8 Probleme bei der Zusammenarbeit mit Freiberuflern [+Lösung]

Immer mehr Unternehmen arbeiten mit Freiberuflern. Gerade beim IT-Fachkräftemangel sind sie eine gute Möglichkeit, Lücken im Team zu füllen.

Trotzdem schrecken viele Unternehmen noch vor der Zusammenarbeit zurück. In unserer Umfrage auf LinkedIn haben wir gefragt, was aus Unternehmenssicht die häufigsten Probleme mit Freiberuflern sind. Genannt wurden unter anderem Scheinselbstständigkeit, Kosten und die Sorge, dass Freiberufler nur kurzfristig helfen.

In diesem Beitrag erfährst du, welche acht Probleme am häufigsten genannt werden, warum viele davon gar keine echten Probleme sind und wie du sie meist einfach löst. Außerdem zeigen wir dir, wie du Freelancer aus der Ferne führst, was du tust, wenn eine laufende Zusammenarbeit trotzdem hakt, und wie du dich im Ernstfall sauber trennst.

Was sind die häufigsten Probleme bei der Zusammenarbeit mit Freiberuflern? (Und wie gehe ich diese am besten an?)

Gerade wenn du noch nie mit Freiberuflern gearbeitet hast, gibt es einiges zu beachten. Das betrifft den ganzen Ablauf: von der Suche nach dem passenden Freiberufler über die Zusammenarbeit bis zum Projektabschluss. Aber auch erfahrene Unternehmen stoßen auf Probleme, mit denen sie vorher nicht gerechnet haben.

Unsere Erfahrung mit Kunden zeigt: Hürden entstehen nicht erst in der Zusammenarbeit. Oft werden schon bei der Suche wichtige Punkte übersehen.

Wenn du die typischen Probleme kennst, kannst du die meisten umgehen oder früh gegensteuern. Die acht häufigsten findest du unten, jeweils mit Lösung. Danach geht es um die Führung aus der Ferne und darum, was du tun kannst, wenn ein Projekt trotzdem ins Stocken gerät.

Problem: „Bei Freiberuflern besteht die Gefahr der Scheinselbstständigkeit.“

Das Thema Scheinselbstständigkeit hält viele Unternehmen von der Zusammenarbeit mit Freiberuflern ab. Das rechtliche Risiko erscheint ihnen zu groß.

Mit ein paar Grundregeln hältst du das Risiko aber gering.

Lösung:

• Achte darauf, dass Freiberufler ergebnisorientiert arbeiten und nicht nach festen Arbeitszeiten.

• Freiberufler sind nicht weisungsgebunden. Wann, wo und womit sie arbeiten, entscheiden sie grundsätzlich selbst, zum Beispiel remote und mit eigenem Equipment.

• Gliedere Freiberufler nicht wie Angestellte in deine Arbeitsorganisation ein. Das Sozialversicherungsrecht nennt in § 7 Abs. 1 SGB IV zwei Anhaltspunkte für eine Beschäftigung: eine Tätigkeit nach Weisungen und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers.

Mehr Punkte und eine ausführliche Checkliste findest du in unserem Leitfaden zur Scheinselbstständigkeit.

Problem: „Die Kommunikation ist zu aufwendig.“

Sprachliche Hürden, kulturelle Unterschiede oder verschiedene Zeitzonen können zur Herausforderung werden. Dazu kommt: Freelancer arbeiten eigenständig und flexibel, Unternehmen haben feste Strukturen und Abläufe. Treffen beide Welten ohne klare Absprachen aufeinander, wird die Kommunikation im Laufe des Projekts schnell kompliziert und es kommt zu Missverständnissen.

Lösung:

• Such Freiberufler in deiner Nähe oder Freiberufler aus deinem Sprach- und Kulturraum, die im Ausland leben.

• Prüf vorher die Sprachkenntnisse und formuliere deine Erwartungen in einem persönlichen Gespräch klar.

• Legt vor dem Start fest, über welche Kanäle ihr kommuniziert: etwa ein Board für Aufgaben und Deadlines wie Trello, Asana oder Monday.com und einen Chat wie Slack oder Microsoft Teams.

• Vereinbart, wann ihr euch zum Projektstand abstimmt, zum Beispiel in einem kurzen wöchentlichen Update. So fallen kleine Probleme auf, bevor sie groß werden.

• Spezialisierte Vermittler wie ElevateX helfen dir, Freiberufler zu finden, die zu den Anforderungen deines Projekts passen.

Problem: „Freiberufler brauchen zu lang, bis sie in ein Projekt eingearbeitet sind.“

Dass Freiberufler lange brauchen, bis sie eingearbeitet sind, stimmt in der Regel nicht. Viele sind es gewohnt, kurzfristig in Projekte einzusteigen, und finden sich deshalb schnell in neue Abläufe und Arbeitsweisen ein.

Lösung:

• Wichtig ist ein ausführliches Briefing: Ziel des Projekts, Anforderungen, gewünschte Ergebnisse und Abgabefristen. Je genauer du Aufgaben und Inhalte beschreibst, desto schneller beginnt die produktive Phase.

• Mach auch dein Team mit der Zusammenarbeit vertraut. Erklär, wofür ihr den Freiberufler braucht und warum die Zusammenarbeit wichtig ist.

• Hinterlass als Unternehmen einen guten Eindruck und bezahl zum Beispiel Rechnungen pünktlich. Das sorgt für eine gute Atmosphäre und erleichtert auch künftige Projekte.

Wie du die ersten Tage strukturierst, zeigt unser Leitfaden zum Freelancer-Onboarding.

Problem: „Die Suche nach passenden Freiberuflern ist zu aufwendig.“

Schon bei der Suche nach Projektpartnern gibt es einiges zu beachten. Oft ist es schwierig, in kurzer Zeit geeignete Freiberufler zu finden, die auch noch verfügbar sind.

Lösung:

• Ein Netzwerk, das dir eine breite Auswahl an Freiberuflern bietet, hilft oft weiter.

• Nutz Kontakte zu Projektpartnern, mit denen du schon gearbeitet hast. Oft können sie dir weitere Partner aus der Branche empfehlen.

• Auch wir bei ElevateX helfen dir, schnell und einfach passende Partner für deine Projekte zu finden. Wir prüfen deine Anforderungen und stellen dir aus unserem Netzwerk geprüfter Experten zeitnah mögliche Projektpartner vor.

Problem: „Freiberufler liefern oftmals weniger qualitative Arbeit als festangestellte Mitarbeiter.“

Grundsätzlich stimmt diese Aussage so nicht. Freiberufler sind nicht an feste Arbeitsstrukturen gebunden und liefern dadurch oft sogar bessere Arbeit.

Auf der anderen Seite kann es passieren, dass ein Freiberufler mehrere Projekte gleichzeitig hat und deshalb unsauber arbeitet. Oft liegt das Problem aber gar nicht an den Fähigkeiten, sondern an unklaren Vorgaben. Ohne konkretes Briefing tappt auch ein guter Freelancer im Dunkeln und liefert am Bedarf vorbei.

Lösung:

• Achte schon bei der Suche auf den Stundensatz. Ist er ungewöhnlich niedrig, kann das ein Hinweis sein, dass der Freiberufler mehrere Projekte parallel betreut.

• Formuliere vor dem Start klare Erwartungen. Vereinbart Deadlines und Abgabetermine, an die sich beide Seiten halten.

• Gib regelmäßig Feedback und nicht erst am Projektende, zum Beispiel nach jedem Meilenstein. Bezieh dich dabei auf das vereinbarte Ergebnis: Was passt schon, was fehlt noch?

• Sorg für eine positive Arbeitsumgebung. In einer angenehmen Atmosphäre arbeiten alle lieber und produktiver.

Problem: „Freiberufler sind nicht sicher, wenn es um Datenschutz geht.“

Weil Freiberufler meist remote arbeiten, ist die Gefahr, dass sensible Daten nach außen gelangen, höher als bei Festangestellten im Büro.

Das Risiko lässt sich aber auf ein Minimum reduzieren.

Lösung:

• Achte darauf, dass dein Partner ein VPN nutzt, um die Internetverbindung zu verschlüsseln.

• Alles Weitere ist für professionelle Freiberufler meist selbstverständlich. Dazu gehört, keine öffentlichen und unverschlüsselten Netzwerke zu nutzen. Ein ausreichend großer Mobilfunktarif ist sinnvoll, damit das eigene Smartphone als Hotspot dienen kann.

• Auch beim Arbeiten im öffentlichen Raum darf niemand Einblick in sensible Daten bekommen. Dazu gehören sichere Passwörter, eine Bildschirmsperre und eventuell Blickschutzfolien für Mobilgeräte.

Problem: „Freiberufler sind zu teuer.“

Dass Freiberufler zu teuer sind, ist wohl eine der häufigsten Aussagen, die wir hören. Hier hilft ein Blick darauf, was Freiberufler kosten und wie sich der Preis zusammensetzt.

Laut dem Freelancer-Kompass 2026 von freelancermap liegt der Median-Stundensatz von IT-Freelancern im deutschsprachigen Raum bei 95 Euro. Je nach Fachgebiet reicht er von 90 Euro in der Software- und Webentwicklung bis 120 Euro bei SAP und ERP.

Das wirkt auf den ersten Blick hoch. Im Stundensatz steckt aber vieles, was du bei Festangestellten zusätzlich bezahlst:

• Bezahlten Urlaub gibt es für Freiberufler nicht.
• Über dein Unternehmen sind sie nicht versichert.
• Hardware bringen sie selbst mit.
• Schulungskosten fallen für dich nicht an.

Ob sich ein Freiberufler für dich rechnet, hängt vor allem von Projektdauer und Auslastung ab. Mit unserem Rechner „Freelancer oder Festanstellung?“ vergleichst du beides mit deinen eigenen Zahlen.

Lösung:

• Rechne trotzdem mit realistischen Kosten. Wer hohe Qualität erwartet, sollte auch mit höheren Stundensätzen rechnen.

• Mach dir klar, welche Fähigkeiten du brauchst und was du von der Zusammenarbeit erwartest. Je genauer du das einschätzen kannst, desto besser kannst du die Stundensätze abschätzen.

  Wie sich die Kosten für Freiberufler im Detail zusammensetzen und womit du als Unternehmen ungefähr rechnen kannst, haben wir in diesem Beitrag für dich zusammengefasst.

Problem: „Freiberufler sind keine langfristige Lösung.“

Ein typischer Irrglaube ist, dass man Freiberufler nur für wenige Monate beauftragen kann. Freiberufler können aber auch langfristig mitarbeiten und für Zeiträume von etwa zwei bis vier Jahren beauftragt werden.

Im Vergleich zu Festangestellten ist das kein ungewöhnlicher Zeitraum. Laut Stepstone (2023) wechseln Beschäftigte in Deutschland im Schnitt alle vier Jahre den Job. Freiberufler können also durchaus eine mittel- bis langfristige Option sein.

Außerdem sinkt der Stundensatz bei längeren Projekten in der Regel. Eine lange Laufzeit bedeutet für den Freiberufler mehr finanzielle Sicherheit.

Lösung:

• Such gezielt nach Freiberuflern, die über längere Zeit verfügbar sind. Wer viele Projekte parallel betreut und auch früher vor allem kurze Projekte hatte, passt eher nicht.

• Achte gerade bei langen Projekten darauf, dass keine Scheinselbstständigkeit entsteht.

Freelancer aus der Ferne führen

Führen auf Distanz (Remote oder Distance Leadership) bedeutet: Du führst Menschen, die nicht am selben Ort arbeiten wie du. Bei Freelancern heißt das nicht, Anweisungen zu geben wie bei Angestellten. Du vereinbarst Ziele, sorgst für Zugänge und Informationen und bist erreichbar. Basis sind die Kanäle und Termine aus dem Abschnitt zur Kommunikation. Dazu kommen diese Punkte:

• Ergebnisse statt Anwesenheit: Vereinbart Ziele und Liefertermine. Den Fortschritt misst du an dem, was vorliegt: erledigte Tickets, eine Demo, ein erreichter Meilenstein. Wann und wie der Freelancer arbeitet, entscheidet er grundsätzlich selbst. Feste Online-Zeiten wie bei Angestellten gehören nicht dazu, auch wegen der Scheinselbstständigkeit.

• Schriftlich, wo es geht, persönlich, wo es zählt: Haltet Stand, offene Fragen und Entscheidungen im Ticket oder im Projekt-Wiki fest. So muss niemand auf das nächste Meeting warten. Kritik und heikle Themen besprecht ihr per Video oder Telefon. Im Chat fehlen Tonfall und Mimik. Kurze Nachrichten wirken dort schnell schärfer als gemeint. Prüft nach den ersten Wochen gemeinsam, ob Rhythmus und Kanäle passen.

• Erreichbarkeit: Remote hängt ein Freelancer oft fest, weil eine Freigabe, ein Zugang oder eine Entscheidung aus deinem Team fehlt. Benenne deshalb einen festen Ansprechpartner, der Fragen zügig beantwortet. Vereinbart umgekehrt, dass der Freelancer früh Bescheid gibt, wenn ein Liefertermin wackelt.

• Vertrauen statt Kontrolle: Ständige Nachfragen nach dem Stand oder der Blick auf den Online-Status kosten Vertrauen und sagen wenig über den Fortschritt. Frag den Freelancer lieber zum Start, was er von deinem Team braucht, und später, was ihn bremst. Und sag es, wenn etwas gut gelaufen ist, etwa mit einem kurzen „Gut gemacht“ im Chat.

• Tools für Wissen und Zugänge: Neben Board und Chat brauchst du einen Ort für die Dokumentation, auf den alle zugreifen können, etwa ein Wiki in Confluence oder Notion. Gib dem Freelancer ab dem ersten Tag Zugriff auf alles, was er für sein Projekt braucht, und nur darauf.

• Gleicher Stand im gemischten Team: Sitzen Festangestellte im Büro und Freelancer remote, entstehen schnell zwei Informationsstände. Was im Büro besprochen wird und das Projekt betrifft, gehört deshalb schriftlich in den gemeinsamen Kanal.

Freelancer-Zusammenarbeit läuft schief? So gehst du vor

Auch wenn du die acht Punkte oben beachtest, kann ein Projekt ins Stocken geraten. Typische Warnsignale sind verschobene Meilensteine, Rückfragen, die liegen bleiben, oder Ergebnisse, die nicht zu deinen Erwartungen passen. Meist stecken unklare Ziele, zu wenig Austausch oder nicht abgestimmte Prioritäten dahinter. Arbeitet der Freelancer parallel für andere Kunden, rutscht dein Projekt ohne feste Termine schnell nach hinten. Und wer ein fertiges Ergebnis von heute auf morgen erwartet, unterschätzt oft, wie wenig Einblick ein Externer in eure internen Abläufe hat.

Sprich Probleme sofort an

Warte nicht bis zum Projektende. Setz dich mit dem Freelancer zusammen, am besten im Call oder vor Ort, und benenne das Problem konkret: Was war vereinbart, was liegt vor, wo ist die Lücke? Frag nach seiner Sicht. Oft steckt ein Missverständnis oder eine fehlende Information dahinter, die sich in einem Gespräch klären lässt.

Stimm Ziele und Zeitplan neu ab

Sind die ursprünglichen Ziele nicht mehr erreichbar, pass sie gemeinsam mit dem Freelancer an. Das ist besser, als am Ende mit einem Ergebnis dazustehen, mit dem keiner zufrieden ist. Dasselbe gilt für Deadlines: Wenn Unvorhergesehenes passiert, besprecht, ob und wie ihr den Zeitplan anpassen könnt, ohne die Qualität zu gefährden. Haltet die neuen Absprachen schriftlich fest: Was wird bis wann geliefert, und woran erkennt ihr, dass es passt?

Eskaliere, wenn sich nichts ändert

Bleibt das Gespräch ohne Wirkung, vereinbare einen festen Termin, an dem ihr den Stand gemeinsam bewertet. Hol bei Bedarf weitere Beteiligte dazu, etwa die Projektleitung. Kam der Freelancer über einen Vermittler, bezieh diesen früh ein. Bleib dabei beim vereinbarten Ergebnis. Vorgaben zu Arbeitszeiten oder Arbeitsweise passen nicht zu einer freien Mitarbeit und können das Risiko der Scheinselbstständigkeit erhöhen.

Trenn dich sauber und plane die Übergabe

Manchmal passt es einfach nicht. Dann ist ein klares Ende besser als ein Projekt, das sich über Monate hinzieht. Schau zuerst in den Vertrag: Laufzeit, Kündigungsfristen, Nutzungsrechte und vereinbarte Übergaben. Was in einen solchen Vertrag gehört, erklärt unser Leitfaden zum Freelancer-Vertrag. Plane dann die Übergabe:

• Dokumentation, Code und Zwischenstände an einem Ort sammeln
• offene Aufgaben mit Status festhalten
• Wissen an dein Team oder den Nachfolger übergeben, am besten in einem gemeinsamen Termin
• alle Zugänge entziehen: Accounts, VPN, Repositories und Tools
• erbrachte Leistungen sauber abrechnen

Zum Schluss lohnt ein kurzer Rückblick: Lag es am Briefing, an der Auswahl oder an zu wenig Abstimmung? Mit der Antwort besetzt du die nächste Rolle gezielter.

Wie kann ElevateX helfen?

Durch die enge und persönliche Zusammenarbeit mit unseren Unternehmenskunden kennen wir deren Anforderungen und wissen, wie man sie am besten gemeinsam angeht. Mit unserem erfahrenen Expertenteam stellen sich die meisten der genannten Probleme gar nicht erst, und wir sorgen dafür, dass die gesamte Projektdauer reibungslos abläuft.

Als Unternehmen nennst du uns deine Erwartungen und Anforderungen, und wir helfen dir, in kürzester Zeit einen passenden Freiberufler für dein Projekt zu finden. Auch bei Unsicherheiten oder Zweifeln helfen wir dir gerne. Zahlreiche Erfahrungen unserer Kunden zeigen, dass hybride Teams aus Freiberuflern und festangestellten Mitarbeitern viel für ein Unternehmen bewirken können. Entscheidend ist eine gute und eindeutige Kommunikation. So lassen sich Zweifel und Problemquellen meist sehr schnell entdecken und beseitigen.

Wenn du mehr über die Arbeit mit Freiberuflern erfahren möchtest oder passende Experten für dein Projekt suchst, kannst du hier einen kostenlosen Beratungscall buchen. Wir helfen dir schnell und unkompliziert, passende Projektpartner zu finden.