Besonders bei neu gegründeten Start-ups spielt das Geld eine nicht unerhebliche Rolle. Jede Investition in eine neue Projektmanagement Software will daher gut geplant sein. Viel besser ist es allerdings, wenn im Internet Tools heruntergeladen werden können, die von Programmierern kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Wenn du eine Projektmanagement Software die kostenlos ist, suchst, sind die folgenden Produkte zu empfehlen.
Wozu wird eine Projektmanagement Software in Unternehmen genutzt?
Eine Projektmanagement Software ist für dich immer dann empfehlenswert, wenn das Unternehmen eine gewisse Größe hat. Ab einer gewissen Größe sind herkömmliche Planungswerkzeuge für bestimmte Projekte und Abläufe nicht mehr zweckmäßig. Eine Projektmanagement Software, die kostenlos oder kostenpflichtig ist, ersetzt Excel-Tabellen, To-do-Listen und Kalender. Die Funktionen und Informationen, die eine Projektmanagement Software zur Verfügung stellt, ist aber noch viel umfangreicher und kann sogar in der Managementebene zum Einsatz kommen.
Die Projektmanagement Software hält Aufgaben in Listen und Tabellen fest
Zu einer der wichtigsten Aufgaben, die eine Projektmanagement Software erfüllt, zählt das Ressourcenmanagement des Projekts. Sie stellt übersichtlich dar, wer im Projektteam welche Aufgabe wann zu erfüllen hat. Unternehmen, die diese Aufgaben in Listen oder in Tabellen festhalten, verlieren schnell den Überblick über die Ressourcen. Besonders dann, wenn die Mitarbeiter gleichzeitig in abteilungsübergreifenden Projekten tätig sind. Eine Projektmanagement Software stellt dabei eine wichtige Hilfe dar.
In Projekten sind immer die Abstimmung und die Kommunikation besonders wichtig. Eine gute Projekzmanagement Software kann die Arbeit für und während des Projekts maßgeblich vereinfachen, da die Mitarbeiter, also die Ressourcen in den verschiedenen Teams gelistet sind. Die Software bietet einen genauen Überblick über kapazitätsmindernde Tätigkeiten wie:
- Die Urlaubsplanung
- Grundlasten
- Weiterbildungen
- Projektarbeit
Dank der vielen nützlichen Informationen, die dir eine kostenlose Projektmanagement Software bietet, behältst du in jeder Phase des Projekts einen optimalen Überblick. Falls du mehrere Projekte in deinem Unternehmen realisieren und gleichzeitig umsetzen musst, ist eine professionelle Projektmanagement Software ebenfalls unumgänglich.
KEY POINTS
- Projektmanagement Softwares ersetzen traditionelle Planungswerkzeuge und sind bei Unternehmen ab einer bestimmten Größe unverzichtbar.
- Verschiedene PM-Methoden wie Scrum und Kanban bieten unterschiedliche Ansätze und Funktionen.
- Es ist also wichtig, die richtige Software basierend auf den spezifischen Bedürfnissen des Projekts auszuwählen.
Die Kosten spielen bei Projekten eine wichtige Rolle
Ein weiterer Punkt den eine Projektmanagement Software sehr wichtig macht, sind die Kosten. Mit der Projektmanagement Software hast du jederzeit den genauen Überblick über alle Kosten. Durch die vielen verschiedenen Funktionen bietet dir das Programm zahlreiche Controlling-Möglichkeiten. Gleichzeitig kannst du mit der Software den Personaleinsatz für die Projekte effizient steuern.
Welche Unterschiede gibt es bei Projektmanagement Software?
Da sich die Projekte in den Unternehmen unterscheiden, werden selbstverständlich auch unterschiedliche Softwares benötigt. Die Unterschiede von Methoden wie Scrum oder Kanban lassen sich an einfachen Beispielen erklären.
So ist Kanban beispielsweise eine PM Software, die auf den visuellen Aufgaben zur Verwaltung von verschiedenen Arbeitsläufen basiert.
Scrum hingegen ist eine Projektmanagement Software die den Projektteams dabei hilft ihre Arbeit anhand verschiedener Werte, Praktiken und Prinzipien zu strukturieren und gleichzeitig zu verwalten. Man spricht von agilem Projektmanagement.
Das agile Projektmanagement folgt einem iterativen Ansatz. Dies bedeutet, dass sich alle Ereignisse immer wieder wiederholen. Eine Projektmanagement Software die kostenlos ist, liefert dabei in sehr kuzen Abständen verschiedene Ergebnisse oder Teilergebnisse, die durch ein schnelles Feedback von Stakeholdern eingeholt werden kann. Anders als beim klassischen Projektmanagement werden beim agilen Projektmanagement die Termine und Kosten nebensächlich behandelt und oftmals sogar überhaupt nicht berücksichtigt. Im Fokus steht ausschließlich das Endergebnis und die Akzeptanz durch den Endanwender.
Warum lohnt sich eine kostenlose Projektmanagement Software?
Bei einem Projekt wird ein einzigartiges Produkt oder eine einzigartige Dienstleistung geschaffen. Jedes Projekt im Unternehmen hat einen Anfangs- und einen Endtermin, der von einem Team eingehalten werden muss. Des Weiteren stehen immer ein genaues Budget und Projekterwartungen an, die erfüllt werden müssen. Dadurch wird im Unternehmen sichergestellt, dass das Projekt gelingt, die Erwartungen erfüllt werden und die Arbeiten reibungslos ablaufen. Mit einer kostenlosen Projektmanagement Software können die Phasen des Projekts genau festgelegt und eingehalten werden. Diese Phasen sind:
- Der Projektstart
- Die Projektplanung
- Die Projektdurchführung
- Die Projektüberwachung
- Der Projektabschluss
Diese Phasen des Projekts können in Deinem Unternehmen problemlos mit einer geeigneten Projektmanagement-Software, die kostenlos ist, geplant, überwacht und abgeschlossen werden. Du hast zu jedem Zeitpunkt den genauen Überblick und verlierst auch das Budget und den Zeitplan nicht aus den Augen.
Was ist in der Startphase eines Projekts zu berücksichtigen?
Schon in der Startphase des Projekts werden die Anforderungen und Ziele ermittelt. In einem weiteren Schritt werden die bisher durchgeführten Maßnahmen objektiv bewertet. Im nächsten Schritt erfolgt eine Kostenkalkulation und das Budget wird in die Projektmanagement Software eingetragen. Die Startphase wird mit der Definition der Aufgaben um das Produkt oder die Dienstleistung abgeschlossen und mit der Dokumentation begonnen.
Nach der Startphase beginnt die Planungsphase
Mit einer Projektmanagement Software, die kostenlos oder kostenpflichtig ist, wird das Planungsteam zusammengestellt und es wird entschieden, wie die Planung verläuft. Im nächsten Schritt werden der Projektumfang festgelegt und die erforderlichen Ressourcen eingeschätzt. Für alle anfallenden Arbeiten wird ein Zeitplan und ein Kostenvoranschlag erstellt. Für eventuelle Probleme während des Projekts muss eine Risikobeurteilung durchgeführt werden und ein Krisenmanagement für verschiedene Probleme geplant werden. Wenn nötig, müssen für verschiedene Projekte auch behördliche Genehmigungen eingeholt werden.
Die Durchführungsphase
Sobald es in die Phase der Projektdurchführung geht, musst du bemüht sein, die im Projektmanagement festgelegten Ziele zu erreichen. Eine große Hilfe dabei sind die Übersichten in der Projektmanagement Software. Du musst zu jedem Zeitpunkt sicherstellen, dass das Projekt mit dem Managementplan übereinstimmt, in dem deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit den benötigten Ressourcen genau koordiniert werden.
Was muss in der Überwachungs- und Kontrollphase eines Projekts berücksichtigt werden?
In der Überwachungs- und Kontrollphase des Projekts stellst du fest, inwieweit die Arbeiten am Projekt bereits abgeschlossen werden. Durch die Kontrolle und Überwachung werden Probleme sofort erkannt und können gegebenenfalls sofort korrigiert werden. Auch die finanziellen Details sollten in dieser Phase des Projekts immer im Auge behalten werden. Dies ist durch eine Projektmanagement Software jederzeit möglich und im Bedarfsfall kann umgehend nachgesteuert werden.
Was solltest Du während der Abschlussphase eines Projekts beachten?
Der Abschluss eines Projekts ist eine administrative Arbeit, die vorbereitet und durchgeführt werden muss. Mit einer Projektmanagement Software, die kostenlos oder kostenpflichtig ist, kannst du eine Abschlussbewertung erstellen, die dann der Geschäftsleitung vorgelegt werden kann. Mit den Kunden können nach dem erfolgreichen Abschluss die Verträge geschlossen werden.
Projektmanager gesucht?
Wie man die richtige Projektmanagement-Software auswählt
Damit ein Projekt gelingt, müssen einzelne Personen oder komplette Teams mit diversen Tools beim Projektmanagement unterstützt werden. Diese Projektmanagement Software, die kostenlos oder kostenpflichtig ist, muss verschiedene Funktionen mitbringen. Eine sehr wichtige Rolle spielt die Dokumentation der Aufgaben, die Erfassung von Zeiten, die Terminplanung und die Berichterstattung. Diese Funktionen sind für eine Projektmanagement Software zentral:
Das Aufgaben- und Projektmanagement
Die Projektmanagement Software sollte so programmiert sein, dass verschiedene Aufgaben und Projekte geplant, organisiert und verwaltet werden können. Es sollte die Möglichkeit bestehen verschiedene Aufgabenlisten, Zeitpläne, Diagramme und Meilensteine zu erstellen.
Die Zusammenarbeit und die Koordination
Du solltest eine Projektmanagement Software (kostenlos oder kostenpflichtig) wählen, die deine Teammitglieder bei der Zusammenarbeit unterstützt und bei der Kommunikation untereinander hilfreich ist. Für diese Zwecke sollte das Tool Chat-Optionen, E-Mail-Benachrichtigungen, Kommentarfunktionen oder Diskussionsforen bieten.
Die Ressourcenverwaltung ist ein wichtiges Thema
Mit einer Projektmanagement Software, die kostenlos oder kostenpflichtig ist, solltest Du verschiedene Ressourcen wie Mitarbeiter, Materialien und Ausrüstung einfach verwalten können. Dieser Bereich der Software ist optimal ausgestattet, wenn er Dir zusätzlich Kalenderansichten, Ressourcenbelegungsdiagramme und weitere Ressourcenplanungs-Tools bietet.
Die Zeit spielt bei einem Projekt eine nicht unerhebliche Rolle
Die Zeit, die für eine Aufgabe innerhalb des Projekts und für das ganze Projekt benötigt wird, muss geplant und erfasst werden. Mit einer guten Projektmanagement Software kannst Du den Zeitaufwand während des Projekts genau festlegen und verfolgen. Die Software ist für diese Aufgaben mit einem Zeiterfassungs-Tool, einem Timer und einer Projektzeiterfassung ausgestattet.
Das Erstellen von Analysen und Berichten
Wenn du eine Projektmanagement Software (kostenlos oder kostenpflichtig) wählst, solltest du immer einen großen Wert auf Analysen und Berichte legen. Dadurch lassen sich die Leistung deines Teams oder des Projekts leichter messen und letztendlich auch bewerten. Die Projektmanagement Software sollte Funktionen wie Dashboards, Diagramme und die Berichterstellung beinhalten.
Ab wann lohnt es sich zu für Projektmanagement Software zu bezahlen?
Besonders nach der Gründung eines Unternehmens ist die Investition in die richtige IT-Unterstützung im Projektmanagement mit einer kostenpflichtigen Projektmanagement Software eine heikle Angelegenheit. Besonders wenn das Unternehmen schnell wächst, reichen Outlook und verschiedene Excel-Tabellen für ein effektives Projektmanagement nicht mehr aus. Auch wenn mehrere Projekte im gleichen Zeitraum anstehen, reichen diese Tools heutzutage längst nicht mehr aus. Eine Projektmanagement Software, die kostenlos ist, bringt dann oft nur bedingten Erfolg im Unternehmen, weil je nach Anbieter einige Features und Funktionen nicht zur Verfügung stehen.
Die besten kostenlosen Projektmanagement Softwares
Notion
Notion ist eine vielseitige Plattform, auf der du Notizen machen kannst und deine Projekte einfach planbar sind. Du kannst die gesteckten Ziele überwachen und hast dadurch auf der Arbeit alles im Griff. Notion ist für Freiberufler geeignet und kostet pro Zugang monatlich 10 US-Dollar. Bei einem Jahresabo entstehen Kosten von 8 US-Dollar/monatlich.
Trello
Trello ist eine Kanban-basierte PM Software, die dir in einer Cloud zur Verfügung steht. Die Software enthält verschiebbare Karten und Listen. Du kannst zu jedem Projekt Kommentare und Beschriftungen hinzufügen. Du erhältst von Trello eine kostenlose Version mit Einschränkungen oder eine kostenlose Testversion. Die Vollversion kostet pro Zugang 6 US-Dollar/monatlich.
Bitrix24
Bitrix24 ist kostenlos und kann im Unternehmen in den Abteilungen Vertrieb, Marketing, Kommunikation, Projektmanagement, Kundenservice und Online-Zusammenarbeit eingesetzt werden. Die Kommunikation in den Teams ist per Chat oder in Online-Meetings möglich. Die vielseitige Software eignet sich für nahezu alle Unternehmensformen und Freiberufler.
Monday.com
Die cloudbasierte Plattform zur Erstellung von Anwendungen und Projektmanagementsoftware. Auf der Plattform kannst du Arbeitsabläufe automatisieren. Projekte, Aufgaben und Ressourcen lassen sich online verwalten. Monday.com ist eine Projektmanagement-Software, die kostenlos für Einzelpersonen erhältlich ist.
Jira
Jira ist eine vielseitige Webanwendung für das operative Projektmanagement. Die Software wurde entwickelt, um Scrum Teams die Planung und die Verfolgung bei der Erstellung von Produkten zu erleichtern. Jira vereinfacht die Arbeit im gesamten Unternehmen. Die Preise für die PM Software sind gestaffelt und kosten von 1 bis 100 User 8,15 US-Dollar /Benutzer monatlich. Für 101 bis 250 Benutzer fallen monatlich 6,95 US-Dollar an. Nutzen 251 bis 1.000 Mitarbeiter Jira, fallen 5,80 US-Dollar pro Monat an.
MeisterTask
MeisterTask ist eine intuitive Projektmanagement-Software, die in der EU gehostet wird und vollständig EU-DGSVO-konform ist. Sie bietet ein personalisierbares Dashboard und Kanban-Style-Boards für eine übersichtliche Aufgabenverwaltung. Die Software unterstützt Zeitmanagement durch Zeitverfolgung und ermöglicht die Spezifizierung und Kommunikation von Aufgaben. MeisterTask ist besonders für Teams, die Wert auf Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit legen, geeignet. Die Basisversion von MeisterTask ist kostenlos, während die Pro-Version 8,25 Euro pro Benutzer pro Monat kostet. Für größere Teams gibt es die Business-Version zu 20,75 Euro pro Benutzer pro Monat.
ClickUp
ClickUp ist eine vielseitige Projektmanagement-Software, die eine breite Palette an Funktionen für effizientes Arbeitsmanagement bietet. Sie ermöglicht es, Aufgaben, Projekte und Ziele übersichtlich zu organisieren und bietet Tools wie Dokumentation, Mindmaps und Zeitverfolgung. Zudem erleichtert ClickUp die Zusammenarbeit im Team durch Chat-Funktionen und integrierte Kalenderansichten. ClickUp ist in einer kostenlosen Basisversion verfügbar. Für erweiterte Funktionen gibt es kostenpflichtige Pläne: Der Unlimited-Plan für 5 US-Dollar, der Business-Plan für 9 US-Dollar und der Business Plus-Plan für 19 US-Dollar pro Benutzer pro Monat. Für größere Unternehmen gibt es maßgeschneiderte Enterprise-Lösungen.
Airtable
Airtable ist eine flexible Projektmanagement-Software, die sich durch anpassbare Datenbankfunktionalitäten und benutzerfreundliche Oberflächen auszeichnet. Sie bietet verschiedene Ansichten wie Grid, Kalender und Kanban für eine effiziente Projektorganisation. Airtable verfügt über Automatisierungsmöglichkeiten und eine breite Palette an Integrationen. Der kostenlose Basisplan eignet sich gut für kleinere Teams, während erweiterte Pläne, darunter der Teamplan für $24 und der Businessplan für $54 pro Benutzer/Monat, zusätzliche Funktionen für größere Unternehmen bieten. Der Enterprise Scale-Plan bietet erweiterte Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen für umfangreiche Unternehmensanforderungen.
Wrike
Wrike ist eine moderne PM Software für modernes Arbeitsmanagement. Die leistungsstarke Software eignet sich zum Einsatz in verschiedenen Abteilungen. Sie bleiben mit der Software im aktuellen Zeitplan und können eine bessere Risikobewertung durchführen. Wrike ist als Software kostenlos erhältlich. Für expandierende Teams fallen monatlich 9,80 US-Dollar pro Person an. Für alle Teams im Unternehmen werden pro Person 24,80 US-Dollar fällig.
Basecamp
Die PM Software Basecamp ist ein vielseitiges Tool für kleinere Teams. Alle Projekte werden übersichtlich dargestellt und es werden alle Aufgaben für eine bessere Terminplanung übernommen. Es lassen sich auch in kleineren Teams mehrere Projekte gleichzeitig verwalten. Für Freiberufler, Start-ups oder kleinere Teams kostet Basecamp 15 US-Dollar pro Monat und Person. Für eine unbegrenzte Anzahl an Mitarbeitern fallen 299 US-Dollar monatlich an. Die Abrechnung erfolgt jährlich.
InLoox
Mit InLoox lassen sich Projekte in Unternehmen übersichtlich planen, koordinieren und steuern. Die Zusammenarbeit in den Teams der Abteilungen wird dadurch optimiert und vereinfacht. Gleichzeitig sorgt die PM Software für Transparenz, Termintreue und ein optimales Forecasting. InLoox ist für Starter kostenlos. Das Paket Professional kostet 24,95 EUR / pro Benutzer im Monat. Das Paket Enterprise ist für 44,95 EUR / pro Benutzer im Monat erhältlich. Kunden mit einem eigenen Server bezahlen 39,95 EUR/pro Benutzer monatlich.
Factro
Factro hebt sich als Projektmanagement-Software durch seine intuitive Bedienung hervor. Es zielt darauf ab, die Zusammenarbeit in Organisationen agiler, strukturierter und produktiver zu gestalten. Besondere Merkmale sind unter anderem die Möglichkeit, externe Personen als Gastnutzer einzuladen, die Verfügbarkeit einer mobilen App für Teamarbeit von unterwegs, und die Schaffung von Transparenz durch Echtzeit-Benachrichtigungen und vielfältige Ansichten wie Kanban Boards und Projektstrukturpläne. Factro ist besonders für den deutschen Mittelstand geeignet und bietet eine kostenlose Basisversion sowie verschiedene kostenpflichtige Pläne, die mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen und preislich zwischen 7,99 Euro und 29,99 Rueo liegen
Planio
Planio ist eine vielseitige Projektmanagement-Software, die sich sowohl für agile als auch für traditionelle Projektmanagement-Methoden eignet. Kernfunktionen sind Issue-Tracking, Versionskontrolle, Help Desk, Dateisynchronisation, Wikis und Chat. Mit Planio können Sie Aufgaben und Bugs verfolgen, leistungsfähige Workflows erstellen und Dateien sowie Wissen innerhalb Ihres Teams teilen. Die Software unterstützt sowohl Scrum als auch traditionelle Techniken wie Meilensteine und Gantt-Charts. Planio bietet eine mobile App für den Zugriff von überall und legt einen hohen Wert auf Datensicherheit. Sie ist ideal für Teams, die eine flexible und umfassende Projektmanagementlösung suchen. Die Software ist für die ersten 30 Tage kostenlos, danach gibt es vier verschiedene Abo-Modelle, die zwischen 19 Euro und 149 Euro pro Monat kosten.
Agantty
Agantty ist ein kostenloses und benutzerfreundliches Projektmanagement-Tool, das auf der Basis eines Gantt-Diagramms arbeitet. Es ermöglicht die Organisation und Planung einer unbegrenzten Anzahl von Projekten, Aufgaben und Teams. Die Features umfassen eine klare Übersicht über alle Projekte und Aufgaben, um Fristen und Meilensteine nicht zu verpassen, sowie eine Aufgabenübersicht und Teamarbeitsoptionen. Agantty bietet Drag & Drop-Funktionalität und Rechteverwaltung. Es ist ideal für kleine und mittelgroße Teams, die eine strukturierte Arbeitsweise in einem einfachen Interface suchen.
Zoho
Zoho Projects ist eine umfassende Projektmanagement-Plattform, die für erhöhte Produktivität und verbesserte Teamkollaboration konzipiert ist. Sie ermöglicht es Ihnen, Projekte zu planen, die Arbeit effizient zu verfolgen und mit globalen Teams zusammenzuarbeiten. Mit Funktionen wie Gantt-Diagrammen zur visuellen Projektplanung, Zeiterfassung, Aufgabenautomatisierung und umfangreicher Anpassbarkeit bietet Zoho Projects eine flexible Lösung für unterschiedlichste Anforderungen. Außerdem unterstützt es die Integration mit vielen anderen Zoho-Apps und Drittanbieter-Apps, um eine nahtlose Arbeitsumgebung zu schaffen. Zoho Projects wird für seine funktionsreiche Gestaltung und Benutzerfreundlichkeit geschätzt. Neben der kostenlosen Version gibt es das Premium-Paket für 5 Euro monatlich oder das Enterprise-Paket für 10 Euro, beide ermöglichen eine unbegrenzte Anzahl von Projekten.
Werkstatt42
Werkstatt42 ist eine webbasierte Projektmanagement-Software, die sich durch Einfachheit und Effizienz auszeichnet. Sie unterstützt Teams bei der Verteilung und Überwachung von Aufgaben, dem sicheren Austausch von Dateien und der effektiven Kommunikation. Werkstatt42 ermöglicht es, Projekte und Gruppenarbeiten von überall aus zu organisieren, wobei die Software besonders für kleine Unternehmen, Freiberufler und Vereine geeignet ist. Sie bietet auch Funktionen wie Gruppenkalender, Foren für Teamkommunikation und Tools zur Projektverwaltung, wodurch das Tool sowohl übersichtlich als auch leicht zu bedienen ist. Werkstatt42 bietet flexible Abonnement-Optionen an, darunter kostenlose, Bronze-, Silber- und Gold-Pläne, die jeweils unterschiedliche Mengen an Projekten und Speicherplatz zu verschiedenen Preispunkten beinhalten, um den Bedürfnissen verschiedener Teams gerecht zu werden.
Fazit
Mit einer Projektmanagement Software, die kostenlos oder kostenpflichtig ist, lassen sich Projekte einfacher und effizienter verwirklichen als mit Excel-Tabellen, Outlook oder Listen. Durch die Projektmanagement Software hast du stets alle Ressourcen im Blick und kannst gegebenenfalls nachsteuern. Eine kostenpflichtige Variante einer Projektmanagement Software lohnt sich immer dann, wenn dein Unternehmen schnell wächst und du viele Projekte zu betreuen hast
Mit einer Projektmanagement Software lassen sich Projekte genau planen, durchführen, überwachen und analysieren.
Zur Projektmanagementsoftware, die kostenlos erhältlich ist, zählen Tools wie Notion, Trello, Bitrix24, Monday.com, Jira und MeisterTask sowie ClickUp, Airtable, Wrike, Basecamp, InLoox, Factro, Planio, Agantty, Zoho und Werkstatt42.
Welche Projektmanagement Software du wählst, hängt von den Aufgaben ab, die sie erfüllen sollte. Eine gute Projektmanagement Software, die kostenlos oder kostenpflichtig ist, sollte auf jeden Fall über einen Abnahme- und Freigabe-Workflow verfügen. Dadurch wird das Delegieren von Aufgaben und das Prüfen von Arbeitsergebnissen leichter.
