Was ist IT Outsourcing und wie hilft es IT Unternehmen?
Immer mehr Unternehmen der unterschiedlichsten Größen setzen auf IT Outsourcing. Doch welche Vorteile bringt dies mit sich und wodurch lässt sich dieser Trend erklären? Wir zeigen Dir die wichtigsten Punkte rund um das Thema der EDV Auslagerung.
Was ist IT Outsourcing?
Beim IT Outsourcing, welches auch als EDV Outsourcing bezeichnet wird, handelt es sich um das aktive Auslagern von IT-Aufgaben. Diese Aufgaben werden einzeln oder gebündelt an Fremdfirmen und Freelancer lanciert, welche die Aufgaben dann gegen Bezahlung übernehmen. Vom einfachen IT-Support für die eigenen Mitarbeiter bis zur Abwicklung komplexer Programmieraufgaben. Immer mehr Unternehmen weltweit setzen auf das IT Outsourcing und profitieren von den vielfältigen Vorteilen, auf welche wir später noch eingehen.
Was ist der Unterschied zwischen Outsourcing und Offshoring?
Häufig werden die Begriffe Outsourcing und Offshoring gleichgestellt, obwohl diese vollkommen unterschiedliche Dinge beinhalten. Schauen wir uns diese beiden Begriffe also genauer an. Beim IT Outsourcing wird, werden, wie oben bereits beschrieben, einzelne Aufgaben der IT oder die gesamte IT des Unternehmens an externe Dienstleister ausgelagert. Die Aufgaben verlassen somit das Unternehmen. Beim Offshoring nutzen Unternehmen geringere Kosten in anderen Ländern, in denen kleine Dependancen des eigenen Unternehmens bestehen. Die Aufgaben werden also innerhalb des Unternehmens verschoben, sodass meist geringere Kosten entstehen.
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Wie funktioniert IT Outsourcing?
Der wohl wichtigste Schritt beim IT Outsourcing ist die klare Definition der verschiedenen Aufgaben und die Suche nach den entsprechenden Fachleuten. Innerhalb Deines Unternehmens müssen alle digitalen Arbeiten und digitalen Aufgaben erfasst und bewertet werden.
Welche Aufgaben eignen sich besonders gut, um von außen erledigt zu werden? Welche Aufgaben können zwingend nur inhouse erledigt werden? Wo gibt es rechtliche Einschränkungen? (Thema Datenschutz). Nun können zu den einzelnen Aufgaben passende Unternehmen oder Freelancer gesucht werden, welche diese Aufgaben in Zukunft übernehmen. Das mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, ist aber wichtig, damit Aufgaben gezielt und nicht beispielsweise doppelt vergeben werden.
Warum nutzen Unternehmen IT Outsourcing?
IT-Abteilungen sind nicht nur teuer, sondern müssen auch immer auf dem neusten Stand des technischen Wissens bleiben. Das bedeutet somit auch, dass Arbeitgeber für jedes Spezialgebiet und jede neue Technologie im schlimmsten Fall neue Mitarbeiter einstellen müssen. Das wird auf Dauer sehr teuer und kann einen erheblichen Überhang an IT-Mitarbeitern bedeuten.
Beim EDV Outsourcing hingegen wird das entsprechende Fachwissen einfach von außen hinzugekauft und wird wieder abgestoßen, wenn es nicht weiter benötigt wird. Das macht die Planung für den HR-Bereich einfacher und erleichtert den gesamten Prozess. Zudem muss die notwendige Technik nicht angeschafft werden, was auch den Platzbedarf der IT deutlich verringert. Unternehmen können dementsprechend in vielen Bereichen vom Outsourcing profitieren.
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Vorteile von IT Outsourcing
Schauen wir uns die Vorteile des IT Outsourcing einmal genauer an. Denn Vorteile lassen sich auf den verschiedenen Ebenen finden, sodass unterschiedliche Teile des Unternehmens nachhaltig von einer solchen Lösung profitieren können.
Einsparungen in vielen Bereichen
Durch das Outsourcing der IT oder durch das EDV Outsourcing von Teilen der Aufgaben sparen Unternehmen bares Geld. Denn sowohl die IT-Infrastruktur als auch die Mitarbeiter müssen nicht bereitgestellt und bezahlt werden. Je nach Umfang kann es also abzüglich der Kosten für das Outsourcing zu enormen Einsparungen kommen. Darunter fallen unter anderem auch Kosten für Software-Lizenzen, welche Unternehmen zahlen müssen, auch wenn diese nur einen geringen Teil der Arbeitszeit mit diesen Programmen arbeiten. All diese Kosten summieren sich deutlich, was das EDV-Outsourcing immer attraktiver werden lässt. Kleine und große Unternehmen sparen gleichermaßen an den Personalkosten, welche ebenfalls zu den langfristigen Kostenpunkten gehören.
Konzentration im Unternehmen auf Kern-Elemente der Arbeit
Wenn alle Abteilungen des Unternehmens sich auf ihre Kernbereiche konzentrieren können und die dafür notwendigen Arbeiten von externen Dienstleistern erledigt werden, sind Unternehmen in der Regel deutlich produktiver. Vor allem auch, weil Anforderungen für externe Dienstleister und Freelancer viel präziser formuliert werden, als es bei eigenen Unternehmensabteilungen häufig der Fall ist.
Mehr Flexibilität bei wechselnden Aufgaben
Kann sich ein Unternehmen eine eigene IT-Abteilung leisten, ist diese für bestimmte Aufgaben optimiert. Dies ist notwendig, damit die wichtigen Kernaufgaben schnell und sicher erledigt werden. Doch was ist, wenn die Anforderungen sich verändern? Die eigenen Leute weiterbilden kostet nicht nur Geld, sondern vor allem auch Zeit. Neue Leute mit entsprechender Spezialisierung einzustellen ist zudem kaum möglich. Hier kann das IT Outsourcing tatsächlich helfen schnell neue Lösungswege zu etablieren, ohne dafür an den eigenen Bereichen etwas ändern zu müssen. Das Wissen und auch die technischen Möglichkeiten werden einfach von extern eingekauft. Somit gelingt es einfacher, sich den wechselnden Herausforderungen zu stellen. Zudem sorgt dies für einen weiteren Vorteil.
Die Lage am Arbeitsmarkt für Fachkräfte
Besonders in der IT sind in den letzten Jahren die Fachkräfte immer mehr in den Fokus der Aufmerksamkeit geraten. Leider allerdings mit den schlechten Nachrichten, dass immer weniger Fachkräfte für immer mehr Stellen zur Verfügung stünden. Zudem sind viele Spezialisten kaum zu bezahlen, wenn diese exklusiv für nur ein Unternehmen arbeiten sollen. Das macht nicht nur kleinen und mittelständischen Unternehmen, sondern auch den Big Playern der Branche echte Probleme.
Durch das IT Outsourcing hingegen lässt sich dieses Problem umgehen. Ein deutlich geringerer Recruiting-Aufwand und zudem schnellere Reaktionszeiten und eine bessere Flexibilität bei der Bewältigung von Aufgaben sorgen für bessere Abläufe.
Häufig höheres Qualitätsniveau bei den Arbeiten
Sehr häufig steigt die Qualität der Arbeiten mittels IT Outsourcing deutlich an. Dies liegt vor allem daran, dass man für alle Arbeiten und alle Aufgaben motivierte Spezialisten bezahlt, welche dementsprechend eine vereinbarte Leistung erbringen können. Wenn man viele Aufgaben inhouse angeht, werden diese häufig nur nebenher und nicht von den zuständigen Experten erledigt. Hier kommt es somit deutlich häufiger zu Fehlern als beim Outsourcing. Selbstverständlich kann es auch hier zu Fehlern kommen. Dann ist der Dienstleister allerdings auch verpflichtet, diese Fehler zu beheben.
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Wann lohnt sich IT Outsourcing?
Wann sich das Outsourcing rentiert, hängt von den verschiedensten Faktoren ab. Zum einen sind hier die Kosten zu nennen. Ähnlich wie bei den Kosten der App-Entwicklung ist es schwer eine Summe anzugeben, ab welcher sich ein Outsourcing der IT rentiert. Viel mehr stellt sich die Frage nach der Dauer der Lösung und den langfristigen Kosten. Werden Teile der IT dauerhaft benötigt und wohl über lange Zeit nicht verändert, sind Inhouse-Lösungen meist vorteilhafter. Möchte man aber als Unternehmen agil bleiben und die notwendige Flexibilität bei gleichzeitiger Kostenkontrolle erhalten, ist IT Outsourcing das Mittel der Wahl.
Gibt es auch Nachteile beim IT Outsourcing?
Selbstverständlich ist beim EDV Outsourcing auch nicht alles eitel Sonnenschein. Auch hier gibt es schwarze Schafe oder Probleme, die einfach vermeidbar sind. Schlechte Kommunikation und die langfristige Bindung an einen bestimmten Anbieter sind hier die Klassiker. Diese können die schöne Flexibilität wieder minimieren und zudem die Kosten in die Höhe treiben. Ebenfalls kann der Datenschutz zu einem Problem werden. Hier spielt vor allem das Land eine Rolle, in welchem Dein Dienstleister seinen Firmensitz hat. Immer dann, wenn Kundendaten betroffen sind, müssen die rechtlichen Rahmenbedingungen genauer abgeklärt werden.
Wie kann ich IT Outsourcing in meinem Unternehmen nutzen?
Sind die Aufgaben erst einmal definiert, lässt sich das IT Outsourcing in der Regel sehr einfach realisieren. Über ElevateX kannst Du problemlos in kürzester Zeit passende Agenturen, Freelancer und Unternehmen finden, welche für die verschiedenen Aufgaben spezialisiert sind. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt zudem dafür, dass die Aufgaben von echten Experten übernommen werden können. Statt halbgarer oder überteuerter Inhouse-Lösungen können die Aufgaben effektiver ausgelagert werden. Die Grundlage ist immer die klare Definition von Aufgaben und deren Umfang. Nur mit einem gut strukturierten Lastenheft lassen sich Aufgaben und Arbeitsbereiche mittels IT Outsourcing optimal auslagern.
ElevateX Freelancer
FAQs
Was ist IT Outsourcing?
Beim IT Outsourcing werden einzelne Aufgaben oder die gesamte IT des Unternehmens an externe Auftragnehmer oder Freelancer vergeben. So lassen sich Strukturen im Unternehmen verschlanken.
Was sind Vorteile von IT Outsourcing?
Durch das Outsourcing lassen sich Kapazitäten im Unternehmen besser einteilen. Das Unternehmen kann sich auf die eigenen Kernkompetenzen konzentrieren. Zudem werden viele IT-Aufgaben durch die Vergabe an Spezialisten besser und effizienter ausgeführt. Unternehmen sparen zudem oft bares Geld bei besserem Leistungsumfang.
Wie kann ich IT Outsourcing nutzen?
Um die eigenen Aufgaben auszulagern ist es wichtig, mit den entsprechenden Fachleuten in Kontakt zu kommen. Eine Plattform wie ElevateX ist dafür genau der richtige Weg. Hier kommen Freelancer, Unternehmen und Auftraggeber miteinander in Kontakt und in Verbindung.
Beim IT Outsourcing werden einzelne Aufgaben oder die gesamte IT des Unternehmens an externe Auftragnehmer oder Freelancer vergeben. So lassen sich Strukturen im Unternehmen verschlanken.
Durch das Outsourcing lassen sich Kapazitäten im Unternehmen besser einteilen. Das Unternehmen kann sich auf die eigenen Kernkompetenzen konzentrieren. Zudem werden viele IT-Aufgaben durch die Vergabe an Spezialisten besser und effizienter ausgeführt. Unternehmen sparen zudem oft bares Geld bei besserem Leistungsumfang.
Um die eigenen Aufgaben auszulagern ist es wichtig, mit den entsprechenden Fachleuten in Kontakt zu kommen. Eine Plattform wie ElevateX ist dafür genau der richtige Weg. Hier kommen Freelancer, Unternehmen und Auftraggeber miteinander in Kontakt und in Verbindung.
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