Qualifizierte IT-Experten zu finden ist schwierig geworden – sie fest einzustellen noch schwieriger. Eine erhöhte Nachfrage steht einem Fachkräftemangel gegenüber. Längst haben Unternehmen erkannt, dass die Auslagerung der Arbeit im Idealfall deutlich schneller, effizienter und sogar günstiger sein kann. Projekte an externe Teams zu geben, muss dabei nicht automatisch heißen, dass man es in ferne Ländern abgibt – es schließt es aber längst nicht mehr aus. Generell ist es für viele Firmen ein einschneidender Schritt und anfangs sicher mit Argwohn behaftet.
Der stetige Digitalisierungsdrang lässt aber meistens keine Wahl, sofern nicht bereits interne Möglichkeiten bestehen.
Eine Besetzung von Projekten mit externen Kräften in Unternehmen ist keine Seltenheit mehr. 54% der IT-Experten sind laut Presseportal bereits jetzt schon außerhalb der Firma angesiedelt. Und diese Tendenz ist stark steigend. Laut Studie von it-daily.net werden bis 2023 voraussichtlich 20% der Unternehmen ihre IT-Abteilungen in Gänze auslagern, also outsourcen. Diese Entwicklung ist besonders bemerkbar bei Firmen, dessen Kernkompetenzen nicht im IT-Sektor liegen. Experten nur für gelegentliche Projekte anzustellen, ist finanziell uninteressant.
Das Vertrauen in das Outsourcing steigt also. Aber was ist Outsourcing eigentlich genau? Und was ist der Unterschied zwischen Off- und Nearshoring?
Was ist Outsourcing?
Der Begriff „Outsourcing“ stammt aus dem Zusammenschluss von „outside“, „ressource“ und „using“, zusammengefasst: Ressourcen von außerhalb nutzen.
Unternehmen geben Projekte und Aufgabenbereiche an Drittunternehmen ab.
Outsourcing wird genutzt, um interne Kosten für Personal, Ausrüstung und Arbeitsräume einzusparen.
Outsourcing ist nur ein Oberbegriff und wird meist mit der Auslagerung der Arbeit aus dem eigenen Unternehmen assoziiert. Unter dem Oberbegriff stehen noch weitere Definitionen, die sich in der Entfernung unterscheiden. Unterschieden wird in Nearshoring und Offshoring.
Was sind Gründe für Outsourcing?
Die Einsparung von Kosten bei Unternehmen sind hoch im Kurs. Die niedrigeren Kosten im Ausland sind also der wichtigste Grund für das Outsourcing. Dahinter folgt eine erhöhte Flexibilität durch die Auslagerung. Unternehmen geben Verantwortung ab und können so flexibel verschiedene Projekte ihren Vertragspartnern im Ausland zuweisen. Ebenfalls interessant: Der Zugang zu Technologie ist für 15% der Unternehmen wichtig. Das dürften vor allem Firmen sein, deren Kerngeschäft außerhalb der IT liegt. Ebenfalls 15% schätzen die schnelle Anpassungsmöglichkeit bei Veränderungen im Weltmarkt. Der Aufwand, der für eine schnelle Aktualisierung der Technologie erforderlich ist, wird für viele Unternehmen zu kostspielig, ganz zu schweigen von der Verzögerung in der Produktion, wenn die Mitarbeiter geschult werden müssen, um die neue Technologie zu erlernen.
Möglichkeiten von Outsourcing
- Niedrigere Löhne im Ausland
Kosten für IT-Experten sind in Westeuropa deutlich höher. Ein Entwickler verlangt zwischen 50 bis 200€. Offshore liegt der Beitrag oftmals nur bei einem Viertel. Der Aufwand für eine Auslagerung ist zudem meist deutlich günstiger als der Aufbau einer internen Einheit. - Konzentration auf das Kerngeschäft
Besonders für Unternehmen außerhalb des IT-Bereichs hilft Outsourcing, den Fokus auf das Tagesgeschäft zu legen. - Flexibilität
Sowohl die Arbeitszeiten als auch die beteiligten Kräfte sind einfach zu skalieren. Je nach Anforderungen des Projekts kann das Team vergrößert oder verkleinert werden. Auch eine Auflösung des Teams ist unkompliziert. - Großer Talentpool
Allein von der quantitativen Sicht ist es logisch, sich global nach Personal umzuschauen. Aber auch qualitativ hat das Ausland etwas zu bieten. Während in Deutschland der Fachkräftemangel steigt, findet in Osteuropa seit einigen Jahren eine starke Ausbildung im MINT-Sektor statt.
Risiken von Outsourcing
- Kommunikationsprobleme/ Sprachliche und kulturelle Barrieren
Über tausende von Kilometern ist Austausch logischerweise schwieriger als ein internes Meeting. – auch wenn Video-Calls mittlerweile komplett in die Kommunikationsstruktur eingebunden sind. Sprachliche Barrieren oder Zeitverschiebung von mehreren Stunden können Projekte stark verzögern.
Unsicherheiten bei vertraulichen Daten und Firmeninterna
Holt man sich ein externes Team, dann taucht dieses tief in firmeninterne Prozesse ein und arbeitet nicht selten mit sensiblen Daten zusammen. Es ist Vertrauen nötig, dass Interna wie Kundendaten oder Informationen über die Firma nicht an die Öffentlichkeit gelangen. - Fehlende Nähe zu Unternehmensabläufen
Apropos Firmenprozesse: Bis ein externes Team eingelernt ist, kostet das Zeit und Ressourcen – auch wenn es fachlich keine Schwierigkeiten geben mag. - Rechtliche und steuerliche Unterschiede je nach Land
Andere Länder, andere Gesetze. Sich in die Steuergesetze und Arbeitsregelungen des jeweiligen Landes hineinzuarbeiten, bedeutet zusätzliche Arbeit. Fehler passieren schnell und können zu Problemen in dem jeweiligen Land führen.
Was ist Offshoring?
Generell beschreibt Offshoring die Verlagerung von Produktion oder Projekte in geographisch weit entfernte Länder. Von Deutschland aus wäre das zum Beispiel der gesamte außereuropäische Markt. Im IT-Bereich haben sich vor allem asiatische Länder wie Indien oder die Philippinen zu einem beliebten Ziel für Offshoring entwickelt. Das wiederum ergab sich durch deutlich niedrigere Löhne vor Ort. Viele Unternehmen erkannten die Möglichkeiten. Daraus erhöhte sich die Nachfrage und das Angebot wuchs dementsprechend.
Unternehmen finden dort mittlerweile gut qualifizierte Experten im IT-Sektor. Gute Englischkenntnisse und eine hohe Arbeitsmoral sind zusätzliche attraktive Faktoren.
Offshoring Beispiele
Ford Motor Company (FMC)
Der Automobilhersteller hat seine IT-Unternehmen nach Indien verlagert. Von dort werden verschiedene IT-Services angeboten. Auch der gesamte E-Commerce und Kundensupport wird von dort aus organisiert und verwaltet.
IBM
Der Tech-Riese aus den USA betreibt in Indien die Tochtergesellschaft IBM India Private Limited mit circa 130.000 Mitarbeitern. Vor allem die internationalen Kunden werden von dort bedient und bei Angelegenheiten in der Softwareentwicklung und Organisation der Clouds betreut.
Kritiker bemängeln häufig die große Distanz als Hindernis für eine schnelle und unkomplizierte Zusammenarbeit.
Was ist Nearshoring?
Wenn Unternehmen aus Deutschland direkteren Kontakt mit ähnlichen Zeitzonen wollen, dann fällt die Wahl oft auf Osteuropa. Befinden sich die Länder also im näheren Umfeld, bis zu drei Flugstunden, dann spricht man von Nearshoring. Trotz der gleichen kontinentalen Zugehörigkeit sind Kosten in Osteuropa meist deutlich günstiger und somit attraktiv. Für deutsche Unternehmen wären das Länder wie Polen, Rumänien oder die Ukraine. Auch wenn man sich preislich wahrscheinlich höher ansiedelt als im asiatischen Raum, ist die Nähe zum Partner für viele entscheidend.
Persönliche Treffen sind meist mit wenigen Grenzübertritten möglich und die geographische Nähe hilft meist in der Kommunikation. Ein netter Nebeneffekt sind geringere Reisekosten. Eingesparte Kosten wollen ungern wieder für teure Reisen ausgegeben werden. Mit der vermehrten Einführung von Video-Calls als Kommunikationsmittel sind Distanzen aber mittlerweile irrelevanter geworden. Trotzdem ist es sicherlich hilfreich, Prozesse in Echtzeit und ohne große Zeitzonenunterschiede zu begleiten.
Die kontinentale Verbundenheit erhöht das Gespür für “regionale” Trends und fördert so die Kreativität in der Zusammenarbeit. Das ist eine Weiterentwicklung der oftmals klar abgetrennten Arbeitspakete, die zusammen mit Offshoring-Unternehmen geschnürt werden.
Laut it-fachmagazin.de findet vor allem im Bankenwesen ein Umdenken statt. Die Geldhäuser lenken Ihren Outsourcing-Fokus mittlerweile auf das europäische Umland und nutzen so das “Know-How aus den europäischen Nachbarländern”. Die Expertise für Vorgänge in der EU ist dabei sicherlich ein Vorteil.
Aktuelle Outsourcing-Trends
Reduzierung von Kosten
Viele Branchenführer haben bereits früh erklärt, dass die Kostensenkung ein zusätzlicher Nutzen zu Zielen, wie der Steigerung der Flexibilität oder der Verbesserung der Servicequalität ist. Die Zahl der Unternehmen, die der Kostensenkung Priorität einräumen, hat in der diesjährigen Umfrage drastisch zugenommen, und angesichts einer pandemiebedingten globalen Rezession wird sich dieser Outsourcing-Trend noch verstärken.
Cloud Computing und robotergeschützte Prozessautomatisierung (RPA)
Cloud- und RPA-Technologien werden zu einem immer wichtigeren Bestandteil der meisten neuen Outsourcing-Pläne und -Transaktionen, was keine Überraschung ist. Mit zunehmender Etablierung und Bekanntheit sind sie weniger revolutionär als noch vor zwei Jahren und gehören bei allen Übergängen praktisch zum Inventar. Die Unternehmen erwarten den nächsten großen technologischen Katalysator, der ihr Unternehmen voranbringen wird.
Maximale Flexibilität
Es ist wichtig, flexibel zu sein. Permanent ändernde Geschäftsbedingungen, strengere Visabeschränkungen und höhere Anforderungen der Kunden zwingen die Dienstleistungsanbieter zu mehr Anpassungsfähigkeit. Da Unternehmen lernen, in einer Welt zu arbeiten, in der Schnelligkeit, Qualität, Flexibilität und Erschwinglichkeit wichtiger sind als die geografische Lage, wird das Outsourcing insgesamt zunehmen. Um die Nase vorn zu haben, müssen Dienstleister die Art und Weise, wie sie effiziente Remote-Services anbieten, überdenken, Plug-and-Play-Lösungen entwickeln, die eine schnelle Integration ermöglichen, und Verträge abschließen, die es ihnen erlauben, sich an veränderte Geschäftsziele anzupassen.
Tipss für gelungenes Outsourcing
Klare Erwartungen
Das häufigste Problem, mit dem Unternehmen konfrontiert sind, ist die Frage, welche Dienstleistungen ausgelagert werden sollen und welcher Auftragnehmer dafür am besten geeignet ist. Machen Sie deutlich, was der Mitarbeiter im Rahmen des Projekts leisten soll. Achten Sie auch auf die Grenzen des Auftragnehmers, da er möglicherweise nicht alle Probleme Ihres Unternehmens lösen kann, sondern nur einen bestimmten Geschäftsvorgang. Je detaillierter, desto wahrscheinlicher ist es, dass Dir dein Partner hilft und einen Mehrwert für das Unternehmen schafft.
Günstig ist nicht immer gut
Wenn es um Outsourcing geht, machen viele Leute den Fehler, nur denjenigen mit dem niedrigsten Preis zu beauftragen. Du wirst wahrscheinlich eine breite Palette von Angeboten von Personen aus der ganzen Welt mit unterschiedlichem Erfahrungsgrad erhalten. Outsourcing ist zwar ein wichtiger Faktor, aber Qualität sollte immer an erster Stelle stehen.
Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg
Ihre Arbeit ist nach dem erfolgreichen Outsourcen nicht getan. Zwischen Unternehmen und dem Team sollten genaue und detaillierte Anweisungen fließen, wie und was zu erledigen ist. Bei größeren Projekten sind möglicherweise Deadlines nötig.
Während der Arbeit ist es ratsam, den Freiberufler auch zu unterstützen, indem klares Feedback zu seiner Arbeit abgegeben wird. Bei Änderungen solltest Du so genau wie möglich sein. Je nach Länge der Zusammenarbeit kann man sich sogar mal treffen, um das (zwischenmenschliche) Verhältnis zu verbessern. Aber auch remote lässt sich Team Building betreiben. Wir haben dazu schon einen extra Artikel.
Freelancer einstellen
Direkt ganze Abteilungen auszulagern, ist ein großer Schritt. Es bietet sich an, klein anzufangen und Projekte zu besetzen. Bei der Durchführung eines Projekts, das eine zeitliche Abgabefrist hat, oder bei einer schnellen internen Skalierung von Abteilungen, können Freiberufler spannend sein, die ihre Erfahrungen und ihr Wissen in interne Teams einbringen.
Freiberufler sind selbstständig und führen Aufträge von Unternehmen aus. Ihre Tätigkeit ist dabei immer vertraglich vereinbart – meist durch einen Dienstleistungsvertrag auf Stundenbasis – und bezieht sich auf eine bestimmte Zeitspanne. Im Gegensatz zum Outsourcing, bei dem auch ganze Abteilungen übernommen werden können, sind Freiberufler für spezielle Projekte oder dezidierte Teilaufgaben zuständig.
Bei Freelancern handelt es sich dabei fast immer um sehr gut qualifizierte und erfahrene Spezialisten für ihr Gebiet. Nur in Ausnahmefällen starten IT-ler direkt nach der Universität oder Ausbildung in die Freiberuflichkeit. Die überwiegende Mehrheit sammelt erst einen großen Erfahrungsschatz in Angestellten-Verhältnissen, bevor Sie den Schritt in die Selbstständigkeit startet.
Alle Infos zur Arbeit mit Freelancern findest du hier.
Fazit
Unternehmen sind nicht erst durch Covid-19 gewillt, Kosten einzusparen. Outsourcing ist dabei ein probates Mittel. Dabei werden einzelne Projekte bis hin zu ganzen Abteilungen ins Ausland ausgelagert. Je nach Entfernung spricht man dabei von Near- oder Offshoring.
Die Wahrheit ist, dass es so etwas wie ein einheitliches Outsourcing-Konzept nicht gibt. Beide bieten Vor- und Nachteile, und welche Variante für dich besser geeignet ist, hängt von einer Vielzahl von Faktoren wie Budget, Standort, Geschäftszielen und der Art des Projekts ab.
Offshoring eignet sich häufig hervorragend für kurze oder einmalige Initiativen sowie für Vorgänge, die weniger Überwachung erfordern. Es ist auch ideal für Unternehmen mit einem knappen Personalbudget oder für diejenigen, die einen 24-Stunden-Produktionszyklus wünschen. Unternehmen, die eine starke, langfristige Zusammenarbeit aufbauen und anspruchsvollere Produkte herstellen wollen, tendieren hingegen dazu, ihre Tätigkeiten näher am Heimatort auszulagern.
Der Trend scheint aber mehr und mehr auf das Nearshoring zu gehen. Die Vorteile wie eine vereinfachte Kommunikation, sprachliche und steuerliche Vorteile und das Verständnis für die jeweiligen kontinentalen Strukturen sprechen für das Nearshoring. In der EU finden sich einige Länder mit gut ausgebildeten Experten, vor allem in Osteuropa. Die sind zwar etwas teurer als in Asien, bringen aber bekannte Vorteile, die Unternehmen schätzen.
Auch Freelancer sind eine immer beliebter werdende Möglichkeit, den Mangel an IT-Fachkräften in Deutschland zu überwinden. Während die Auslagerung mit einem hohen Aufwand und rechtlichen Rahmenbedingungen verbunden ist, funktioniert die Einstellung von Freelancern recht simpel. Bei ElevateX klären wir alle Rahmenbedingungen für dich und bieten schnell und sicher zuverlässige Lösungen.
