Wann lohnen sich Freelancer für Unternehmen?

Wann lohnen sich Freelancer für Unternehmen?

„Wenn wir uns nicht vorbereiten, bereiten wir uns auf das Scheitern vor“, wird Benjamin Franklin als Zitat zugeschrieben.

Beim Einsatz von Freelancern trifft das sehr genau zu: Mit guter Planung steigen die Chancen auf einen erfolgreichen Einsatz deutlich. Ohne Planung wird es mühsam und teuer.

Freelancer sind dabei mehr als ein Notnagel für Auftragsspitzen. Richtig eingesetzt, bringen sie Wissen und Tempo in Projekte, für die deinem Team die Zeit oder die passende Erfahrung fehlt.

Hier sind einige wichtige Überlegungen und Faktoren, die bei der Entscheidung eine Rolle spielen können:

Vorteile und Nachteile

Vorteile:

• Flexibilität: Du holst Freelancer projektbezogen ins Team. So planst du dein Personal flexibler.
• Spezialisiertes Wissen: Freelancer bringen oft Fachwissen und Erfahrung mit, die in deinem Unternehmen fehlen. Weil sie viele Projekte bei verschiedenen Kunden kennen, schauen sie mit frischem Blick auf eingefahrene Abläufe.
• Schneller Start: Für eine Festanstellung dauern Suche und Auswahl oft Monate, danach muss die neue Fachkraft meist noch ihre Kündigungsfrist abwarten. Ein Freelancer kann in der Regel deutlich früher anfangen. Mehr dazu im Artikel zur Time-to-Hire.
• Kosten nur bei Bedarf: Du bezahlst die vereinbarte Leistung. Lohnnebenkosten, bezahlter Urlaub und Leerlauf zwischen zwei Projekten entfallen. Dafür ist der Stundensatz höher als bei einer angestellten Fachkraft. Ob sich das rechnet, hängt vor allem von der Einsatzdauer ab. Probier es mit dem Kostenrechner Freelancer oder Festanstellung aus.
• Skalierbarkeit: Bei Bedarf erhöhst oder verringerst du die Zahl der Freelancer. Das hilft besonders bei kurzfristigen Projekten.
• Weniger Führungsaufwand: Erfahrene Freelancer arbeiten eigenverantwortlich und denken unternehmerisch. Du vereinbarst Ziel und Ergebnis, nicht jeden Arbeitsschritt. Das ist auch rechtlich wichtig: Wer Freelancer wie Angestellte nach Weisung arbeiten lässt, riskiert Scheinselbstständigkeit.

Nachteile:

• Eingeschränkte Verfügbarkeit: Freelancer arbeiten oft für mehrere Kunden gleichzeitig. Das kann ihre Verfügbarkeit einschränken.
• Einarbeitungszeit: Erfahrene Freelancer finden sich meist schnell zurecht. Trotzdem brauchen auch sie Zeit, um deine Prozesse, Systeme und dein Team kennenzulernen.
• Geringere Kontrolle: Freelancer sind extern. Du hast weniger direkten Einfluss auf ihre Arbeitsweise und Zeitplanung.
• Langfristige Bindung: Freelancer sind weniger fest ins Unternehmen eingebunden. Für langfristige Rollen, die eine tiefe Einbindung erfordern, stehen sie oft nicht zur Verfügung. Und ihr Wissen geht mit, wenn du es nicht rechtzeitig sicherst.

Alle Vor- und Nachteile hörst du in unserer Podcastfolge zu Vorteilen und Nachteilen von Freelancern.

Typische Fälle: Wann sich Freelancer lohnen

In diesen Situationen spricht viel für einen Freelancer:

• Projekt mit klarem Ende: Eine Cloud-Migration, ein Relaunch oder ein neues Feature mit festem Liefertermin. Ist das Projekt fertig, endet der Auftrag. Du hast keine feste Stelle geschaffen, für die es danach keine Arbeit mehr gibt.
• Spezialwissen auf Zeit: Du brauchst für einige Monate Know-how, das dein Team nicht hat, etwa für IT-Sicherheit, eine SAP-Umstellung oder eine neue Technologie. Eine Festanstellung lohnt sich dafür selten, und eine Weiterbildung dauert zu lange.
• Lastspitzen und knappe Fristen: Ein großes Kundenprojekt, ein wichtiges Release oder ein dringendes technisches Problem. Freelancer fangen die Spitze ab. Dein Team bleibt bei seinen Aufgaben und gerät nicht dauerhaft unter Druck.
• Offene Stelle überbrücken: Eine Schlüsselperson kündigt, geht in Elternzeit oder die Nachbesetzung zieht sich. Ein Freelancer übernimmt in dieser Zeit ein klar abgegrenztes Projekt, damit nichts liegen bleibt.
• Neues Produkt oder Innovationsprojekt: Du willst einen Prototyp oder ein MVP bauen, etwa für eine KI-Anwendung, ohne dein Kernteam aus dem Tagesgeschäft zu ziehen. Freelancer legen die Grundlage, dein Team übernimmt später Betrieb und Weiterentwicklung.

Wann eine Festanstellung besser passt

• Die Aufgabe ist dauerhaft und gehört zum Kern deines Geschäfts.
• Die Rolle soll ein Team aufbauen oder führen, wie im Fallbeispiel oben.
• Das Wissen soll über Jahre im Unternehmen wachsen und dort bleiben.

IT-Fachkräftemangel: Freelancer als Teil der Antwort

Oft ist der Anlass für Freelancer ganz einfach: Eine Stelle lässt sich nicht besetzen. Der IT-Fachkräftemangel hat sich zuletzt entspannt, vorbei ist er nicht. Laut einer Bitkom-Studie vom September 2026 fehlen in Deutschland rund 79.000 IT-Fachkräfte. 2023 waren es noch 149.000. Trotzdem haben 97 Prozent der Unternehmen mit IT-Stellen Schwierigkeiten, diese zu besetzen. Bei einem Drittel fehlt den Bewerbern das geforderte Wissen über die neuesten Technologien. 76 Prozent der befragten Unternehmen erwarten, dass sich der Mangel weiter verschärft.

Die Bundesagentur für Arbeit sieht die Lage entspannter. In ihrer Engpassanalyse für 2025 gilt die Softwareentwicklung nicht mehr als Engpassberuf. Diese Analyse misst etwas anderes als Bitkom. Mit Kennzahlen wie der Besetzungsdauer gemeldeter Stellen und der Arbeitslosigkeit im Beruf bewertet sie, wie schwer sich Stellen gerade besetzen lassen. Wegen der schwachen Konjunktur und des Umbruchs in der Branche melden Unternehmen deutlich weniger IT-Stellen, und die Arbeitslosenquote in IT-Berufen stieg 2025 auf 4,5 Prozent. Bei einigen Spezialistenberufen sieht die Bundesagentur aber weiterhin Besetzungsprobleme. Bis 2040 erwarten Arbeitsmarktforscher einen stark wachsenden Bedarf an IT-Fachkräften.

Für dich heißt das: Nicht jede IT-Stelle ist heute schwer zu besetzen. Gesuchtes Spezialwissen bleibt aber knapp, und genau dort helfen Freelancer am meisten. Jeder Monat, in dem eine wichtige Stelle offen bleibt, kostet Geld: Projekte verzögern sich, und dein Team fängt die Arbeit mit Überstunden auf. Wie du diese Kosten einer unbesetzten Stelle berechnest, steht in Kapitel 4.

Freelancer allein lösen den Fachkräftemangel aber nicht. Gut funktioniert ein Kernteam aus Festangestellten, das du gezielt mit Freelancern ergänzt: Das Kernteam hält Wissen und Betrieb zusammen, Freelancer bringen Spezialwissen und Kapazität für Projekte. Dabei zählt, wie du mit beiden umgehst. Gefragte IT-Fachkräfte, ob angestellt oder selbstständig, achten auf spannende Aufgaben, faire Bezahlung, Freiraum bei Arbeitszeit und Arbeitsort und einen wertschätzenden Umgang. Wie wichtig das ist, zeigte die „Great Resignation“, die Kündigungswelle in den USA ab 2021: Eine Mehrheit derer, die 2021 kündigten, nannte laut Pew Research Center zu wenig Gehalt, keine Aufstiegschancen und mangelnden Respekt am Arbeitsplatz als Gründe.

Was die Forschung zeigt

Andrew Burke (Trinity College Dublin) und Marc Cowling (University of Derby) haben untersucht, wie der Anteil von Freelancern in der Belegschaft mit Umsatz und Beschäftigung zusammenhängt. Die Studie „The relationship between freelance workforce intensity, business performance and job creation“ erschien 2020 in der Fachzeitschrift Small Business Economics. Die wichtigsten Ergebnisse:

• Umsatz und Arbeitsplätze: Der Einsatz von Freelancern geht mit Umsatzwachstum einher und mit zusätzlichen Stellen für die Stammbelegschaft.
• Ergänzung statt Ersatz: Ältere Analysen sahen Freelancer als Konkurrenz für Angestellte. Die Ergebnisse stützen die neuere Sicht: Freelancer ergänzen die Stammbelegschaft und machen Unternehmen beweglicher.
• Kritische Masse: Der positive Zusammenhang zeigt sich erst, wenn Freelancer rund 11 Prozent der Belegschaft ausmachen. Woran diese Schwelle liegt, ist laut den Autoren noch offen.

Die Studie zeigt einen Zusammenhang, keinen Beweis für Ursache und Wirkung. Nimm die 11 Prozent deshalb als Hinweis, nicht als Zielwert für dein Unternehmen. Für die Praxis lässt sich trotzdem ableiten: Den größten Nutzen haben Freelancer, wenn du sie planvoll einsetzt und nicht nur im Notfall.

So gelingt die Zusammenarbeit

Ob sich Freelancer für dich lohnen, entscheidet sich nicht nur bei der Auswahl, sondern auch in der Zusammenarbeit. Auf diese fünf Punkte kommt es an:

1. Bedarf klären: Beschreibe Ziel, Aufgaben, Dauer und benötigte Skills, bevor du suchst (Kapitel 3: Bedarfsanalyse).
2. Ergebnisse vereinbaren: Halte Leistungsumfang, Ziele, Vergütung und Termine im Vertrag fest (Kapitel 7: Vertragsabschluss).
3. Gut starten: Sorge dafür, dass Zugänge, Ansprechpartner und Projektunterlagen am ersten Tag bereitstehen (Kapitel 8: Onboarding).
4. Regelmäßig abstimmen: Kurze, feste Termine und offenes Feedback halten das Projekt auf Kurs (Kapitel 9: Kommunikation und Feedback).
5. Wissen sichern: Plane von Anfang an, wie Dokumentation und Know-how im Team bleiben (Kapitel 12: Offboarding).

Alle Schritte im Zusammenhang zeigt der Standard-Prozess in Kapitel 13.