In der heutigen Zeit stehen IT-Leiter vor immer größeren Herausforderungen. Die Anforderungen steigen kontinuierlich, während die Ressourcen oft gleichbleiben oder sogar knapper werden. Doch wie kann man mit kleinen Teams und begrenzten Mitteln dennoch mehr erreichen? In diesem Podcast-Folge werden wir uns mit genau dieser Frage auseinandersetzen und Lösungsansätze für effizientes Arbeiten vorstellen.
Herausforderung 1: Kapazitätsgrenzen bei gleichbleibendem Budget
Oftmals liegt das Problem nicht darin, dass das Team zu klein ist, sondern dass ineffiziente Arbeitsabläufe und Prozesse die Kapazitätsgrenzen belasten. Eine Möglichkeit, diesem Problem zu begegnen, ist die Automatisierung und Optimierung von Prozessen. Indem man auf Tools zur Automatisierung setzt, können wiederkehrende Aufgaben effizienter erledigt werden. Zum Beispiel könnte ein regelmäßig aktualisierter Report, der bisher manuell erstellt wurde, automatisiert werden. Dadurch spart man Zeit und gewinnt mentalen Freiraum für wichtigere Aufgaben. Infrastrukturautomatisierung, CI-Pipe und Projektmanagement-Tools wie Jira oder Trello können ebenfalls helfen, den Workflow zu verbessern. Zudem empfehlen wird das Tool Sapier, um Aufgaben über verschiedene Tools hinweg zu automatisieren. Manchmal ist auch weniger mehr, daher sollte der Technologie-Stack rationalisiert werden, um unnötigen Aufwand zu vermeiden.
Erfolgreiche Umsetzung bei ElevateX
Bei ElevateX setzen wir seit vielen Jahren bewusst auf kleine Teams und legen großen Wert auf Effizienz, Schnelligkeit und Qualität. Indem wir unsere Prozesse genau analysieren und optimieren, gelingt es uns, auch mit begrenzten Ressourcen viel zu erreichen. In unserer Podcast-Folge zum Thema „Prozess-Blueprint“ haben wir ausführlich über unsere Vorgehensweise gesprochen. Dabei visualisieren wir die Prozesse mithilfe von Flowcharts, identifizieren Engpässe und arbeiten gezielt an deren Lösung. Durch den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben und die konzentrierte Arbeit daran steigern wir die Effizienz und erzielen bessere Ergebnisse.
Herausforderung 2: Spezielle Skills benötigt, aber begrenztes Budget
Wenn bestimmte Fähigkeiten im Team fehlen, ist es oft nicht möglich oder nicht sinnvoll, neue Mitarbeiter einzustellen. Hier bietet sich die Investition in die Weiterbildung der bestehenden Teammitglieder an. Dadurch werden nicht nur die Fähigkeiten im Team gesteigert, sondern auch die Mitarbeiterbindung erhöht. Lernplattformen wie Coursera oder Udemy bieten eine Vielzahl von Kursen und ermöglichen es den Teammitgliedern, sich gezielt weiterzubilden. Zudem kann man auf die Erfahrung von Experten zurückgreifen, sei es durch interne Mentoring-Programme oder die Zusammenarbeit mit externen Freiberuflern. Auch KI-gestützte Tools wie ChatGPT können bei der Wissensvermittlung und Lösungsfindung unterstützen.
Herausforderung 3: Umgang mit Burnout-Gefahr
Arbeitsbelastung und hoher Stresspegel können zu Burnout führen und die Produktivität des Teams beeinträchtigen. Eine gesunde Work-Life-Balance ist hierbei entscheidend, aber oft leichter gesagt als getan. Es ist wichtig, realistische Ziele zu setzen und regelmäßig zu überprüfen, ob diese erreichbar sind. Wenn die Ziele zu hoch gesteckt sind und das Team permanent Überstunden leisten muss, sollte man überdenken, ob diese Ziele realistisch sind oder ob es Möglichkeiten gibt, die Arbeitslast besser zu verteilen. Studien haben gezeigt, dass kürzere Arbeitswochen teilweise sogar zu einer höheren Produktivität führen können. Eine klare Kommunikation von Aufgaben und Erwartungshaltungen hilft ebenfalls dabei, die Arbeitsbelastung zu steuern. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Mitarbeiter an den Aufgaben arbeiten, in denen sie ihre Stärken ausspielen können.
Fokus und Priorisierung
Um effizient zu arbeiten, ist es wichtig, den Fokus auf die relevanten Aufgaben zu legen. Nicht alles muss gleichzeitig erledigt werden. Durch eine klare Priorisierung der Aufgaben kann man diejenigen identifizieren, die den größten Impact haben und sich darauf konzentrieren. Manchmal ist weniger mehr, und indem man unwichtige Aufgaben eliminiert, schafft man Raum für wichtigere und dringendere Aufgaben. Ein anschauliches Beispiel hierfür ist die Metapher mit den Gläsern und dem Wasserpegel. Verteilt man das Wasser gleichmäßig auf alle Gläser, passiert wenig. Gießt man jedoch gezielt Wasser in ein Glas, steigt der Wasserpegel und es erzielt einen Effekt. Die Priorisierung und Fokussierung der Aufgaben ist also entscheidend.
Umsetzung der Tipps in der Praxis
Als Führungskraft mit einem vollen Terminkalender kann es herausfordernd sein, Zeit für die Umsetzung dieser Tipps zu finden. Hier sind einige Vorschläge, um damit umzugehen:
- Blocker im Kalender setzen: Reserviere regelmäßig Zeitblöcke, um dich auf bestimmte Themen zu konzentrieren und Engpässe anzugehen. Schaffe dir so einen geschützten Raum für die Umsetzung dieser Maßnahmen.
- Delegation und Eigenverantwortung: Fördere eine Kultur der Eigenverantwortung im Team und ermächtige die Mitarbeiter, proaktiv an Prozessen und Entscheidungen mitzuwirken. Delegiere Aufgaben, die andere genauso gut oder sogar besser erledigen können, und schaffe so Freiräume für dich selbst.
- Kommunikation und Transparenz: Teile die Vision und die Ziele des Teams mit allen Mitgliedern. Eine transparente Kommunikation schafft Verständnis und Zusammenhalt im Team und fördert die Motivation zur Umsetzung der gemeinsamen Ziele.
