Freiberufliche Tätigkeit anmelden und Freelancer werden

Du willst als IT-Freelancer selbstständig arbeiten und fragst dich, wie du deine freiberufliche Tätigkeit anmeldest? Hier erfährst du, wie die Anmeldung beim Finanzamt über ELSTER funktioniert, worin sich Freiberufler, Kleinunternehmer und Gewerbetreibende unterscheiden und welche Steuern auf dich zukommen. Außerdem zeigen wir dir in sieben Schritten, wie du Freelancer wirst und was beim Start im Nebenjob gilt.

Was ist ein Freiberufler?

Ein Freiberufler arbeitet selbstständig pro Auftrag oder Projekt, oft für mehrere Kunden gleichzeitig. Bei seinen Auftraggebern ist er nicht angestellt.

Typische Beispiele aus der IT:

• Softwareentwicklung und Testing

• IT-Beratung und Projektleitung

• Web- und UX-Design

Was du lieferst, regelt der Vertrag mit dem Kunden. Wann, wo und wie du arbeitest, entscheidest du selbst.

Im Alltag werden Freelancer und Freiberufler oft gleichgesetzt. Steuerlich ist „Freiberufler“ aber eine feste Kategorie, und nicht jeder Freelancer fällt darunter. Mehr dazu liest du in unserem Beitrag zum Unterschied zwischen Freelancer und Freiberufler.

Wann wird eine selbstständige Tätigkeit als freiberufliche Tätigkeit angesehen?

Die freiberufliche Tätigkeit ist in § 18 des Einkommensteuergesetzes geregelt. Das Gesetz nennt Katalogberufe wie Ingenieure, Architekten oder Übersetzer. Dazu kommen ähnliche Berufe und Tätigkeiten wie wissenschaftliche, künstlerische oder unterrichtende Arbeit. Bei einem ähnlichen Beruf müssen Ausbildung und konkrete Tätigkeit mit einem Katalogberuf vergleichbar sein.

Für IT-Freelancer zählt vor allem der Vergleich mit dem Ingenieur. Softwareentwicklung, IT-Beratung oder IT-Projektleitung können als ingenieurähnlich gelten, wenn deine Ausbildung oder dein nachweisbares Wissen dem eines Informatikers mit Hochschulabschluss entspricht und du die Tätigkeit auch so ausübst. Ein Studium ist dafür nicht zwingend: Der Bundesfinanzhof hat das für einen IT-Projektleiter ohne Studium anerkannt, dessen Wissen dem eines Diplom-Informatikers entsprach (Urteil vom 22.09.2009, VIII R 79/06).

Die Einordnung trifft das Finanzamt, und sie ist nicht endgültig. Stuft eine spätere Betriebsprüfung deine Tätigkeit als Gewerbe ein, musst du unter Umständen Gewerbesteuer nachzahlen. Das Existenzgründungsportal des Bundeswirtschaftsministeriums rät deshalb, dich im Zweifel vor der Anmeldung beraten zu lassen, etwa beim Steuerberater oder über eine gebührenpflichtige verbindliche Auskunft des Finanzamts.

Freiberufler vs. Kleinunternehmen vs. Gewerbe

Freiberufler

Typische Freiberufler sind Ärzte, Anwälte, Steuerberater und Ingenieure, ebenso viele selbstständige IT-Spezialisten.

Wer mit Waren handelt, ist dagegen kein Freiberufler. Entwickelst du individuelle Software für deine Kunden, kannst du Freiberufler sein. Verkaufst du fertige Software oder Lizenzen, bist du gewerblich tätig.

Vorteile:

• Keine Eintragung ins Handelsregister

• Kein Gewerbeschein

• Keine Gewerbesteuer

• Keine doppelte Buchführung, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung genügt

Kleinunternehmen und Kleinunternehmerregelung

Der Begriff „Kleinunternehmer“ stammt aus dem Umsatzsteuerrecht und beschreibt keine Rechtsform. Freiberufler und Gewerbetreibende können die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG gleichermaßen nutzen. Seit dem 1. Januar 2025 gelten diese Grenzen:

• Dein Umsatz lag im Vorjahr bei höchstens 25.000 Euro und liegt im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 Euro.

• Im Gründungsjahr zählt allein die Grenze von 25.000 Euro für das laufende Jahr (BMF-Schreiben vom 18.03.2025).

• Überschreitest du im laufenden Jahr 100.000 Euro (im Gründungsjahr 25.000 Euro), ist schon der Umsatz steuerpflichtig, mit dem du die Grenze überschreitest.

Was das für dich bedeutet:

• Du stellst keine Umsatzsteuer in Rechnung und gibst in der Regel keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab.

• Du kannst dir keine Vorsteuer aus deinen Ausgaben erstatten lassen, zum Beispiel für einen neuen Laptop.

• Du kannst auf die Regelung verzichten. Dann bist du aber mindestens fünf Jahre an die normale Umsatzbesteuerung gebunden.

Arbeitest du vor allem für Unternehmen, bringt dir die Regelung oft wenig, denn deine Kunden können die Umsatzsteuer ohnehin als Vorsteuer abziehen. Interessant ist sie vor allem für den Start mit wenigen Aufträgen oder im Nebenjob.

Gewerbe

Du bist Gewerbetreibender, wenn du selbstständig, aber nicht freiberuflich tätig bist. Das gilt etwa für Onlineshops und Händler. Im Vergleich zu Freiberuflern hast du zusätzliche Pflichten:

• Du meldest dein Gewerbe beim Gewerbeamt deiner Gemeinde an. Die Gebühr legt die Gemeinde fest, laut IHK Hannover im Schnitt rund 30 Euro (Stand 2026).

• Als Einzelunternehmer zahlst du Gewerbesteuer, sobald dein Gewerbeertrag den Freibetrag von 24.500 Euro im Jahr übersteigt (§ 11 GewStG).

• Ins Handelsregister musst du erst, wenn dein Betrieb einen kaufmännischen Umfang hat. Doppelte Buchführung verlangt das Finanzamt ab mehr als 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Jahr (§ 141 AO).

Freiberufler, Kleinunternehmen oder Gewerbe?

Ob du freiberuflich oder gewerblich arbeitest, entscheidet das Finanzamt, nachdem du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung eingereicht hast. Ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen willst, gibst du im selben Fragebogen an.

Wer kann eine freiberufliche Tätigkeit anmelden?

Grundsätzlich jede Person, entscheidend ist die Tätigkeit. Als EU-Bürger brauchst du keinen Aufenthaltstitel. Kommst du aus einem Land außerhalb der EU, brauchst du einen Aufenthaltstitel, der dir die freiberufliche Arbeit erlaubt (§ 21 AufenthG). Dafür muss in der Regel dein Lebensunterhalt gesichert sein, und du brauchst alle Erlaubnisse, die dein Beruf voraussetzt. Bist du älter als 45 Jahre, musst du außerdem eine angemessene Altersversorgung nachweisen. Einen Überblick gibt das Portal Make it in Germany der Bundesregierung.

Freiberufliche Tätigkeit anmelden: Schritt für Schritt

ELSTER-Konto anlegen

Die Anmeldung läuft online über ELSTER, das Steuerportal der Finanzverwaltung. Für dein Benutzerkonto brauchst du deine Steuer-ID. Prüfst du deine Identität online, etwa mit der Online-Ausweisfunktion, kannst du dich direkt danach einloggen. Bei der Prüfung per Brief kommt ein Aktivierungscode mit der Post, das dauert einige Tage. Das Konto brauchst du später ohnehin für deine Steuererklärungen.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen

Mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung teilst du dem Finanzamt mit, dass du eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmst. Zuständig ist das Finanzamt an deinem Wohnsitz. Du musst den Fragebogen elektronisch übermitteln, und zwar innerhalb eines Monats nach Beginn deiner Tätigkeit (§ 138 AO). Ein formloses Schreiben reicht nicht mehr.

Melde dich am besten schon vor dem ersten Auftrag an, dann hast du deine Steuernummer rechtzeitig.

Diese Angaben solltest du bereithalten:

• Name, Anschrift und Kontaktdaten

• deine Steuer-ID und deine Bankverbindung

• das Datum, an dem du startest

• eine kurze Beschreibung deiner Tätigkeit, zum Beispiel „Entwicklung individueller Software für Unternehmen“

• deinen voraussichtlichen Umsatz und Gewinn

• ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen willst

• ob du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchst, etwa für Kunden in anderen EU-Ländern. Laut Bundeszentralamt für Steuern beantragst du sie direkt im Fragebogen.

Je genauer du deine Tätigkeit beschreibst, desto leichter fällt die Einordnung. Halte Zeugnisse, Zertifikate und Projektbeschreibungen bereit, falls das Finanzamt Nachweise zu deiner Qualifikation anfordert.

Deine Schätzungen sind die Grundlage für Steuervorauszahlungen und dafür, ob du Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben musst. Schätze deshalb realistisch. Nach der Prüfung teilt dir das Finanzamt deine Steuernummer mit. Die brauchst du für deine Rechnungen.

Versicherung

Als Selbstständiger bist du nicht mehr über deinen Arbeitgeber sozialversichert und kümmerst dich selbst um deinen Schutz. Wichtig sind vor allem Krankenversicherung, Altersvorsorge, Berufsunfähigkeits- und Berufshaftpflichtversicherung. Welche du wirklich brauchst, liest du in unserem Überblick zur Versicherung für Selbstständige.

Bei der Krankenversicherung hast du die Wahl zwischen gesetzlicher und privater Versicherung. Als hauptberuflich Selbstständiger bist du in der gesetzlichen Krankenversicherung nicht mehr pflichtversichert (§ 5 Abs. 5 SGB V). Willst du dort bleiben, versicherst du dich in der Regel freiwillig.

Denk auch an die Rentenversicherung: Arbeitest du auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber und beschäftigst keine versicherungspflichtigen Angestellten, bist du in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert (§ 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI). Das betrifft vor allem IT-Freelancer, die lange für nur einen Kunden arbeiten. Dann musst du dich innerhalb von drei Monaten nach dem Start bei der Deutschen Rentenversicherung melden. Als Gründer kannst du dich auf Antrag für die ersten drei Jahre befreien lassen (§ 6 Abs. 1a SGB VI).

Scheinselbstständigkeit vermeiden

Gerade bei langen Projekten für einen Kunden solltest du deinen Status im Blick behalten. Bist du in die Organisation deines Auftraggebers eingebunden und an seine Weisungen gebunden, kann eine Scheinselbstständigkeit vorliegen. Dann wärst du eigentlich angestellt, und es drohen Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen. Prüfen lässt sich das im Statusfeststellungsverfahren: Die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung prüft, ob eine Beschäftigung oder eine selbstständige Tätigkeit vorliegt. Beantragen können das du und dein Auftraggeber (§ 7a SGB IV). Sören Elser, Gründer und Geschäftsführer von ElevateX, rät aus seiner Praxis davon ab: Bist du schon im Einsatz, bestehe die Gefahr, dass die Rentenversicherung dich als angestellt einstufe, und die Hürde, als selbstständig anerkannt zu werden, sei hoch. Mehr dazu in unserem Leitfaden zur Scheinselbstständigkeit.

Freelancer werden in 7 Schritten: deine Checkliste

Die Anmeldung ist nur ein Teil des Starts. Mit diesen sieben Schritten bereitest du deinen Weg als IT-Freelancer vor.

1. Selbsteinschätzung

Welche Fähigkeiten hast du, in welchen Branchen willst du arbeiten, und welche Probleme deiner Kunden kannst du lösen? Prüfe auch ehrlich, ob das Modell zu dir passt. Du gewinnst Freiheit bei Projekten, Arbeitszeiten und Preisen. Dafür trägst du das Risiko für Auslastung, Krankheit und Altersvorsorge selbst.

2. Marktanalyse

Werden in deinem Bereich überhaupt Freelancer gebraucht? Wie groß ist die Konkurrenz, und wer sind deine Zielkunden? Je genauer du den Markt kennst, desto besser schätzt du Chancen und Risiken ein.

3. Finanzen und Stundensatz

Als Freelancer trägst du ein größeres finanzielles Risiko als in einer Festanstellung. Kläre deshalb früh: Welchen Stundensatz brauchst du, um Kosten, Steuern, Versicherungen und Rücklagen zu decken? Ist dieser Satz in deiner Branche realistisch? Er muss deutlich über dem Stundenlohn einer vergleichbaren Festanstellung liegen, weil du Altersvorsorge, Urlaub, Krankheit und Leerlauf selbst finanzierst. Wie du ihn berechnest, zeigt unser Artikel Freelancer-Stundensatz berechnen. Lege von Anfang an Geld für Steuern und Altersvorsorge zur Seite.

4. Rechtsform und Anmeldung

Welche Rechtsform passt, hängt von deinen Zielen, deinem Risiko und davon ab, ob du allein oder mit anderen gründest. Hole dir vor der Entscheidung Rat, zum Beispiel bei einem Steuerberater. Die wichtigsten Rechtsformen:

• Einzelunternehmen: entsteht automatisch, wenn du allein startest und keine andere Rechtsform wählst. Du haftest mit deinem Privatvermögen.

• Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR): wenn du mit mindestens einer weiteren Person gründest. Auch hier haftest du persönlich.

• Partnerschaftsgesellschaft (PartG): eine Rechtsform speziell für Angehörige der freien Berufe.

• GmbH oder UG (haftungsbeschränkt): Die Haftung ist beschränkt, dafür brauchst du einen Notartermin und eine Bilanz. Eine Kapitalgesellschaft gilt immer als Gewerbe, auch wenn du freiberuflich arbeitest (§ 2 Abs. 2 GewStG).

Mehr zu den Rechtsformen für freie Berufe findest du im Existenzgründungsportal. Danach meldest du deine Tätigkeit beim Finanzamt an, wie oben beschrieben.

5. Ausrüstung

Als Freelancer stellst du deine Ausstattung selbst. Du arbeitest meist im Homeoffice, in einem Coworking-Space oder vor Ort beim Kunden. Plane die Kosten für Laptop, Lizenzen und einen ruhigen Arbeitsplatz von Anfang an ein.

6. Sichtbarkeit und Bewerbung

Kunden müssen dich finden. Pflege dein Profil in Business-Netzwerken wie LinkedIn. Auch eine eigene Website mit deinen Qualifikationen und Referenzen hilft, wenn du sie aktuell hältst. Wie du gezielt Kunden gewinnst, liest du in unseren Tipps zur Kundenakquise für Freelancer.

Anders als im Job bewirbst du dich als Freelancer für jedes Projekt neu: mit Profil, Referenzen und oft einem technischen Interview. Fachlich unterscheiden sich die Projekte kaum von denen in einer Festanstellung. Neu ist, dass du Akquise, Bewerbung und Weiterbildung selbst organisierst. Wie du dich auf Interviews vorbereitest, zeigt unser Beitrag zum technischen Interview als Freiberufler. Gute Quellen, um fachlich am Ball zu bleiben, findest du in unserer Liste der besten Podcasts für Freelancer.

Auch Freelance-Plattformen wie ElevateX sind eine gute Anlaufstelle für interessante Projekte.

Hier kannst du dich für unsere Community anmelden.

7. Abschluss und Rechnung

Nach Abschluss eines Projekts schreibst du eine Rechnung.

• Achte auf die Pflichtangaben nach § 14 UStG, zum Beispiel deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, eine Rechnungsnummer, den Leistungszeitraum und die Umsatzsteuer oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer.

• Wenn du das Projekt über ElevateX erhalten hast, besprechen wir die finanziellen Einzelheiten mit dir und sind dein Ansprechpartner.

Freiberuflich im Nebenjob starten

Viele IT-Fachleute starten neben ihrer Festanstellung, etwa als Entwickler oder als Berater in Nebentätigkeit. Das Gehalt deckt die Fixkosten, und du sammelst erste Referenzen, ohne viel zu riskieren. Die ersten Aufträge kommen oft über Kontakte und Empfehlungen. Die wichtigsten Regeln fasst die IHK Hannover in ihrem Merkblatt zur nebenberuflichen Selbstständigkeit zusammen.

Arbeitgeber und Arbeitsvertrag

Als Angestellter in der Privatwirtschaft brauchst du für deine Nebentätigkeit grundsätzlich keine Genehmigung. Anzeigen musst du sie, wenn dein Arbeitsvertrag das über eine Nebentätigkeitsklausel verlangt oder wenn sie die Interessen deines Arbeitgebers berührt. Untersagen kann er sie zum Beispiel, wenn du ihm Konkurrenz machst, deine Arbeitsleistung leidet oder du im Urlaub oder während einer Krankschreibung dafür arbeitest. Für Beamte und den öffentlichen Dienst gelten strengere Regeln. Am sichersten ist es, früh mit deinem Arbeitgeber zu sprechen und dir die Nebentätigkeit schriftlich bestätigen zu lassen.

Anmeldung und Steuern

Du meldest dich genauso an wie in Vollzeit: per Fragebogen über ELSTER, spätestens einen Monat nach dem Start. Dein Gewinn aus der Nebentätigkeit wird zu deinem Gehalt addiert und mit deinem persönlichen Steuersatz versteuert. Liegt er über 410 Euro im Jahr, musst du eine Einkommensteuererklärung abgeben (§ 46 EStG). Für den Start nebenbei passt oft die Kleinunternehmerregelung, solange du unter den Umsatzgrenzen bleibst.

Krankenversicherung

Bist du angestellt und gesetzlich pflichtversichert, bleibst du in der Regel über deinen Job versichert, solange die Selbstständigkeit nebenberuflich ist. Informiere trotzdem deine Krankenkasse. Die Kasse prüft im Einzelfall, ob die Tätigkeit nach Zeitaufwand und wirtschaftlicher Bedeutung noch nebenberuflich ist. Stuft sie dich als hauptberuflich selbstständig ein, endet die Pflichtversicherung über deinen Job, und du zahlst deine Beiträge selbst.

Zeit planen und den Wechsel vorbereiten

Plane feste Zeitfenster ein, etwa Abende oder Wochenenden, und nimm nur Aufträge an, die hineinpassen. Sag auch mal Nein und halte dir einen Tag pro Woche frei. Hast du genug Stammkunden, kannst du den Wechsel in die Vollzeit-Selbstständigkeit planen. Prüfe dann Kranken- und Rentenversicherung sowie deine Rücklagen neu.

Welche Steuern muss man als Freiberufler zahlen?

Die wichtigsten Steuern im Überblick:

• Einkommensteuer: Dein Gewinn aus selbstständiger Arbeit unterliegt der Einkommensteuer. Er ergibt sich aus deinen Einnahmen abzüglich deiner Betriebsausgaben.

• Umsatzsteuer: Bist du kein Kleinunternehmer, stellst du Umsatzsteuer in Rechnung und führst sie an das Finanzamt ab. Der Regelsatz beträgt 19 Prozent, für einige Leistungen gilt ein ermäßigter Satz.

• Gewerbesteuer: Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer. Hat deine Tätigkeit aber gewerbliche Anteile, etwa durch den Verkauf von Software-Lizenzen, kann sie anfallen.

• Einkommensteuervorauszahlungen: Das Finanzamt kann vierteljährliche Vorauszahlungen festsetzen, fällig am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember.

• Solidaritätszuschlag: Er wird nur noch fällig, wenn deine Einkommensteuer eine Freigrenze übersteigt.

Alle Angaben entsprechen dem Rechtsstand von Oktober 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Zweifel hilft dir ein Steuerberater. Halte außerdem alle Einnahmen und Ausgaben sorgfältig fest, das erleichtert die Steuererklärung. Welche Tools dabei helfen, zeigt unser Vergleich der Buchhaltungssoftware für Freelancer.

Zusammenfassend

Freiberufler wirst du nicht per Antrag, sondern durch die Art deiner Tätigkeit. Anmelden musst du sie mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER, spätestens einen Monat nach dem Start. Daneben brauchst du einen tragfähigen Stundensatz, Rücklagen und den passenden Versicherungsschutz. Willst du erst testen, starte im Nebenjob und kläre vorher Arbeitsvertrag und Krankenversicherung.