Die Time-to-Hire ist eine der wichtigsten Kennzahlen im HR-Bereich, und das nicht ohne Grund. Eine gute Time-to-Hire kann das Unternehmen auf Erfolgskurs bringen, während eine stark verbesserungswürdige Time-to-Hire das Unternehmen in seiner Entwicklung und sogar in seinen täglichen Aufgaben behindern kann. Freelancern kommt in diesem Zusammenhang eine Schlüsselrolle zu.
Time-to-Hire: Was ist das?
Zum Anfang ist direkt eine Abgrenzung gegenüber der „Time-To-Fill“ notwendig. Denn insbesondere der Begriff „Vakanzzeit“, eine gängige Übersetzung ins Deutsche, wird dahingehend manchmal nicht konkret genug verwendet. Die „Time-To-Fill“ umfasst den Zeitraum, der mit der Suche nach einer Arbeitskraft beginnt, bis hin zu dem Tag, an dem diese Arbeitskraft ihren ersten Arbeitstag antritt.
Im Gegenzug dazu ist die „Time-to-Hire“ einerseits enger gefasst und andererseits automatisch ein Bestandteil des „Time-To-Fill-Zeitraums“. Die Time-to-Hire-Kennzahl beschreibt nämlich einen Zeitraum, der mit dem konkreten Recruiting-Prozess beginnt und mit der Besetzung der Stelle endet – was typischerweise die Unterzeichnung des Arbeitsvertrages ist. Aus Sicht von Personalern ist eine Abgrenzung zwischen den beiden Begrifflichkeiten dringend notwendig, denn anderenfalls verlieren die jeweiligen Kennzahlen natürlich etwas von ihrer Aussagekraft und würden nur ein verfälschtes Bild darstellen.
Auf einer Zeitachse dargestellt wird der Unterschied noch deutlicher:
- Identifizierung des Personalbedarfs
- Bewerbungsprozess, Interviews und Co. (gehört zur Time-to-Hire)
- Angebot, Vertragsunterzeichnung und Einstellung (ebenfalls Time-to-Hire)
- Onboarding und erster Arbeitstag des ursprünglichen Bewerbers
Sowohl der erste als auch der letztgenannte Punkt sind nicht mehr Teil der Time-to-Hire, sondern der Time-To-Fill. Insbesondere die Digitalisierung kann Personalern helfen beide Kennzahlen nachhaltig zu optimieren, wofür aber eine zuvor erfolgte Sequenzierung und Analyse potenzieller Schwachstellen des Recruiting-Prozesses erforderlich ist.
KEY POINTS
- Die Time-to-Hire zeigt an, wie lange es innerhalb des Recruiting-Prozesses dauert eine Stelle zu besetzen.
- Die Time-to-Hire ist Bestandteil der Time-To-Fill/Vakanzzeit und daher immer kürzer als diese bemessen.
- Insbesondere im Zuge des Fachkräftemangels spielt diese Kennzahl eine Schlüsselrolle- bei dem Ziel einer Verkürzung sollte der Recruiting-Prozess analysiert und einzelne Sequenzen davon optimiert werden
Wie berechnet man die Time-to-Hire?
Die eigentliche Berechnungsformel ist ganz leicht:
Time-to-Hire = Tag der Annahme des Angebots – Tag der Bewerbungseinreichung
(oder alternativ gewählter Start- und Endzeitpunkte)
Dahingehend sind immer individuelle Eckpunkte zu definieren, die später in die Formel eingesetzt werden. Genauer gesagt sind Personaler und Unternehmen verantwortlich dafür, den korrekten Start und ein klares Ende des Recruiting-Prozesses zu definieren. Dabei sind die oben genannten Punkte zu berücksichtigen, um eine Abgrenzung gegenüber der Time-To-Fill vorzunehmen.
Beispiele für den Start der Personalbeschaffung könnten sein:
- Freigabe der zu besetzende Stelle durch den Betriebsrat
- Öffentliche Verbreitung der Stellenanzeige, zum Beispiel durch das Hochladen der Anzeige auf dafür geeigneten Portalen
- Anweisung aus der Abteilung, den Recruiting-Prozess für Stelle xy vorzubereiten
Beispiele für das Ende des Recruiting-Prozesses wären beispielhaft:
- Stellenanzeige wird aus dem jeweiligen Karriereportal gelöscht
- Die Abteilung einigt sich mit und auf einen Kandidaten
- Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben
Wichtig ist natürlich, dass Anfang und Ende jeweils zwischen den Berechnungen nicht verändert werden, da es anderenfalls zu einer erheblichen Verfälschung der Ergebnisse kommen würde.
Beispiel für eine korrekte Berechnung
Ausgangssituation: Ein Unternehmen schreibt eine Stelle aus und erhält Bewerbungen. Nach Durchführung des Bewerbungsprozesses wählt das Unternehmen einen geeigneten Kandidaten aus.
Rechenbeispiel:
- Tag der Bewerbungseinreichung: Der ausgewählte Kandidat hat seine Bewerbung am 10. März eingereicht.
- Tag der Annahme des Angebots: Nach Interviews und Bewertungen nimmt der Kandidat das Jobangebot am 25. März an.
- Erster Arbeitstag: 1. April
Berechnung der Time-to-Hire:
Time-to-Hire = Tag der Annahme des Angebots – Tag der Bewerbungseinreichung = 25. März – 10. März = 15 Tage
In diesem Beispiel beträgt die Time-to-Hire also 15 Tage. Dies ist die Zeit, die vom Beginn des Recruiting-Prozesses (Bewerbungseinreichung) bis zur Annahme des Arbeitsangebots durch den Kandidaten vergangen ist. Die weiteren rund 6 Tage bis zum ersten Arbeitstag gehören hingegen zur Time-to-Fill.
Diese Formel, jeweils mit einem Anfangs– und einem Enddatum, lässt sich für jede einzelne gefüllte Stelle nutzen. Personaler könnten anschließend den Durchschnitt bilden, indem die jeweiligen Tage pro angestellten Bewerber aufaddiert und anschließend durch die Anzahl der besetzten Stellen geteilt werden.
Benchmark: Durchschnittliche Time-to hire in Deutschland
In der Praxis ist nicht unbedingt ein so kurzer Zeitraum wie im oben genannten Beispiel zu erwarten. Laut Workwise beträgt die durchschnittliche Time-to-Hire in Deutschland 78 Tage – wobei das natürlich stark abhängig von der jeweils zu besetzenden Stelle und den von den Unternehmen gewählten Start- und Endzeitpunkten ist. Daher sollte diese Benchmark nur als grobe Orientierung dienen.
Generell ist in stark nachgefragten Branchen und Berufen mit einer höheren Time-to-Hire zu rechnen als in anderen Berufen. In einem Friseursalon lässt sich eine Vakanz prinzipiell schneller füllen als in der hochspezialisierten IT – da schlicht mehr Bewerber vorhanden sind und sich die Bewerber zudem meist, aufgrund der überschaubaren Nachfrage, nicht zwischen mehreren Angeboten entscheiden können.
Beispiele für stark nachgefragte Fachkräfte in schnell wachsenden Branchen sind unter anderem:
Deshalb gilt sowohl in Deutschland als auch anderen Teilen der Welt: Je spezialisierter der Beruf und desto kleiner das Bewerberfeld, umso länger ist auch der zu erwartende Zeitraum, bis die Stelle tatsächlich gefüllt werden kann.
Aus diesem Grund ist es aus Sicht von Unternehmen wenig hilfreich, sich an branchenübergreifenden Benchmarks zu orientieren. Es ist absolut denkbar, dass die Time-to-Hire in einem Beruf und einer Branche mehrere Monate oder gar ein Jahr beträgt, während sie in anderen Branchen und Berufen lediglich zwei Wochen beträgt. Das zeigen auch Benchmarks aus den USA, wo die Time-to-Hire je nach Beruf zwischen rund 6 Tagen und über ein Jahr schwankt, im Mittel etwa 44 Tage beträgt.
Welchen Kosten entstehen durch eine lange Time-to-Hire?
Viele Unternehmen können es sich nicht leisten, eine überdurchschnittlich lange Time-to-Hire zu haben – im wahrsten Sinne des Wortes. Nicht grundlos moniert die Wirtschaft immer wieder den Fachkräftemangel, der aber keinesfalls nur den gut bezahlten Fachkräftesektor betrifft – auch an Kandidaten im Niedriglohnsektor fehlt es Deutschland in aller Regelmäßigkeit.
Aus Sicht von Unternehmen ist es empfehlenswert, die Time-to-Hire so weit wie realistisch möglich zu verkürzen. Denn eine hohe Kennzahl da verursacht sowohl direkte als auch indirekte Kosten. Diese sind nicht immer direkt ersichtlich, allen voran nicht die indirekten Kosten. Trotzdem wissen Unternehmer natürlich, dass vakante Stellen, die länger als gewillt vakant bleiben, dem Unternehmenserfolg und den internen Unternehmensprozessen nicht förderlich sein können.
Direkte Kosten:
- Personalkosten: Die Zeit, die HR-Mitarbeiter mit dem kompletten Auswahl- und Bewerbungsprozess zubringen.
- Anzeigenauslagen: Kosten, die durch die (längere) Nutzung von Stellenportalen entstehen.
- Bewerberauslagen: Indem Bewerbern beispielsweise Spesen und Anfahrtskosten für Interviews erstattet werden.
Aus offensichtlichen Gründen führen viele Bewerber und eine lange Time-to-Hire also zu Mehrkosten, denn nicht nur entstehen da direkte Kosten in Form von Gebühren und Auslagen, auch die Mitarbeiter müssen ihre bezahlte Zeit immer wieder und über einen längeren Zeitraum damit verbringen. Weitere Verzögerungen sind beispielsweise auch durch Ausfälle oder im Zuge der vielfach diskutierten Vier-Tage-Woche denkbar.
Indirekte Kosten:
- Produktivitätsverluste: Durch fehlende Fachkräfte laufen einzelne oder mehrere Prozesse im Unternehmen weniger effizient, wodurch beispielsweise die Produktivität sinkt.
- Opportunitätskosten: Weil es an der jeweiligen Fachkraft fehlt, können Prozesse oder Projekte mitunter nicht umgesetzt werden, es entgehen dem Unternehmen Gewinne.
- Kosten durch Wettbewerbsverluste: Weil spezialisiertes Know-how nicht durch geeignete Bewerber besetzt wird, können Mitbewerber Marktanteile gewinnen, was zu langfristigen Marktanteilsverlusten bei der Organisation führt.
Derartige indirekte Kosten, die im Fachjargon als Opportunitätskosten bezeichnet werden, sind häufig noch vielfach höher als die direkten Kosten. Schlimmstenfalls verliert das Unternehmen damit teilweise oder vollständig seine Wettbewerbsfähigkeit oder muss ganze Prozesse dauerhaft stilllegen.
Time-to-Hire und Vakanzkosten
Die Time-to-Hire ist eng verbunden mit den Vakanzkosten die in einem Unternehmen anfallen. Vakanzkosten oder Cost of Vacancy ist eine klassische Kennzahl im Recruiting einer Firma und wird meist zur Planung des Recruitingbudgets herange ogen. Sie beschreibt die Kosten, die eine unbesetzte Stelle in einem Unternehmen verursacht.
Je länger der Zeitraum des Time-to-Hire ausfällt, desto höher sind die Vakanzkosten für ein Unternehmen.
Um die Auswirkungen einer vakanten Stelle auf Ihr Unternehmen besser verstehen und quantifizieren zu können, bietet wir von ElevateX einen speziellen Vakanzrechner an. Dieses Tool ermöglicht eine genaue Berechnung der Kosten einer offenen Stelle. Es bietet wertvolle Einblicke und kann dazu beitragen, gezielte Maßnahmen zur Optimierung Ihrer Recruiting-Prozesse zu ergreifen, um somit die finanzielle Belastung durch unbesetzte Positionen zu minimieren.
Verringere jetzt Deine Time-to-Hire mit Hilfe von Freelancern
Wie kann man die Time-to-Hire reduzieren?
Freelancer
Freelancer von ElevateX sind ein bewiesenes Mittel, um Vakanzzeiten zu reduzieren. Freelancer stehen zeitnah zur Verfügung, auch die bürokratischen Prozesse sind weitaus weniger umfangreich als bei festangestellten Mitarbeitern. Des Weiteren haben Unternehmen mit Freelancern den Vorteil, jederzeit flexibel zu bleiben – was auch die Agilität der Organisation steigert.
Einstellungsprozess optimieren
- Branding: Starke und als positiv wahrgenommene Marken und Arbeitgeber ziehen mehr Fachkräfte an.
- Sequenzierung im Recruiting-Prozess analysieren: Herausfinden, wo Schwachstellen im gesamten Recruiting-Prozess existieren, wo Zeitverzögerungen auftreten oder Bewerber aussteigen.
- Zielgruppenansprache: Spezifisch auf die jeweiligen Bedürfnisse und Wünsche der jeweiligen Fachkräfte eingehen.
- Entscheidungsprozesse verschlanken: Aufgaben und Entscheidungsgewalten im Vorfeld konkret definieren, um keine Verzögerungen durch Abstimmungen zwischen unzähligen Mitarbeitern entstehen zu lassen.
Generell lässt sich also an zwei Punkten ansetzen: Freelancer zur Deckung der Vakanz anheuern und/oder alternativ den Bewerbungsprozess in seiner Ganzheit überarbeiten. Ein starkes Unternehmens-Branding, das Bewerber anzieht und denen hilft, sich mit dem Unternehmen zu identifizieren, ist in beiden Punkten zusätzlich hilfreich.
Fazit
Stellen nicht besetzen zu können oder dafür viel Zeit zu benötigen – das kostet Personaler nicht nur Nerven und Zeit, sondern Unternehmen und Organisationen auch potenziell viel Geld und langfristig ihre Wettbewerbsfähigkeit. Deshalb lohnt es sich bei dem Prozess ganzheitlich anzusetzen und zugleich den Markt der Freelancer als flexibel und agil verfügbare Arbeits– und Fachkräfte zu berücksichtigen.
Das ist die gemessene Zeit, die vom Anfang des Recruiting-Prozesses bis hin zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrages vergeht. Die Kennzahl ist damit automatisch ein Bestandteil der Time-To-Fill, die den kompletten Prozess von der Identifikation eines Personalmangels bis hin zum Onboarding des neuen Mitarbeiters beschreibt.
Je länger der Zeitraum, bis ein Kandidat gefunden ist, desto höher die Vakanzkosten. Das sind einerseits direkte Kosten, beispielsweise durch aufgewendete Zeit der Personaler, andererseits aber auch indirekte Kosten – wenn ein Unternehmen in der Folge der Vakanz nicht mehr so effizient arbeiten kann oder Unternehmensprozesse aufgrund von mangelnden Kapazitäten und fehlender Expertise zum Erliegen kommen.
Freelancer können maßgeblich dazu beitragen eine Vakanz zu füllen, da sie schneller und flexibler als festangestellte Arbeitskräfte zur Verfügung stehen. Auch lohnt es sich den Recruiting-Prozess zu analysieren, beispielsweise wo Bewerber aussteigen oder welche Teile davon zu viel Zeit in Anspruch nehmen.
