Wann lohnt sich Arbeitnehmerüberlassung und wann Freelancer?

In vielen Unternehmen entstehen personelle Engpässe, etwa durch Auftragsspitzen oder neue Projekte. In der IT sind Fachkräfte besonders knapp. Brauchst du kurzfristig Verstärkung, gibt es vor allem zwei Möglichkeiten:

• Einsatz von Freelancern
• Arbeitnehmerüberlassung

In diesem Artikel erfährst du, welche Vor- und Nachteile beide haben und was das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) regelt. Zum Schluss vergleichen wir sie mit Werkvertrag, Outsourcing und Festanstellung und zeigen, welche Arbeitsform wann passt.

Was sind Freelancer?

Freelancer arbeiten selbstständig. Oft sind sie parallel für mehrere Auftraggeber tätig. Worin sich Freelancer und Freiberufler unterscheiden, erklärt unser Artikel zum Unterschied zwischen Freelancer und Freiberufler.

Unterstützung durch Freelancer

Unternehmen beauftragen Freelancer für ein bestimmtes Projekt. Bezahlt wird ein pauschal vereinbartes Honorar oder nach Stunden.

Wann lohnen sich Freelancer für ein Unternehmen?

Freelancer eignen sich für kurzfristige Auftragsspitzen oder personelle Engpässe. Du setzt sie in den Projekten ein, die gerade wichtig oder eilig sind. Erfahrene Freelancer kennen ähnliche Projekte und bringen Spezialwissen mit, das in deinem Team fehlt. Welche Aufgaben das in der IT sein können, zeigt unsere Seite zu IT-Services.

Keine langwierigen Such- und Einstellungsprozesse

Die Beauftragung von IT-Freelancern ist unkompliziert. Lange Such- und Einstellungsprozesse entfallen. IT-Freelancer können ein Projekt oft innerhalb kurzer Zeit voranbringen, ein Problem lösen oder einen ersten Meilenstein erreichen. Was hinter der Kennzahl Time-to-Hire steckt und wie Freelancer-Onboarding in sechs Schritten gelingt, liest du in unserem Blog.

Keine Kosten bei Krankheit

Fällt ein Freelancer krank aus, zahlst du für diese Tage kein Honorar. Du vergütest nur die geleisteten Stunden, auch Urlaubstage bleiben unbezahlt. Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung fallen nicht an: Sozialbeiträge und Steuern zahlt der Freelancer selbst aus seinem Honorar. Welche Versicherungen Freelancer brauchen, klärt unser Artikel zur Versicherung für Selbstständige.

Freelance-Plattformen für IT-Fachkräfte

Viele IT-Fachkräfte schätzen Flexibilität und finden ihre Projekte über Freelance-Plattformen. Welche sich für IT-Projekte eignen, zeigt unser Vergleich der Freelance-Plattformen.

Kriterien der Scheinselbstständigkeit beachten

Achte bei Freelancern auf die Kriterien der Scheinselbstständigkeit. Das Gesetz nennt zwei Anhaltspunkte für eine Beschäftigung: eine Tätigkeit nach Weisungen und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers (§ 7 Abs. 1 SGB IV). Genau diese beiden Merkmale kennzeichnen auch die Arbeitnehmerüberlassung.

Stellt sich nachträglich heraus, dass ein vermeintlicher Freelancer abhängig beschäftigt war, etwa bei einer Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung, musst du als Auftraggeber die Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen. Die Forderungen verjähren erst vier Jahre nach Ende des Jahres, in dem sie fällig wurden, bei Vorsatz nach 30 Jahren (§ 25 SGB IV). Dazu können Säumniszuschläge kommen. Wie du Scheinselbstständigkeit vermeidest, erklärt unser Leitfaden zur Scheinselbstständigkeit. Kompakte Übersichten bieten auch die IHK München und der VGSD.

Was ist eine Arbeitnehmerüberlassung?

Die Arbeitnehmerüberlassung wird auch als Personalleasing, Leiharbeit oder Zeitarbeit bezeichnet. Rechtliche Grundlage ist das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG). Unternehmen nutzen sie vor allem, um kurzfristige Auftragsschwankungen abzufangen.

Definition Arbeitnehmerüberlassung

Ein Arbeitgeber (Verleiher) überlässt eigene Arbeitnehmer im Rahmen seiner wirtschaftlichen Tätigkeit vorübergehend einem anderen Unternehmen (Entleiher). Entscheidend ist: Die Leiharbeitnehmer sind in die Arbeitsorganisation des Entleihers eingegliedert und unterliegen seinen Weisungen (§ 1 Abs. 1 AÜG). Der Verleiher braucht dafür grundsätzlich eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit.

Wie funktioniert die Arbeitnehmerüberlassung?

Du übermittelst dem Personaldienstleister deine Anforderungen. Er sucht eine passende Fachkraft, die bei ihm angestellt ist oder dafür eingestellt wird. Dann schließt ihr den Überlassungsvertrag, und die Fachkraft arbeitet für den vereinbarten Zeitraum in deinem Betrieb.

Die Vertragsbeziehungen bei der Arbeitnehmerüberlassung

Zwischen der Personalagentur (dem Verleiher) und dem auftraggebenden Unternehmen (dem Entleiher) wird ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag geschlossen. Arbeitgeber der Fachkraft ist die Personalagentur, mit ihr hat die Fachkraft ihren Arbeitsvertrag. Mit dem Unternehmen, bei dem sie im Einsatz ist, besteht kein Arbeitsvertrag.

Entlohnung und Gebühren

Du zahlst der Personalagentur einen vereinbarten Verrechnungssatz, meist pro Stunde. Davon trägt sie Lohn und Sozialabgaben der Fachkraft, der Rest deckt ihre Kosten und ihren Gewinn. Urlaubsanträge genehmigt die Agentur als Arbeitgeber, sinnvollerweise in Abstimmung mit deinem Betrieb.

Wann lohnt sich Arbeitnehmerüberlassung?

Arbeitnehmerüberlassung lohnt sich, wenn du kurzfristig spezialisierte Fachkräfte für laufende oder geplante Projekte brauchst und sie wie eigene Mitarbeitende im Team anleiten möchtest.

Vorteile der Arbeitnehmerüberlassung für Unternehmen

Du zahlst nur für die tatsächliche Arbeitszeit, um Lohnabrechnung und Sozialabgaben kümmert sich der Verleiher. Ganz ohne Risiko ist das nicht: Führt der Verleiher die Sozialversicherungsbeiträge nicht ab, haftest du als Entleiher dafür wie ein Bürge (§ 28e Abs. 2 SGB IV). Achte deshalb auf einen seriösen Personaldienstleister mit gültiger Erlaubnis.

Vorteile der Arbeitnehmerüberlassung im Überblick

• Flexibilität
• Planung mit kurzem zeitlichen Vorlauf möglich
• Geringe Risiken bei der Personalbeschaffung
• Geringer administrativer Aufwand
• Transparenz bezüglich der erforderlichen Arbeitsstunden

Arbeitnehmerüberlassungsgesetz als rechtliche Grundlage

Den aktuellen Gesetzestext findest du auf gesetze-im-internet.de, Hinweise für Unternehmen bei der Bundesagentur für Arbeit. Die Angaben in diesem Artikel entsprechen dem Rechtsstand Oktober 2026 und ersetzen keine Rechtsberatung. Lass Verträge im Zweifel von einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfen.

Inhalte des Arbeitnehmerüberlassungsvertrags

Seit dem 1. Januar 2025 genügt für den Vertrag zwischen Verleiher und Entleiher die Textform (§ 12 Abs. 1 AÜG), etwa per E-Mail. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr nötig. In den Vertrag gehören vor allem (§ 1 Abs. 1 und § 12 Abs. 1 AÜG):

• die ausdrückliche Bezeichnung als Arbeitnehmerüberlassung (Kennzeichnungspflicht)
• die namentliche Benennung des Leiharbeitnehmers vor Beginn des Einsatzes, im Vertrag oder mit Bezug darauf (Konkretisierungspflicht)
• die Erklärung des Verleihers, ob er die Erlaubnis zur Arbeitnehmerüberlassung besitzt
• die besonderen Merkmale der Tätigkeit und die nötige berufliche Qualifikation
• die wesentlichen Arbeitsbedingungen vergleichbarer Stammbeschäftigter einschließlich Entgelt, sofern keine tarifliche Ausnahme greift

Verstöße gegen die Kennzeichnungs- und Konkretisierungspflicht können teuer werden: Es drohen Bußgelder bis 30.000 Euro (§ 16 AÜG), und unter Umständen gilt ein Arbeitsverhältnis zwischen Leiharbeitnehmer und Entleiher als zustande gekommen (§§ 9, 10 AÜG).

Höchstdauer bei der Arbeitnehmerüberlassung

Arbeitnehmerüberlassung ist nur vorübergehend erlaubt: Derselbe Leiharbeitnehmer darf demselben Entleiher grundsätzlich höchstens 18 aufeinanderfolgende Monate überlassen werden (§ 1 Abs. 1b AÜG). Die Grenze gilt pro Person, nicht pro Arbeitsplatz. Maßgeblich ist der vereinbarte Einsatzzeitraum, nicht die Zahl der Arbeitstage. Frühere Einsätze beim selben Entleiher werden angerechnet, auch wenn sie über einen anderen Verleiher liefen. Erst eine Pause von mehr als drei Monaten zwischen zwei Einsätzen setzt die Frist zurück. Tarifverträge der Einsatzbranche können eine andere Höchstdauer festlegen. Wird sie überschritten, gilt ein Arbeitsverhältnis zwischen dir und dem Leiharbeitnehmer als zustande gekommen, es sei denn, er erklärt fristgerecht, dass er beim Verleiher bleiben will (§§ 9, 10 AÜG).

Prinzip Equal Pay

Leiharbeitnehmer haben grundsätzlich vom ersten Tag an Anspruch auf die wesentlichen Arbeitsbedingungen vergleichbarer Stammbeschäftigter des Entleihers, einschließlich des Arbeitsentgelts (Gleichstellungsgrundsatz, § 8 AÜG). Ein Tarifvertrag der Zeitarbeit darf davon abweichen, beim Entgelt aber in der Regel nur in den ersten neun Monaten eines Einsatzes beim selben Entleiher. Länger geht es nur mit einem Branchenzuschlagstarifvertrag, der das Entgelt stufenweise anhebt und spätestens nach 15 Monaten ein als gleichwertig festgelegtes Niveau erreicht. Solche Verträge gibt es nur für bestimmte Einsatzbranchen, etwa die Metall- und Elektroindustrie oder die Chemie. Die Liste findest du beim Gesamtverband der Personaldienstleister (GVP). Greift kein solcher Vertrag, gilt spätestens ab dem zehnten Monat Equal Pay.

Freelancer und Arbeitnehmerüberlassung im Vergleich

• Steuerung: Leiharbeitnehmer darfst du wie eigenes Personal anleiten und fest ins Team einbinden. Freelancer organisieren ihre Arbeit selbst und sind nicht an deine Weisungen gebunden.
• Dauer: Freelancer beauftragst du für ein Projekt oder eine Aufgabe. Leiharbeitnehmer setzt du für einen vereinbarten Zeitraum ein, pro Person in der Regel höchstens 18 Monate.
• Kosten: Bei beiden zahlst du nur die geleistete Arbeit. Bei der Arbeitnehmerüberlassung enthält der Verrechnungssatz neben dem Lohn auch Kosten und Marge des Verleihers. Was günstiger ist, hängt vom Einzelfall ab.
• Rechtliches Risiko: Bei der Arbeitnehmerüberlassung entfällt das Risiko der Scheinselbstständigkeit, weil die Fachkraft beim Verleiher angestellt ist. Dafür müssen Erlaubnis, Vertrag, Höchstdauer und Equal Pay stimmen. Freelancer darfst du dagegen nicht wie Angestellte einbinden.

Welche Arbeitsform passt wann?

Freelancer und Arbeitnehmerüberlassung sind nicht die einzigen Wege zu externer IT-Unterstützung. Daneben gibt es Werkvertrag, Outsourcing und Festanstellung. Die Formen unterscheiden sich vor allem darin, wer die Arbeit steuert und was du einkaufst: eine Arbeitskraft, eine Tätigkeit oder ein Ergebnis.

Werkvertrag, Dienstvertrag oder Arbeitnehmerüberlassung?

Die drei Vertragsarten klingen ähnlich, regeln aber Verschiedenes:

• Werkvertrag: Der Auftragnehmer schuldet ein Ergebnis, zum Beispiel eine fertige Software (§ 631 BGB). Er organisiert die Arbeit selbst, steuert seine eigenen Leute, haftet für Mängel und wird in der Regel für das Ergebnis bezahlt.
• Dienstvertrag: Der Auftragnehmer schuldet eine Tätigkeit, aber keinen bestimmten Erfolg (§ 611 BGB). So arbeiten viele IT-Freelancer. Abgerechnet wird nach Stunden oder Tagen. Wie und wann die Aufgabe erledigt wird, entscheidet der Freelancer im Wesentlichen selbst.
• Arbeitnehmerüberlassung: Du kaufst weder ein Ergebnis noch eine Tätigkeit ein, sondern bekommst eine Arbeitskraft, die in deinen Betrieb eingegliedert ist und deinen Weisungen folgt (§ 1 Abs. 1 AÜG).

Entscheidend ist nicht die Überschrift des Vertrags: Widersprechen sich Vertrag und tatsächliche Durchführung, zählt die Durchführung (§ 12 Abs. 1 AÜG). Steuerst du die Angestellten eines Dienstleisters im Alltag wie dein eigenes Personal, liegt womöglich verdeckte Arbeitnehmerüberlassung vor. Dann drohen Bußgelder und unter Umständen ein Arbeitsverhältnis zwischen diesen Angestellten und deinem Unternehmen (§§ 9, 10 AÜG). Nach welchen Kriterien die Bundesagentur für Arbeit abgrenzt, beschreibt ihr Merkblatt zur Abgrenzung von Arbeitnehmerüberlassung, Werk- und Dienstverträgen.

Externe IT-Abteilung oder externer IT-Experte?

Wer eine externe IT-Abteilung sucht, meint meist IT-Outsourcing: Ein Dienstleister übernimmt dauerhaft Aufgaben wie IT-Betrieb, Wartung oder Support. Was er liefert und wie schnell er reagiert, regeln Service Level Agreements (SLA). Das entlastet dein Team, macht dich aber von einem Anbieter abhängig. Achte deshalb auf vollständige Vereinbarungen und den Umgang mit sensiblen Daten. Mehr dazu liest du in unserem Artikel zu Outsourcing, Nearshoring und Offshoring und auf unserer Seite zum IT-Outsourcing.

Ein externer IT-Experte ist dagegen eine einzelne Fachkraft, die für eine bestimmte Zeit in deinem Projekt mitarbeitet, als Freelancer oder als Leiharbeitnehmer. Die Projektverantwortung bleibt bei dir, und du holst dir genau das Wissen, das gerade fehlt. Dieses Modell heißt auch Staff Augmentation.

Fazit

Arbeitnehmerüberlassung oder Freelancer? Beide Modelle ersparen dir einen langen Recruitingprozess und bringen schnell Verstärkung ins Team.

Welche Form passt, hängt vor allem davon ab, wie eng die Fachkraft in dein Team eingebunden sein soll und wie lange du sie brauchst. Für Projekte mit Frist und Spezialwissen auf Zeit passen meist Freelancer. Sollen externe Fachkräfte nach deinen Weisungen im Team arbeiten, ist Arbeitnehmerüberlassung der rechtlich saubere Weg. Für dauerhafte Kernaufgaben bleibt die Festanstellung die erste Wahl.