Weltweit setzen immer mehr Unternehmen auf externes Personal, um ihre Arbeitskapazität zu steigern und Know-how einzukaufen. Besonders im nordamerikanischen und asiatischen Raum ist der Einsatz externen Personals unter der Bezeichnung „Staff Augmentation“ längst geläufig. Bei uns hingegen stellt diese Art der Personalerweiterung noch ein weitgehend ungenutztes Konzept dar. Ein Konzept, das durch Fachkräftemangel und die beschleunigte Digitalisierung an Fahrt aufnimmt, und das wir Ihnen genauer vorstellen möchten, damit Sie auch davon profitieren können.
Was ist Staff Augmentation?
Man versteht unter Staff Augmentation den temporären Einsatz externen Personals. Anders als beim klassischen Projekt-Outsourcing bleiben dabei die Kontrolle und Verantwortung im Unternehmen selbst. Staff Augmentation kann helfen, wenn Unternehmen Teamüberlastungen vorbeugen oder Kapazitätslücken füllen möchten. Darüber hinaus bringt externes Personal Fähigkeiten und Wissen mit, welches Wettbewerbsvorteile schaffen kann. Genauso wie die Anzahl Freelancer zunimmt, wächst auch Staff Augmentation.
Worauf muss ich bei der Umsetzung von Staff Augmentation achten?
Um das Potenzial externer Fachkräfte zielführend zu nutzen, sind folgende Punkte zu beachten:
Externes Know-How
Spezielle Fähigkeiten, die feste Mitarbeiter nicht besitzen, können durch externes Personal ins Unternehmen geholt werden. Wichtig dabei ist, das gewonnene Know-how nach Beendigung der Zusammenarbeit im Unternehmen zu halten. Grundbaustein hierfür ist das On- und insbesondere das Offboarding. Wir haben einen sehr umfassenden Artikel hierfür in unserem Blog. Sie finden den Artikel hier.
Interne Maßnahmen
Um mit externem Personal zusammenzuarbeiten, müssen vorher interne Maßnahmen getroffen werden. Ein Onboarding-Prozess zu Beginn dient in der Regel dazu, dass der neuen Arbeitskraft wichtige Daten übermittelt, Zugangsdaten erteilt und gegebenenfalls Software bereitgestellt werden.
Klare Kommunikation
Zudem sind zu Beginn Kommunikationsstandards abzuklären, z.B. welche Ansprechpartner zuständig sind und wie Feedback übermittelt wird. Das betreffende Team sollte über neues Personal in Kenntnis gesetzt werden und dabei die Teamintegration richtig angehen. Tipps dazu finden Sie in unserem Blogbeitrag zur Teamintegration.
Integration
Am Ende der Zusammenarbeit erfolgt das Offboarding, mit dem das externe Personal aus dem Unternehmen verabschiedet wird. Dabei ist, wie erwähnt, die Übermittlung von Know-how von Bedeutung. Grundlegend sollten Unternehmen bereits bei der Kandidatensuche nach solchen Experten Ausschau halten, die gut im Team arbeiten können und bereit sind, ihr Wissen mit festangestellten Mitarbeitern zu teilen. So profitiert das Unternehmen nicht nur kurzfristig während der Beauftragung von den Fähigkeiten des Freiberuflers, sondern eignet sich auch langfristig nützliche Fähigkeiten an. Insgesamt ist das On- und Offboarding entscheidend, wenn es darum geht, Know-how langfristig im Unternehmen zu halten.
Wann ist Staff Augmentation die richtige Lösung?
Externes Personal für (fast) alle Fälle?
Man unterscheidet unterschiedliche Fähigkeitsstufen des externen Personals, die für unterschiedliche Einsatzgebiete benötigt werden:
- Externes Personal ohne besondere Fähigkeiten
In dieser Kategorie der Staff Augmentation werden keine besonderen Fähigkeiten erwartet. Zu den Einsatzgebieten zählt beispielsweise einfache Produktionsarbeit oder das Auffüllen von Regalen in Warenhäusern. - Externes Personal mit Grundfähigkeiten
Grundfähigkeiten werden vorausgesetzt, aber ein hohes Wissenslevel wird nicht benötigt. Entsprechende Aufgaben können einfache Übersetzungen oder auch Schreibarbeiten sein. - Externes Personal mit spezialisierten Fähigkeiten
Als Highly-Skilled wird externes Personal bezeichnet, das ein gewisses fortgeschrittenes Wissenslevel und spezielle Fähigkeiten besitzt. Dafür wird meist Erfahrung und genügend Weiterbildung benötigt. Zu den Einsatzbereichen gehören viele Positionen in der IT, beispielsweise in der Softwareentwicklung.
Sie fragen sich, ob eine Personalerweiterung bzw. Staff Augmentation für Ihr Unternehmen in Frage kommt? Wir möchten Ihnen dazu drei grundlegende Überlegungen an die Hand geben:
Wann ergibt Staff Augmentation am meisten Sinn?
Staff Augmentation kann eine gute Lösung sein, wenn Unternehmen ihre Arbeitskapazität erhöhen wollen, zum Beispiel bei temporären Arbeiten, Auftragsspitzen oder erhöhter Produktion. Insbesondere in Zeiten wirtschaftlichen Aufschwungs, aber auch während einer Rezession ist die Flexibilität, die Staff Augmentation bietet, hilfreich. Externes Personal kann zudem als Brücke dienen, um feste Mitarbeiter so lange zu ersetzen, bis diese neu eingestellt werden können. Darüber hinaus hat eine recht neue Studie gezeigt, dass Unternehmen, die Freiberufler nutzen, von Umsatz- und Beschäftigtenwachstum profitieren können. Wir haben die Studie anhand von Beispielen aus der Wirtschaft hier für euch erläutert.
- Projektdauer
Staff Augmentation kann helfen, die Anforderungen einer Organisation auf einzigartige Weise zu erfüllen. Dennoch ist es nicht für jedes Szenario die perfekte Lösung. Personalerweiterung ist in der Regel am besten für kurzfristige Projekte (max. 2–3 Jahre Projektdauer) geeignet. Es kann für Unternehmen trotzdem sinnvoll sein, externe Mitarbeiter für längere Projekte zu engagieren, wobei in diesem Fall eine Outsourcing-Lösung oft die bessere Option darstellt.
- Geheimhaltung
Einige Projekte sind von geheimer Natur und beinhalten kritisches geistiges Eigentum. In diesen Fällen sollten Lösungen zur Personalverstärkung sorgfältig evaluiert werden. Dabei gilt: Eine mit einem Auftragnehmer unterzeichnete Vereinbarung ist genauso „kugelsicher“ wie eine Vereinbarung mit einem Vollzeitmitarbeiter. Unternehmen sollten trotzdem langsam und mit Vorsicht vorgehen, wenn Sie zusätzliche Mitarbeiter für streng geheime Projekte anheuern.
- Einarbeitungszeit
Bei Staff Augmentation wird im Vergleich zu Festanstellungen oft nur ein Bruchteil der Einarbeitungszeit benötigt, da meist sehr erfahrene und hochqualifizierte Experten an Bord geholt werden. Dennoch ist die Einarbeitungszeit auch bei externem Personal wichtig und sollte gewissenhaft und ausführlich erfolgen. Nur so können sowohl interne wie externe Mitarbeiter dieselben Ziele verfolgen und gemeinsam darauf hinarbeiten.
Grundsätzlich sollten Sie sowohl die Art des Projekts als auch das von außen einzusetzende Personal mit der eigenen Unternehmensstrategie abgleichen. Entscheidend für den Erfolg ist schließlich die Zielsetzung, sprich das gemeinsame Definieren der Ziele sowie eine gute Kommunikation zwischen internem und externem Personal.
Probleme und Lösungsansätze, die bei der Arbeit mit Freelancern auftreten können, haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengefasst.
Welche Vorteile bringt mir Staff Augmentation?
Generell sind die Vorteile von Staff Augmentation vielfältig. Wir können hier vier grundlegende Nutzen unterscheiden:
- Flexibilität in der Umsetzung
Einer der größten Vorteile, die Staff Augmentation mit sich bringt, ist die Flexibilität. Zum einen können Firmen durch Staff Augmentation kurzfristige Engpässe unmittelbar schließen – und das über einen unbestimmten Zeitraum. Zum anderen erlaubt es Mitarbeitern auf einer Projektbasis zu arbeiten, wodurch diese in Projekten ihrer Wahl und Kompetenz arbeiten können. Dadurch entsteht eine beidseitige Gewinnsituation, wodurch sowohl Arbeitnehmer und –geber profitieren können. - Zugang zu externem Know-How
Durch Staff Augmentation hat die Firma Zugriff auf eine weitaus größere Anzahl externer Mitarbeiter, die Expertise und Erfahrung mitbringen, um Projekte erfolgreich umsetzen zu können. Mit unbefristeten Arbeitsverträgen hingegen, ist die Firma oftmals nicht in der Lage, von einem großen Talentpool zu profitieren. - Kosteneffizienz
Die Kosten für externe Fachkräfte sind planbar und flexibel. Dadurch können werden Kosten effizient verteilt. Des Weiteren werden Mitarbeiter auf einer Projektbasis eingestellt. Das heißt zum einen, dass diese branchenspezifisches Know-How mitbringen, wodurch Weiterbildungskosten gering gehalten werden, und zum anderen, dass Personalzusatzkosten für die Firma entfallen. - Skalierbarkeit
Durch Staff Augmentation besteht eine wesentlich höhere Flexibilität, wodurch kurzfristige Engpässe geschlossen werden können. Wenn der Bedarf an externem Personal wächst, kann umgehend reagiert werden, um diesen zu decken. Das heißt, dass die Personalplanung wesentlich agiler wird, und diese somit auch einfach zu skalieren ist. Bei einer Ausweitung des Betriebs stellt Personalplanung deshalb kein Problem mehr dar.
Welche Serviceangebote stehen mir zur Wahl?
Abhängig von den jeweils individuellen Anforderungen gibt es verschiedene Optionen und Anbieter von Staff Augmentation Services. Wir unterscheiden fünf übergreifende Typen von Serviceanbietern:
- Traditionelle Personaldienstleister vermitteln meist Personen ohne besonders spezialisierte Fähigkeiten. Geeignet sind solche Anbieter, wenn man als Unternehmen auf der Suche nach Personal für einfache Arbeiten ist und kein hohes Fähigkeitslevel benötigt.
- Spezialisierte Staffing- und Consulting-Firmen sind vorwiegend kleinere Unternehmen, welche sich sowohl auf Grund- als auch spezialisierte Fähigkeiten konzentrieren. Klare Stärke ist hier die hohe Qualität und die Kombination aus Staffing und Beratung. Zu beachten sind hier selbstverständlich höhere Kosten.
- Gig-Plattformen bieten direkten Zugang zu unabhängigem Personal über Online-Plattformen. Auch hier finden sich überwiegend Personen mit Grundfähigkeiten. Gig Plattformen zeichnen sich durch hohe Flexibilität und Schnelligkeit aus.
- Darüber hinaus existieren auch sogenannte „On-Demand Talent“-Plattformen, die Zugang zu hochqualifizierten Arbeitskräften bieten. Hier finden sich, anders als bei Gig-Plattformen, Fachkräfte mit spezialisierten Fähigkeiten, dafür nimmt zwangsläufig die Flexibilität und Schnelligkeit etwas ab.
- Direkte unabhängige Anbieter werden größtenteils direkt von Unternehmen kontaktiert und können sowohl Personal mit Grund- als auch mit spezialisierten Fähigkeiten bieten. Stärken solcher Partner sind die hohe Qualität sowie niedrige Gesamtkosten.
Wie finden ich den richtigen Serviceanbieter für mein Projekt?
Auch im Hinblick auf den Serviceanbieter und -Partner gibt es diverse Auswahlkriterien zu beachten. Entscheidend sind dabei insbesondere Qualitätssicherung und Cultural Fit.
- Qualitätssicherung:
Sie wollen Personal, dass zu Ihrem Projekt passt und die erforderlichen Skills mitbringt. Die Prüfung dieser Voraussetzungen richtet sich also nach Projekt und Bedarf. Immer wichtiger sind beispielsweise zwischenmenschliche Fähigkeiten, da hierauf die gesamte Arbeit im Unternehmen aufbaut. Speziell in der IT können beispielsweise Coding Skills von Bedeutung sein. - Skalierbarkeit:
Je nach Anforderung ist auch die Skalierbarkeit wichtig. Wie groß ist der Serviceanbieter und wie sind dessen Möglichkeiten, zusätzlich (kurzfristig) hochqualifiziertes Personal zu beschaffen? Wie hoch ist dessen Qualitätsstandard? Häufig ist es bei sehr spezifischen Projekten sinnvoll, den Anbieter mit einer gesonderten Suche nach Personal zu beauftragen, falls dieser sonst nur auf derzeit verfügbare Personen in seiner Datenbank zurückgreift. - Branchenabdeckung:
Wie breit ist das Angebot Ihres Serviceanbieters? Handelt es sich um einen One-Stop-Shop? Wir haben die Erfahrung gemacht, dass auch Freiberufler verschiedener Partner sehr gut und erfolgreich in Projekten arbeiten können, gleichzeitig hat es für Sie aber deutliche Zeit- und Kostenvorteile, alle externen Mitarbeiter bei einem Partner zu buchen. - Referenzen:
Wie gut vernetzt sind die Partnerplattform und das angebotene Personal? Hier können Referenzen auf der Website des Anbieters und auch umfangreiche Profile für mehr Klarheit sorgen. Idealerweise hat Ihr Partner bereits Projekte in ähnlichen Sektoren begleitet und kann Personal bereitstellen, das mit ihm gemeinsam diese Projekte absolviert hat. - Cultural Fit:
Abrunden lassen sich Anforderungen an Ihren Staff Augmentation Partner und auch an das gesuchte Personal mit dem Stichwort „Cultural Fit“: Wie passen Sie „unternehmenskulturell“ zusammen? Welche Erwartungen haben Sie und Ihr Gegenüber an die anstehende Zusammenarbeit? Wie gut funktioniert die Kommunikation und wie schnell ist Ihr Partner? – Je schneller und flexibler der Partner, desto besser für Sie! Wichtig dabei ist auch Remote-Leadership, ein Thema, zu welchem wir im vergangenen Jahr einen Workshop und einen Blogartikel hatten. Den Blogartikel finden Sie hier.
Wie kann ich IT-Projekte mit externem Personal umsetzen?
Rund um den Globus sind Unternehmen zunehmend bestrebt, durch technologische Innovationen Kosten zu senken und die betriebliche Effizienz zu steigern. Der Aufbau eigener Kapazitäten zur Durchführung dieser stetig wachsenden Zahl von IT-Projekten kann ein kostspieliges und riskantes Unterfangen sein, insbesondere wenn sich die IT-Anforderungen eines Unternehmens ständig ändern.
Hier kann Staff Augmentation eine gute Alternative oder Unterstützung sein. Vor allem dann, wenn flexibel auf Unternehmensziele und damit einhergehend auf Projekte reagiert werden soll. Erster Schritt dabei ist eine Evaluation der Produktivität und des Know-hows des vorhandenen Personals, um dann zu bestimmen, welche zusätzlichen Fähigkeiten für den Unternehmenserfolg erforderlich sind.
Unternehmen profitieren dabei von einer höheren Agilität, niedrigeren Kosten und geringerem Aufwand verglichen mit Festanstellungen sowie von einem skalierbaren Modell. Von Vorteil ist auch ein einfaches und planbares Kostenmodell (Lohnsatz*Arbeitsstunden), welches die Flexibilität in Unternehmen nochmals erhöht.
- Hybrider Ansatz:
Wie erwähnt, gibt es neben Staff Augmentation auch andere Möglichkeiten zu Festanstellungen. Selbstverständlich ist eine Festlegung auf entweder Staff Augmentation oder beispielsweise Outsourcing nicht vonnöten, vielmehr ist die korrekte Umsetzung entscheidend, die mit den Unternehmenszielen und -strategien in Einklang stehen sollte. Nach unserer Erfahrung ist es meist richtig, sich Projekte intern oder gemeinsam mit einem Partner im Detail anzusehen und individuell zu entscheiden, welcher Ansatz der richtige ist. Auch die Frage, ob überhaupt externe Akteure eine Rolle einnehmen sollten, ist hierbei zu klären.
- Unser Tipp:
Arbeiten Sie mit einem Anbieter zusammen, dem Sie vertrauen können – der sich Zeit dafür nimmt, Ihr Geschäft und Ihre Ziele zu verstehen. Nur so können gewünschte Ergebnisse geliefert werden.
Staff Augmentation: Ein Ausblick
Durch die digitale Transformation kommt externem Personal eine immer größere Rolle in der heutigen Arbeitswelt zu. Unternehmen sind durch die zunehmende Agilität und den Zugriff auf einen großen Pool von externen Experten wettbewerbsfähiger. Je mehr Flexibilität durch Externe besteht, desto schneller kann auf Veränderungen reagiert werden, wie zuletzt auch die Corona-Pandemie gezeigt hat. Anhand von planbaren Kosten und einer schnellen Einstellungsphase bringt Staff Augmentation wesentliche Vorteile mit sich und ist somit ein entscheidender Treiber der digitalen Transformation.
Dabei ist eine langfristige Kooperation mit dem Staff Augmentation Partner Ihres Vertrauens zu empfehlen. So können Sie in Zukunft immer wieder bei Bedarf auf dessen Datenbank und Personal zurückgreifen. Sie verschaffen Ihrem Unternehmen damit einen strategischen Vorteil, indem es sich für Projekte individuell mit ausgezeichneten Experten eindecken kann.
Eine Liste mit Plattformen für die Freelancersuche findet ihr hier.
Staff Augmentation mit ElevateX
ElevateX ist ein entscheidender Baustein für erfolgreiche Staff Augmentation. Wir sind ein spezialisierter und unabhängiger Partner für Projekte in der IT. Unser Fokus liegt dabei auf sowohl auf der hohen Qualität unseres Freiberufler-Netzwerks als auch auf einer guten Zusammenarbeit – Stichwort Cultural Fit. Für uns ist Staff Augmentation der Schlüssel und Treiber der digitalen Transformation. Unsere Überzeugung folgt nicht auf einer simplen Idee oder einem Wunsch, sie basiert auf Fakten. Unsere Kunden geben uns täglich Feedback und sprechen von der hohen Agilität und Kompetenz und den Erfolgen, die sie gemeinsam mit uns und unseren Freiberuflern erreichen. Das macht uns stolz und motiviert uns, weiter Erfolgsgeschichten zu schreiben. Einige unserer Erfolgsgeschichten haben wir Ihnen beigefügt.
Sollten Sie Fragen, Anregungen oder gerne auch Ideen zum Thema Staff Augmentation haben, melden Sie sich gerne hier. Wir freuen uns auf Sie!
