern Auftraggeber. Der Freelancer ist Auftragnehmer.

Rechtlich ist der Vertrag ein Werk- oder Dienstvertrag nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB). Beim Werkvertrag schuldet der Freelancer einen Erfolg, etwa eine fertige Software. Beim Dienstvertrag schuldet er seine Dienste, die meist nach Zeit abgerechnet werden. Mancher Vertrag enthält Elemente von beiden. Die Unterschiede erklären wir weiter unten.

Was ist ein Freelancer?

Ein Freelancer ist ein selbstständiger Auftragnehmer, der Projekte für Unternehmen übernimmt, ohne dort angestellt zu sein. Er arbeitet auf eigene Rechnung, oft für mehrere Auftraggeber, und kümmert sich selbst um Steuern und Versicherungen. Wie sich Freelancer und Freiberufler unterscheiden, erklären wir in einem eigenen Beitrag.

Wie unterscheidet sich ein Freelancer-Vertrag von einem normalen Arbeitsvertrag?

Auch der Arbeitsvertrag ist ein Dienstvertrag. Für ihn gilt aber zusätzlich das Arbeitsrecht, das Arbeitnehmer schützt. Der Arbeitgeber schuldet den Lohn, der Arbeitnehmer seine Arbeitszeit. Dazu kommen viele Nebenpflichten. Die meisten Arbeitsverhältnisse sind sozialversicherungspflichtig. Der Arbeitgeber zahlt seinen Anteil an den Sozialabgaben und führt die Lohnsteuer an das Finanzamt ab. Der Arbeitnehmer ist in die Organisation des Arbeitgebers eingebunden. Arbeitsplatz und Arbeitsmaterial stellt der Arbeitgeber.

Beim Freelancer-Vertrag ist das anders. Statt Lohn gibt es eine Vergütung, die beide Seiten frei vereinbaren, etwa einen Stundensatz oder beim Werkvertrag einen Gesamtpreis für das Werk. Ein abhängiges Arbeitsverhältnis entsteht nicht. Deshalb spielt die Sozialversicherung meist keine Rolle. Ausnahmen gibt es, etwa die Rentenversicherungspflicht für freiberufliche Dozenten. Der Freelancer sorgt selbst für seine soziale Absicherung und bringt in der Regel sein eigenes Arbeitsmaterial mit. Er ist nicht in die Abläufe des Auftraggebers eingebunden und bestimmt selbst, wann, wo und wie er arbeitet.

Dienstvertrag vs. Werkvertrag

Werkvertrag: Der Freelancer schuldet dem Auftraggeber einen Erfolg. Beim Beispiel Software heißt das: Die Software muss so funktionieren, wie im Vertrag beschrieben. Für Mängel haftet der Freelancer. Wie er das Ergebnis erreicht, ob allein oder mit weiteren Mitarbeitern, entscheidet er selbst.

Der Auftraggeber nimmt das Werk ab und bestätigt damit, dass es vertragsgemäß erstellt wurde. Mit der Abnahme wird die Vergütung fällig (§ 641 BGB). Vereinbarte Zahlungen vor der Abnahme werden als Vorauszahlungen auf diese Vergütung angerechnet. Wie viel Zeit der Freelancer für das Werk braucht, spielt für die Vergütung keine Rolle. Er muss seinen Preis also selbst sorgfältig kalkulieren. Die Vorschriften zum Werkvertrag stehen in den §§ 631 bis 650 BGB.

Dienstvertrag: Der Freelancer erbringt Dienste, für einen bestimmten Erfolg steht er nicht ein. Viele Beratungsverträge sind Dienstverträge. Wie er die Leistung erbringt, entscheidet der Freelancer auch hier selbst. Geregelt sind Dienstverträge in den §§ 611 bis 630 BGB.

Vor dem Vertrag: Das klärst du als Auftraggeber

Bevor du als Unternehmen einen Freelancer beauftragst, kläre drei Punkte. Davon hängt ab, was später im Vertrag steht.

Aufgabe genau beschreiben. Formuliere, was am Ende fertig sein soll, zum Beispiel eine neue App-Funktion, eine Datenmigration oder ein Sicherheits-Audit. Daraus ergibt sich, welches Profil du brauchst: eine Entwicklerin, einen Designer oder eine Projektmanagerin. Und du siehst, ob ein Werk- oder ein Dienstvertrag passt.

Budget realistisch planen. Freelancer zahlen vieles selbst, was bei Angestellten ganz oder teilweise das Unternehmen trägt, etwa Versicherungen, Altersvorsorge und Urlaub. Der Stundensatz liegt deshalb oft deutlich über dem umgerechneten Gehalt einer festangestellten Fachkraft. Wie du die Kosten richtig vergleichst, zeigt unser Leitfaden zu den Kosten von Freiberuflern.

Ergebnis und Abnahme festlegen. Halte im Vertrag fest, welches Ergebnis du erwartest und woran ihr erkennt, dass die Aufgabe erledigt ist. Beim Werkvertrag hängt daran die Abnahme und damit die Fälligkeit der Vergütung. Beim Dienstvertrag macht eine klare Beschreibung den abgerechneten Aufwand nachvollziehbar.

Muster für den Freelancer-Vertrag: Vorlagen der IHK

Konkrete Vertragsvorlagen findest du auf den Seiten der IHKs in Deutschland. Drei kostenlose Vorlagen der IHK Frankfurt am Main haben wir hier für dich verlinkt:

• Freie Mitarbeiter-Vertrag
• Geheimhaltungsvereinbarung
• Subunternehmervertrag

Ein Muster ist ein Startpunkt, kein fertiger Vertrag. Die IHK weist selbst darauf hin, dass ihre Vorlagen keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Passe das Muster an dein Projekt an, vor allem bei Leistungsbeschreibung, Abnahme und Nutzungsrechten. Den fertigen Vertrag sollte eine Anwältin oder ein Anwalt prüfen. Welche Punkte du vor der Unterschrift abhaken solltest, zeigt unsere Checkliste zum Vertragsabschluss mit Freelancern.

Freelancer-Vertrag: Was muss hinein?

Jeder Freelancer-Vertrag ist individuell und hat projektbezogene Inhalte. Ein Grundgerüst gibt es trotzdem. Diese Punkte gehören in jeden Vertrag und in jedes Muster:

• Definition der Leistung (Leistungsbeschreibung)
• Regelung der Vergütung (mehr dazu weiter unten)
• Aufteilung von vertraglichen Risiken auf beide Vertragsparteien (Haftung)
• Zeitrahmen und Umfang (Projektdauer, Fristen für Ergebnisse und geschätzter Aufwand, etwa als Stunden- oder Tageskontingent)
• Voraussetzungen für eine Beendigung oder Kündigung des Vertrages
• Regelungen zur möglichen Gestellung von Arbeitsmitteln (In manchen Bereichen muss der Auftraggeber aus Sicherheitsgründen einige Arbeitsmittel stellen.)
• Geheimhaltung (In vielen Projekten tauschen die Parteien Informationen zu Techniken und anderen Geschäftsgeheimnissen aus. Oft ist es sinnvoll, die Geheimhaltung über das Vertragsende hinaus zu vereinbaren. Mehr dazu liest du im Beitrag zur Verschwiegenheitserklärung für Freelancer.)

In manchen Verträgen sind Regeln zum Wettbewerb und zum Urheberrecht zentral. Diese Regeln legen fest, wann und wie welche Nutzungsrechte auf den Auftraggeber übergehen und welche Rechte beim Freelancer bleiben.

Besondere Aufmerksamkeit verdient die Leistungsbeschreibung. Aus ihr muss klar hervorgehen, ob ein Werk- oder ein Dienstvertrag gemeint ist. Gerade in IT-Projekten entzündet sich Streit oft an einer unklaren Leistungsbeschreibung. Nehmt euch deshalb gemeinsam Zeit dafür. Ebenso klar sollte die Haftung geregelt sein, denn auch sie ist ein typischer Streitpunkt.

Scheinselbstständigkeit im Freelancer-Vertrag vermeiden

Ein Arbeitsverhältnis bringt viele Pflichten mit sich, vor allem in der Sozialversicherung. Deshalb prüfen die Sozialversicherungsträger, ob freie Mitarbeiter tatsächlich selbstständig arbeiten. Manchmal sehen sie trotz Freelancer-Vertrag eine abhängige Beschäftigung. Dann liegt eine Scheinselbstständigkeit vor.

Was bedeutet Scheinselbstständigkeit?

Scheinselbstständig ist, wer nach außen als Freelancer arbeitet, nach den tatsächlichen Umständen aber abhängig beschäftigt ist. Das kann auch passieren, wenn keine Seite das beabsichtigt. Deshalb sollten Auftraggeber und Freelancer die Kriterien kennen. Es drohen Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen in erheblicher Höhe und unter Umständen strafrechtliche Folgen.

Wie vermeidet man Scheinselbstständigkeit in einem Freelancer-Vertrag?

Ob eine Scheinselbstständigkeit vorliegt, ist immer eine Einzelfallentscheidung. Die Deutsche Rentenversicherung (DRV) achtet unter anderem darauf, ob ein Freelancer frei von Weisungen arbeitet und Ort und Zeit selbst bestimmt. Im Vertrag sollte deshalb klar stehen:

• Der Freelancer erbringt seine Leistung unabhängig.
• Er ist nicht in die Arbeitsabläufe des Auftraggebers eingebunden.
• Er entscheidet selbst, wann, wie und wo er arbeitet.

Arbeitet der Freelancer für mehrere Auftraggeber, ist das ein weiteres Indiz für Selbstständigkeit, aber kein entscheidendes. Umgekehrt kann ein einziger Auftraggeber ein Indiz für Abhängigkeit sein. Entscheidend ist aber das Gesamtbild, eine feste Umsatzgrenze gibt es nicht. Unabhängig davon kann allein eine Rentenversicherungspflicht bestehen. Das betrifft Selbstständige ohne eigene versicherungspflichtige Angestellte, die auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber arbeiten (§ 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI). Scheinselbstständig sind sie dadurch nicht.

Typische Fehler im Vertrag und im Projektalltag

Die DRV nennt Merkmale, die auf eine Scheinselbstständigkeit hinweisen können (DRV: Scheinselbstständigkeit erkennen). Prüfe deinen Vertrag deshalb besonders auf diese Regelungen:

• die Pflicht, allen Weisungen des Auftraggebers uneingeschränkt zu folgen
• feste Arbeitszeiten, die der Freelancer einhalten muss
• regelmäßige, detaillierte Berichte in kurzen Abständen
• die Pflicht, in den Räumen des Auftraggebers oder an von ihm bestimmten Orten zu arbeiten
• die Pflicht, bestimmte Hard- und Software zu nutzen, wenn der Auftraggeber den Freelancer darüber kontrollieren kann
• Urlaub oder Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Die DRV bewertet dabei das Gesamtbild der Tätigkeit. Abstimmungstermine mit dem Team gehören in vielen IT-Projekten dazu. Vereinbare sie projektbezogen, nicht als feste Präsenz- oder Arbeitszeiten.

Ein typischer Fehler liegt außerhalb des Vertrags: Wird der Freelancer im Projekt wie ein Angestellter geführt, hilft auch ein sauberer Vertrag wenig. Weicht der Alltag vom Vertrag ab, kommt es laut DRV auf die tatsächlichen Verhältnisse an. Alle Kriterien, Risiken und Folgen erklärt unser Leitfaden zur Scheinselbstständigkeit.

Statusfeststellungsverfahren: Vor- und Nachteile

Wer unsicher ist, kann den Status in einem Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV prüfen lassen. Den Antrag stellen Auftraggeber oder Freelancer bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund. Er ist freiwillig. Die Deutsche Rentenversicherung rät Auftraggebern, in Zweifelsfällen das Verfahren einzuleiten (DRV-Lexikon). Derzeit ist eine Entscheidung auch schon vor Projektbeginn möglich, auf Grundlage des schriftlichen Vertrags. Diese Möglichkeit ist bis Ende Juni 2027 befristet.

Das spricht dafür: Die Entscheidung schafft Klarheit für dieses Auftragsverhältnis. Andere Sozialversicherungsträger sind an sie gebunden. Wird der Antrag im ersten Monat nach Projektbeginn gestellt, beginnt eine etwaige Versicherungspflicht unter bestimmten Voraussetzungen erst mit der Entscheidung.

Das spricht dagegen: Das Verfahren kostet Zeit, eine feste Frist für die Entscheidung nennt das Gesetz nicht. Das Ergebnis kann auch eine abhängige Beschäftigung sein. Dann fallen in der Regel Sozialversicherungsbeiträge an. Und die Entscheidung gilt nur, solange die Zusammenarbeit so läuft wie angegeben.

Sören Elser, Gründer und Geschäftsführer von ElevateX, rät aus seiner Praxis davon ab, den Antrag zu stellen. Ist ein Freelancer schon im Einsatz, bestehe nach seiner Erfahrung die Gefahr, dass die Rentenversicherung ihn als angestellt einstufe. Die Hürde, im Verfahren als selbstständig anerkannt zu werden, sei hoch, und als angestellt wolle ein Freelancer gerade nicht gelten. Bei Fragen zu deinem Vertrag hilft eine Anwältin oder ein Anwalt mit Schwerpunkt Sozialrecht.

Wie werden Freelancer vergütet?

Beim Freelancer-Vertrag gibt es drei gängige Vergütungsformen, die sich auch kombinieren lassen.

Pauschalvergütung oder Festpreis: Alle vereinbarten Leistungen sind mit einem festen Betrag abgegolten.

Vergütung nach Aufwand: Bezahlt wird nach Arbeitstagen oder Arbeitsstunden.

Mischformen: Vergütet werden etwa 8-Stunden-Tage, Mehrarbeit wird nicht extra berechnet.

Die Vertragsparteien legen die Vergütung frei fest. Zum Werkvertrag passt oft ein Festpreis, zum Dienstvertrag die Vergütung nach Aufwand.

Was du zur Vergütung außerdem regeln solltest

Damit es später keinen Streit um Rechnungen gibt, halte neben dem Modell auch diese Punkte fest:

• Satz und Nachweis: Stunden- oder Tagessatz und wie der Freelancer seinen Aufwand belegt, etwa mit einem Tätigkeitsnachweis.
• Nebenkosten: ob du Reisekosten übernimmst, wenn Termine vor Ort nötig sind.
• Steuern: ob die Beträge netto zuzüglich Umsatzsteuer gelten. Berechnet der Freelancer Umsatzsteuer, muss sie auf der Rechnung gesondert stehen.
• Zahlungsziel: bis wann du Rechnungen bezahlst.

Fazit

Der Freelancer-Vertrag ist die Grundlage für die Zusammenarbeit von Auftraggebern und Freelancern, gerade in IT-Projekten. Die Vertragsfreiheit reicht hier weiter als beim Arbeitsvertrag, deshalb sind viele individuelle Regelungen möglich. Beide Seiten sollten aber das Thema Scheinselbstständigkeit im Blick behalten, im Vertrag und im Projektalltag. Wird später eine Scheinselbstständigkeit festgestellt, können hohe Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen folgen.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Lass deinen Freelancer-Vertrag vor der Unterschrift anwaltlich prüfen.