Es müssen nicht immer fest angestellte Mitarbeiter sein – 70 Prozent der Kleinunternehmen in den USA nutzen Freelancer für ihre Projekte. Auch in Deutschland nimmt die Zahl zu. Vor allem in der IT-Branche werden verstärkt freiberuflich arbeitende Spezialisten beschäftigt. Laut der Studie IT-Freiberufler 2021 von IDG Research Services setzten 78 Prozent der befragten Unternehmen externe Arbeitskräfte im Bereich der Informationstechnologie ein. Insbesondere eine hohe fachliche Kompetenz und Flexibilität sprechen für die Beschäftigung. Allerdings ist ein effizientes Freelancer Onboarding essenziell für die Integration ins Unternehmen. In diesem Beitrag erfährst Du per Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Du versierte Freiberufler effektiv an Bord holst und warum ein gutes Onboarding dieser wichtig ist.
Was versteht man unter Onboarding?
Der englische Begriff Onboarding bezieht sich auf den Prozess der Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Im Zusammenhang mit Freiberuflern beschreibt das Onboarding die Schritte, mit welchen externe Fachleute in Projekte integriert werden, die sie für das Unternehmen durchführen sollen.
Beim Freelancer Onboarding handelt es sich um ein Konzept aus dem Bereich des Personalmanagements. Es verwendet Maßnahmen, die darauf abzielen, es den Mitarbeitern zu erleichtern, sich in das neue Unternehmen einzufinden. Obwohl Freelancer nicht fest angestellt sind, ist ein strukturiertes Onboarding wichtig. Damit stellst Du sicher, dass die Freiberufler die Erwartungen des Unternehmens verstehen und in der Lage sind, die ihnen zugewiesenen Aufgaben effizient und effektiv zu erledigen. Egal, ob es Du für den Bereich Softwareentwicklung, Big Data oder Projektmanagement suchst, ein ideales Freelancer Onboarding ist in allen Fachgebieten sinnvoll.
KEY POINTS
- Freelancer Onboarding definiert den Prozess, externe Mitarbeiter in das Unternehmen zu integrieren.
- Effektives Freelancer Onboarding ist ratsam, um eine emotionale Bindung zum Unternehmen und eine hohe Motivation der Mitarbeiter zu erzielen.
- Fürs Freelancer Onboarding ist es wichtig, persönlichen Kontakt herzustellen sowie unternehmensspezifische Informationen und erforderliche Tools für eine optimale Aufgabenbewältigung bereitzustellen.
Onboarding: Freelancer vs. Festangestellte
Das Onboarding von fest angestellten Mitarbeitern und Freelancern unterscheidet sich in mehreren Aspekten, da die Arbeitsbeziehung und die Erwartungen an diese beiden Gruppen unterschiedlich sind. Jemanden willkommen zu heißen und in das Team zu integrieren, der nur für eine begrenzte Zeit im Unternehmen ist und eher von zu Hause arbeitet, kann schwierig sein. Es mangelt an persönlichen Gesten und teambildenden Unternehmungen wie ein gemeinsames Mittagessen, die für eine emotionale Bindung wichtig sind.
Auch praktisch gesehen bringt die Remote-Einarbeitung von kompetenten Freelancern einige Herausforderungen mit sich. Die Schulung von externen Fachleuten sollte über ein durchdachtes System erfolgen. Steht das nicht zur Verfügung, kann eine Zusammenarbeit mit E-Learning-Spezialisten weiterhelfen. Zudem ist es essenziell, klare Erwartungen zu definieren und diese an den festgelegten Zeitrahmen festzumachen. Du solltest deutlich und verständlich kommunizieren, was innerhalb einer bestimmten Zeitspanne zu erledigen ist.
Die externe Personalbeschaffung hält ein paar Schwierigkeiten bereit, über die Unternehmen Bescheid wissen sollten. Lassen sich diese im Unternehmen leicht überwinden, kann im Betrieb eine innovative Entwicklung durch die Beschäftigung von Freelancern herbeigeführt werden.
Warum Freelancer Onboarding wichtig ist
Das Einstellen neuer Mitarbeiter erfordert Zeit, Geld und Engagement. Es liegt daher im Interesse jedes Unternehmens, geeignete Arbeitskräfte zu halten und eine hohe Fluktuationsrate zu vermeiden. Grundlegend sind die Qualität der Einarbeitung sowie die emotionale Bindung an den Arbeitsplatz. Das gilt nicht nur für fest angestellte Mitarbeiter. Eine solide Einarbeitungsstrategie ist auch bei externen Fachkräften von Bedeutung. Ein missglücktes Onboarding bewirkt:
- Verzögerte Starttermine für Projekte und Dienstleistungen
- Wiederholte Missverständnisse und nötige Überarbeitungen, die Frustration verursachen
- Eine geringere Beteiligung und daraus resultierender Ausstieg aus dem Projekt
- Ausstehende Gebühren, die vom Freiberufler aufgrund verspäteter Zahlungen erhoben werden
Mit gutem Freelancer Onboarding lässt sich das vermeiden. Die neuen Mitarbeiter werden durch eine gezielte Einarbeitung auf ihre künftigen Aufgaben und Verantwortlichkeiten vorbereitet und in das Unternehmen fest integriert. In Bezug auf ihre Einbindung in das Team und die gesamte Unternehmenskultur spielt ein hervorragendes Onboarding ebenfalls eine wichtige Rolle. Bestimmte Maßnahmen führen dazu, dass Freelancer:
- Sich besser willkommen fühlen
- Stärker eingebunden werden
- Motivierter sind, ein Projekt produktiv und erfolgreich abzuschließen
Ein optimaler Einarbeitungsprozess ermöglicht es zudem, klare Erwartungen auf beiden Seiten zu setzen. Das kann Dir später Probleme ersparen und Missverständnisse vermeiden. Vermittelst Du direkt einen positiven Eindruck, kann dies maßgeblich den Rest der Zusammenarbeit bestimmen.
Vorteile von effektivem Freelancer Onboarding
Mit einem idealen Freelancer Onboarding kannst Du mehr Produktivität von externen Mitarbeitern erzielen und Dir Wettbewerbsvorteile sichern. Es gibt nicht viele Unternehmen, die eine gute und reibungslose Einarbeitung von Freiberuflern umsetzen. Damit bietet sich durch ein erstklassiges Onboarding die Gelegenheit, sich von Mitbewerbern abzuheben. Ein effizientes Freelancer Onboarding bewirkt, dass sich die neuen Mitarbeiter im Unternehmen wohl fühlen und sich als Teil des Teams betrachten. Auf diese Weise steigt die Motivation, ein Projekt bestmöglich, schnell und den Vorgaben entsprechend umzusetzen. Zeigt der eingesetzte Freelancer ein starkes Engagement, bringt dies im Allgemeinen Vorteile fürs Unternehmen.
- Externe Mitarbeiter sehen sich als Teil des Teams
- Erhöhte Produktivität von Freelancern
- Bessere Behauptung gegenüber Mitbewerbern
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Wie lange sollte das Freelancer Onboarding dauern?
Die Dauer vom Freelancer Onboarding hängt von verschiedenen Faktoren ab und kann zwischen einigen Wochen und drei Monaten dauern. Ein längeres Onboarding solltest Du vermeiden, um mögliche Verlustrisiken fürs Unternehmen zu unterbinden. Zudem deutet ein viele Monate dauerndes Freelancer Onboarding darauf hin, dass die Prozesse zum Integrieren der externen Mitarbeiter nicht effizient und verbesserungswürdig sind. Bei der Planung einer Einarbeitung solltest Du dennoch ausreichend Zeit einplanen, um die wichtigsten Punkte auf der Checkliste abzuarbeiten. Zudem ist eine Zeitspanne für Rückfragen zu berücksichtigen. Immerhin sollte das Onboarding eher interaktiv und nicht vorwiegend instruktiv sein.
Schritt für Schritt zum Freelancer Onboarding
Ein erfolgreiches Freelancer Onboarding umfasst mehrere Schritte. Damit der Prozess reibungslos erfolgt und das jeweilige Projekt mit Motivation effektiv bearbeitet wird, solltest Du vor allem Wert auf eine emotionale Bindung ans Unternehmen und eine genaue Kommunikation der angeforderten Aufgaben nach Zeitplan legen.
Schritt 1 - Sammle alle erforderlichen Vertragsdaten
In einem ersten Schritt geht es um das Einholen wichtiger Informationen zum Freelancer und nötiger Daten für einen Vertragsabschluss. Das inkludiert:
- Vollständiger Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Auftragnehmers
- Referenzen des externen Mitarbeiters
- Steueridentifikationsnummer und Zahlungsinformationen des Freelancers
Damit Zahlungen zeitgerecht erfolgen, solltest Du die erforderlichen Daten frühzeitig dem Finanzteam mitteilen. Eine Verzögerung bei der Auszahlung kann die Arbeitsbeziehung und damit eine erneute Zusammenarbeit gefährden.
Schritt 2 - Sorge für eine Unterzeichnung von Vereinbarungen und sichere wichtige Dokumente
Neben dem Arbeitsvertrag müssen in der Regel Dokumente wie Datenschutz– und Geheimhaltungsvereinbarungen signiert werden. Es ist sinnvoll, diesen Schritt zu automatisieren und ein spezielles Verwaltungsprogramm zu nutzen. Dieses kann den Prozess zeitsparend gestalten, standardisieren und gewährleisten, dass alle Verträge und Dokumente an einem sicheren Ort gespeichert werden.
Schritt 3 - Organisiere ein persönliches Treffen
Um eine bessere Verbindung zum Unternehmen zu erreichen, solltest Du anstelle eines Telefonats und einer E-Mail-Korrespondenz auf persönlichen Kontakt setzen. Wenn der Freelancer die Menschen sehen kann, mit denen gearbeitet wird, trägt das zur Loyalität bei. Außerdem wird der externe Mitarbeiter offener kommunizieren, je besser er oder sie die Kollegen kennt. Erfolgt der Kontakt lediglich per schriftlicher Kommunikation, kann dies die Motivation fürs Projekt und das Interesse an einer erfolgreichen Zusammenarbeit mindern. Auch Videochats können zu einer engeren Verbindung beitragen. Wichtig ist, einen visuellen Aspekt zu setzen, um mehr Verständnis und Verbundenheit zu erzeugen.
Schritt 4 - Besprich die Erwartungen, Ziele und Unternehmensstrukturen
Freiberufliche Mitarbeiter benötigen eine konkrete Anleitung, um das Projekt erfolgreich zu starten. Eine genaue Information darüber, wie und wann Aufgaben zu erledigen sind, dient als grundlegende Struktur für das Vorhaben. Es kann sein, dass Dein HR-Manager nicht optimal über abteilungsspezifische Abläufe informiert ist. Deshalb ist es eine gute Idee, sich vor der Einstellung von freiberuflichen Mitarbeitern mit den relevanten Abteilungen zusammenzusetzen und eindeutige Vorlagen zu erstellen. Diese Dokumente sollten alle Informationen enthalten, die Freelancer für einen erfolgreichen Start im Unternehmen benötigen. Inhalte könnten sein:
- Ein spezifischer Plan zum Ablauf und Zeitspannen im Hinblick auf das Projekt.
- An wen sich freiberufliche Mitarbeiter wenden sollten, wenn sie Fragen zu Zahlungen, Abläufen, Systemen oder eingesetzten Tools haben. Gib hier am besten die Namen und E-Mail-Adressen relevanter Ansprechpartner an.
- Hat das Unternehmen spezifische Konventionen für die Dateibenennung, dann sollten das auch die freiberuflichen Mitarbeiter kennen. Zudem ist über bestimmte Routinen für die Interaktion mit Projekten und Kunden zu informieren.
- Informationen zu Bürozeiten, Zugangscodes und Sicherheitsverfahren sind ebenfalls essenziell, wenn externe Arbeitskräfte vor Ort eingesetzt werden.
Die Darstellung dieser Informationen ermöglicht es freiberuflichen Mitarbeitern, sich besser auf ihre Aufgaben vorzubereiten und unnötige Reibungspunkte zu vermeiden. Achte stets darauf, dass neue Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, an wen sie sich bei Fragen wenden können und bis zu welchem Zeitpunkt die Aufgaben zu erledigen sind.
Schritt 5 - Statte die Freelancer adäquat aus
Statte Deine Freelancer vom ersten Arbeitstag an mit relevanter Software und Informationen aus, die für die Remote-Abeit erforderlich sind. Von notwendigen Passwörtern über Benutzernamen bis hin zu wichtigen Links und Programmen sollten externe Mitarbeiter auf alles zugreifen zu können, was sie für die ordnungsgemäße Ausführung ihrer Aufgaben benötigen. Das stellt eine einwandfreie Einarbeitung sicher und reduziert Komplikationen bei der Zusammenarbeit. Hierbei solltest Du den Datenschutz beachten, damit die Zusammenarbeit im Rahmen rechtlicher Bestimmungen erfolgt.
Schritt 6 - Hole Feedback ein
Es ist ratsam, im stetigen Kontakt mit Freelancern zu stehen und Rücksprache zu halten. Informiere Dich bei einer Zusammenarbeit über mögliche Diskrepanzen und nimm die Anzeichen für ein fehlendes Engagement ernst. Ein Feedback einzuholen kann dabei helfen, systemische Problematiken bei externen Mitarbeitern zu erkennen und zu beheben. Deine Auftragnehmer um gelegentliches Feedback zu bitten, dient dazu:
- Vertrauen auf beiden Seiten aufzubauen
- Ein hohes Engagement aufrechtzuerhalten
- Die gesamte operationale Effizienz zu verbessern
Fazit
Ein erfolgreiches Freelancer Onboarding ist geprägt von Engagement auf beiden Seiten. Der ideale Einarbeitungsprozess definiert die Erwartungen klar und gewährleistet eine Bereitstellung wichtiger Informationen und Tools zur effizienten Erledigung der erforderlichen Aufgaben. Durch persönlichen Kontakt zu externen Mitarbeitern kannst Du die Bindung an das Unternehmen und die Motivation der Freelancer steigern. Über Feedback-Gespräche lassen sich Diskrepanzen ausmachen und ausmerzen und damit ein effektives Onboarding erzielen.
Freelancer Onboarding umfasst jegliche Maßnahmen, die für eine Integration externer Mitarbeiter erforderlich sind.
Mit optimalem Onboarding von Freelancern gewährst Du eine effiziente Zusammenarbeit und sorgst für ein hohes Engagement der externen Arbeitskräfte.
Das erfolgreiche Freelancer Onboarding erfolgt über eine Einarbeitung in das jeweilige Unternehmensprojekt mittels persönlichen Kontakt, Ausstattung mit unternehmensspezifischen Informationen sowie erforderlicher Software und Zugangsdaten.
