Freiberufler einstellen: Das ist zu beachten

Viele Unternehmen zögern, Freiberufler einzustellen. Die Sorge: zu teuer, zu kompliziert, zu hohes Risiko der Scheinselbständigkeit. Dabei bringen Freiberufler genau das Fachwissen mit, das deinem Team fehlt, und zwar für die Dauer eines Projekts. Gerade hybride Teams aus Festangestellten und Freiberuflern arbeiten in der Regel sehr effizient.

In diesem Beitrag erfährst du, wann sich Freiberufler lohnen, wie du sie Schritt für Schritt einstellst, auch remote, und wie die Zusammenarbeit gelingt.

Alle Informationen findest du zusätzlich in unserem ausführlichen eBook.

Was bedeutet es, mit Freiberuflern zu arbeiten?

Freiberufler sind selbständige Arbeitskräfte und führen Aufträge für Unternehmen aus. Die Tätigkeit wird meist in einem Dienstleistungsvertrag festgehalten, der die Rahmenbedingungen regelt. Das sind in der Regel Punkte wie Stundensätze oder Aufgaben, die der Freiberufler zu erfüllen hat.

Freiberufler sind in der Regel für spezielle Projekte oder dezidierte Aufgaben zuständig.

Warum mit Freiberuflern arbeiten?

Lange kamen Freiberufler vor allem dann zum Einsatz, wenn Mitarbeiter ausfielen oder ein Projekt die eigenen Kapazitäten überstieg. Heute setzen viele Unternehmen sie gezielt für Projekte ein, weil sie Wissen und Tempo mitbringen. Und entgegen vieler Annahmen können Freiberufler sogar kostengünstiger sein als festangestellte Mitarbeiter.

Dass sich das auszahlen kann, legt auch die Forschung nahe: Eine Studie von Andrew Burke und Marc Cowling (Small Business Economics, 2020) fand einen Zusammenhang zwischen dem Einsatz von Freelancern, Umsatzwachstum und neuen Jobs für Festangestellte. Der Zusammenhang zeigte sich erst ab einem Freelancer-Anteil von rund 11 Prozent der Belegschaft. Die Autoren betonen selbst, dass dieser Schwellenwert weitere Forschung braucht.

Freiberufler bringen externes Wissen in das Unternehmen

Durch ständigen Wechsel und die Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Unternehmen bringen Freiberufler häufig einen anderen Blickwinkel und neue Ideen mit in ein Projekt. Weil sie sich auf ein Fachgebiet konzentrieren, sammeln sie in kurzer Zeit viel Erfahrung. Betriebsblindheit kennen sie kaum, deshalb schauen sie unvoreingenommen auf ein Problem.

Freiberufler sorgen für Wirtschaftlichkeit

Freiberufler verwalten sich selbst, deshalb fallen außerhalb des Stundensatzes in der Regel keine weiteren Kosten an. Du bezahlst nur die Leistung, die du wirklich brauchst. Endet das Projekt, endet auch die Zusammenarbeit, ohne langfristige finanzielle Verpflichtungen.

Freiberufler haben eine gute Anpassungsfähigkeit

Durch ständig wechselnde Auftraggeber können Freiberufler sich schnell auf neue Umgebungen und Situationen einstellen. Freelancer arbeiten selbständig, brauchen wenig Anleitung und sind meist schnell eingearbeitet.

Wann sich Freiberufler lohnen und wann nicht

Freiberufler passen nicht zu jeder Aufgabe. Typische Anlässe, bei denen sie sich lohnen:

• Dir fehlt Fachwissen: Für eine Cloud-Migration, eine neue App oder ein Security-Audit braucht dein Team Know-how, das es intern nicht gibt. Der Fachkräftemangel macht es nicht leichter: Laut Bitkom fehlen in Deutschland 2026 rund 79.000 IT-Fachkräfte. Das sind weniger als 2023 mit 149.000, doch 78 Prozent der Unternehmen sehen weiterhin einen Mangel.
• Eine Deadline drückt: Ein Launch steht an oder ein Kundenauftrag muss schnell umgesetzt werden. Einen Freelancer findest du meist schneller als eine neue Festanstellung.
• Das Projekt ist klar abgegrenzt: Ein neues Produkt oder ein Innovationsprojekt läuft neben dem Tagesgeschäft. Dein Stammteam bleibt beim Kerngeschäft.
• Dein Team ist ausgelastet: Freelancer übernehmen abgegrenzte Arbeitspakete und entlasten deine Mitarbeiter, bevor Überlastung zum Problem wird.

Weniger geeignet sind Freiberufler für Rollen mit langfristiger strategischer Bedeutung, etwa eine Teamleitung, die über Jahre Wissen aufbauen soll. Das gilt auch für Aufgaben, die eine enge, dauerhafte Einbindung ins Team verlangen. Hier passt meist eine Festanstellung.

Wie du das für eine konkrete Rolle abwägst, zeigt unser Ratgeber-Kapitel Wann lohnen sich Freelancer für Unternehmen? mit Checkliste. Ob für dein Vorhaben eher eine Arbeitnehmerüberlassung passt, liest du in unserem Vergleich von Arbeitnehmerüberlassung und Freelancern.

Was kostet ein IT-Freiberufler?

Laut dem Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap liegt der Median-Stundensatz von IT-Freelancern im DACH-Raum bei 95 Euro. Je nach Fachgebiet reicht er von 90 Euro in der Software- und Webentwicklung bis 120 Euro bei SAP und ERP. Mit dem Stundensatz deckt der Freelancer auch seine eigenen Kosten, etwa für Versicherungen und Ausstattung.

Der Stundensatz mag zunächst hoch klingen. Dafür entfallen für dich Kosten wie Schulungen, Urlaub, Feiertage, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall oder Equipment.

In unserem Leitfaden gehen wir genauer auf die Kosten ein, erklären, wie sie sich zusammensetzen, und vergleichen sie mit festangestellten Mitarbeitern.

Freelancer einstellen: So gehst du Schritt für Schritt vor

1. Bedarf klären: Welche Aufgabe soll erledigt werden, welches Fachwissen brauchst du und für wie lange?
2. Projektbeschreibung schreiben: Eine klare Beschreibung zieht die passenden Freelancer an.
3. Kanal wählen: Such über eine offene oder geschlossene Plattform, dein Netzwerk oder eine Vermittlung.
4. Kandidaten prüfen: Führe Interviews, vor Ort oder per Video, und prüfe Referenzen.
5. Vertrag schließen: Halte Aufgaben, Vergütung, Laufzeit und Vertraulichkeit schriftlich fest. Mehr dazu im Leitfaden zum Freelancer-Vertrag.
6. Onboarding planen: Zugänge, Ansprechpartner und Kommunikationswege stehen am ersten Tag bereit.
7. Sauber abschließen: Sichere Wissen und Dokumentation, bevor das Projekt endet.

Die richtige Projektbeschreibung schreiben

Eine gute Projektbeschreibung hat das Ziel, die richtigen Freelancer auf das Projekt aufmerksam zu machen. Dafür ist es wichtig, eine genaue Vorstellung der Aufgabe zu haben.

Die wichtigsten Bestandteile sind:

1. Projekttitel
2. Projektdetails (Aufgabe und Anforderung)
3. Vergütung, Projektdauer und Fristen
4. Fachbereich und erforderliche Kenntnisse
5. Ort der Projektausführung (vor Ort, hybrid oder remote)

Offene vs. geschlossene Freelance-Plattformen

Offene Freelance-Plattformen

Bei offenen Plattformen können Freelancer sich in der Regel ohne Hindernisse anmelden. Die Auswahl an Freelancern ist größer, jedoch werden diese nicht überprüft. Dadurch ist kein Qualitätsstandard gewährleistet.

Geschlossene Freelance-Plattformen

Bei geschlossenen Plattformen müssen Freiberufler zunächst einen Bewerbungsprozess durchlaufen. Die Auswahl an Freiberuflern ist deutlich geringer, jedoch werden diese zunächst geprüft und die Qualität ist meistens höher. Zudem stehen bei dieser Art Plattform oftmals noch Berater zur Verfügung.

Eine ausführliche Erklärung und eine Liste mit Beispielen findest du in diesem Beitrag.

Freelancer remote einstellen: 5 Tipps

Viele IT-Freelancer arbeiten remote und wickeln auch die Auswahl komplett digital ab. Wenn du remote einstellst, bist du nicht an Kandidaten aus deiner Region gebunden und kannst dich ganz auf die Qualifikation konzentrieren. Davon profitiert auch die Vielfalt in deinen Projekten: Menschen, für die tägliches Pendeln schwer ist, etwa wegen einer körperlichen Einschränkung, bekommen die gleiche Chance.

Remote einstellen hat aber auch Tücken:

• Kein persönlicher Eindruck: Körpersprache, Handschlag und Smalltalk fallen weg. Wie ihr im Alltag zusammenarbeitet, lässt sich per Video nur eingeschränkt zeigen.
• Fehlendes Team-Feedback: Im Büro stellst du einen vielversprechenden Kandidaten kurz den Kollegen vor. Remote brauchst du dafür einen zweiten Termin.
• Mehr Aufwand: Eine offene Ausschreibung kann sehr viele Bewerbungen aus aller Welt bringen. Sitzen Freelancer im Ausland, kommen andere Honorarniveaus, Steuersysteme und rechtliche Fragen dazu.

Rahmendaten festlegen

Damit du nicht in Bewerbungen untergehst, lege vorab fest, was zählt, zum Beispiel Sprache, Zeitzone oder Region. So kannst du die Suche gezielt eingrenzen.

Erwartungen klar formulieren

Qualifikation, Erfahrung, Aufgabe, Rolle im Projekt und Projektdauer sollten feststehen, bevor du suchst. Halte alles in deiner Projektbeschreibung fest. Je klarer die Beschreibung, desto besser passen die Bewerbungen.

Das Video-Interview gut vorbereiten

Zeig dem Kandidaten auch per Video, wie die Zusammenarbeit aussieht: Wer sind die Ansprechpartner, wie läuft die Abstimmung, welche Tools nutzt ihr? Hol in einem zweiten Gespräch das Projektteam dazu. So bekommst du das Team-Feedback, das remote sonst fehlt.

Fair bezahlen

Wer überregional oder international sucht, konkurriert mit vielen anderen Auftraggebern. Gefragte Spezialisten können sich ihre Projekte aussuchen. Neben dem Honorar zählen für sie spannende Aufgaben und ein wertschätzender Umgang. Recherchiere deshalb vorab die üblichen Stundensätze in der Region, in der du suchst.

Auf geprüfte Kandidaten setzen

Der Markt ist groß, und nicht jeder Freelancer hält, was sein Profil verspricht. Prüfe Referenzen und frühere Projekte. Oder nutze eine geschlossene Plattform oder eine Vermittlung, die Kandidaten vorab prüft.

Freiberufler einstellen: Das Onboarding richtig angehen

Den Start gut vorbereiten

Oft arbeiten Freiberufler in hybriden Teams, also zusammen mit festangestellten Mitarbeitern. Damit das Projekt schnell startet, sollten am ersten Tag alle nötigen Informationen und Zugänge bereitstehen: Projektziel, Ansprechpartner, Abläufe im Projekt und Zugriff auf Systeme und Daten. Bind den Freiberufler dabei als externen Partner ein, nicht wie einen Angestellten. Sonst droht Scheinselbständigkeit (mehr dazu weiter unten).

Kommunikativ sein

Ein guter Start braucht gute Kommunikation. Stell sicher, dass Anliegen des Freiberuflers berücksichtigt werden können, und sei offen für Kritik. Oftmals ist auch ein direkter Ansprechpartner sinnvoll, der eine direkte Verbindung zwischen Unternehmen und Freiberufler darstellt.

Voneinander lernen

Freiberufler bringen oftmals Erfahrungen und Kenntnisse mit, die sie in das Unternehmen einbringen. Gleichzeitig sammeln Freiberufler bei jedem Unternehmen neue Erfahrungen. Wichtig ist bereits im Onboarding zu verstehen, dass beide Parteien voneinander lernen können und offen dafür sind.

Erfahrungen dokumentieren

Zwar erfolgt die Projektdokumentation meist erst im Laufe oder gegen Ende eines Projektes, jedoch ist es sinnvoll, sich bereits zu Beginn auf wesentliche Informationen zu einigen, die wichtig für die Dokumentation sind. Das erleichtert zudem die Arbeit mit Freiberuflern für künftige Projekte.

Wie du das Onboarding Schritt für Schritt aufsetzt, zeigt unser Leitfaden zum Freelancer-Onboarding.

Was bedeutet Scheinselbständigkeit?

Scheinselbständig ist ein Freiberufler, der vertraglich gesehen Dienstleistungen für ein fremdes Unternehmen erbringt, aber tatsächlich wie in einem klassischen Arbeitsverhältnis arbeitet. Anhaltspunkte für eine solche Beschäftigung sind laut § 7 Abs. 1 SGB IV eine Tätigkeit nach Weisungen und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers.

Das Risiko trägt vor allem das Unternehmen. Stellt die Deutsche Rentenversicherung eine Scheinselbständigkeit fest, kann sie Sozialversicherungsbeiträge nachfordern. Bist du unsicher, kannst du den Status über ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung prüfen lassen. Sören Elser, Gründer und Geschäftsführer von ElevateX, rät aus seiner Praxis allerdings davon ab, den Antrag zu stellen: Ist ein Freelancer schon im Einsatz, bestehe die Gefahr, dass die Rentenversicherung ihn als angestellt einstufe.

Einen ausführlichen Beitrag inklusive Checkliste, um Scheinselbständigkeit zu vermeiden, findest du in unserem Leitfaden.

Mit Freiberuflern arbeiten: Probleme und wie du sie löst

„Bei Freiberuflern besteht die Gefahr der Scheinselbständigkeit.“

Achte darauf, dass Freiberufler ergebnisorientiert arbeiten und keine festen Arbeitszeiten haben. Darin unterscheiden sie sich wesentlich von festangestellten Mitarbeitern. Zusätzlich sind Freiberufler nicht weisungsgebunden, sondern für die vereinbarte Aufgabe zuständig.

„Die Kommunikation mit Freiberuflern ist schwierig.“

Bereits vorab ist es hilfreich, sprachliche Kenntnisse möglicher Projektpartner zu überprüfen. Leg außerdem feste Kommunikationswege fest, etwa Mail, Teams oder Telefon.

„Freiberufler sind nicht für eine längere Projektdauer geeignet.“

Freiberufler können durchaus auch über einen längeren Zeitraum für dein Unternehmen arbeiten. In der Regel wirkt sich dies auch positiv auf den Stundensatz aus, da längere Projekte für mehr Sicherheit bei dem Freiberufler sorgen. Such deshalb gezielt nach Partnern, die bereit für eine längere Zusammenarbeit sind. Behalte dabei die oben erwähnte Gefahr der Scheinselbständigkeit im Blick.

„Freiberufler liefern schlechte Arbeitsqualität.“

In der Regel liefern Freelancer gute Arbeit, schließlich haben auch sie vertragliche Pflichten. Dennoch kann es helfen, bereits zu Beginn der Zusammenarbeit klare Erwartungen festzulegen. Auch eine positive Arbeitsumgebung und gute Kommunikation sorgen für höhere Produktivität und für Spaß bei der Zusammenarbeit.

„Freiberufler achten nicht auf Datenschutz.“

Erfahrene Freiberufler wissen meist genau, wie sie mit sensiblen Daten umgehen. Dazu gehören etwa VPN-Verbindungen (Virtual Private Network) und der Verzicht auf öffentliche Netzwerke. Halte Vertraulichkeit und Datenschutz trotzdem im Vertrag fest.

In unserem Blog haben wir weitere Probleme und Lösungsansätze erläutert und zusammengefasst. Die gesamte Story liest du hier.

Das Offboarding: Die Zusammenarbeit mit Freiberuflern richtig beenden

Projektende frühzeitig kommunizieren

Da Freelancer oftmals schon während laufender Projekte neue Projekte akquirieren müssen, ist es hilfreich, das Ende einer Zusammenarbeit frühzeitig anzukündigen. Das hilft dem Freiberufler bei der Planung und hinterlässt einen positiven Eindruck.

Wissenstransfer und Dokumentation sicherstellen

Nimm Inhalte und Erfahrungen mit, die du durch die Zusammenarbeit gewonnen hast. Auch eine Dokumentation des Projektverlaufs und der Erfahrungen kann helfen, zukünftige Partnerschaften zu vereinfachen.

Vertragliche Details klären

In einem abschließenden Gespräch werden letzte Unklarheiten geklärt und ein letzter Austausch findet statt. Der Freiberufler stellt abschließend eine Rechnung, die durch das Unternehmen zeitnah beglichen werden sollte. Es zählt der letzte Eindruck gleichermaßen wie der erste.

Kontakte pflegen

Auch nach Projektabschluss ist es sinnvoll, Geschäftsbeziehungen weiterhin zu pflegen. So können spätere Zusammenarbeiten reibungsloser stattfinden. Auch kann sich so ein Netzwerk bilden, das dabei hilft, Freelancer zukünftig leichter zu finden und einzuarbeiten.

Was zu einem geordneten Offboarding gehört, zeigt unser Leitfaden zum Freelancer-Onboarding.

Fazit

Die Zusammenarbeit mit Freiberuflern und ihre Einstellung sind mit vielen Vorurteilen behaftet, die sich mit den richtigen Informationen widerlegen lassen. Freiberufler lohnen sich vor allem, wenn dir Fachwissen fehlt, eine Deadline drückt oder ein Projekt klar abgegrenzt ist. Mit einer klaren Projektbeschreibung, einer sorgfältigen Auswahl, auch per Video, und einem guten Onboarding gelingt der Start.

Gerade hybride Teams aus Freiberuflern und festangestellten Mitarbeitern sorgen oftmals für eine hohe Produktivität und Zufriedenheit.

Noch mehr Tipps findest du in unserem kostenlosen eBook.