Als Freelancer gibt es viele Aufgaben neben dem eigentlichen „Doing“, die erledigt werden müssen. Neben der fachlichen Expertise, mit der man letztendlich Geld verdient, fallen beispielsweise Tätigkeiten wie Rechnungsstellung, Buchhaltung und die Suche nach neuen Aufträgen an. Um diese Aufgaben effizienter zu gestalten, ist es sinnvoll, ein gut durchdachtes System an Tools einzusetzen, die den Arbeitsalltag erleichtern. In der heutigen Ausgabe von „Digitalisierung braucht Freelancer“ widmen wir uns genau diesem Thema.
Die Bedeutung eines ausgeklügelten Systems an Tools für Freelancer
Ein solches Tool-System ist besonders für Freelancer essenziell, da es ihnen ermöglicht, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und gleichzeitig die zeitaufwändigen und wiederkehrenden Aufgaben zu bewältigen. Durch Automatisierung und strukturierte Ablagestrukturen kann man Zeit sparen und effektiver arbeiten. Zudem besteht die Möglichkeit, bestimmte Aufgaben an Dienstleister auszulagern, wie beispielsweise die Buchhaltung an einen Steuerberater. Es gibt jedoch auch zahlreiche Tools, mit denen man diese Aufgaben selbstständig erledigen kann, ohne den manuellen Aufwand komplett übernehmen zu müssen. Die Wahl zwischen vollständiger Auslagerung und der Unterstützung durch Hilfsmittel im Alltag hängt von individuellen Präferenzen und Bedürfnissen ab. Letztendlich kann ein gut durchdachtes Tool-System das Arbeitsleben angenehmer gestalten und die Produktivität steigern.
Eine gut ausgestattete Arbeitsumgebung
Eine gut ausgestattete Arbeitsumgebung ist für Freelancer von großer Bedeutung. Insbesondere für diejenigen, die einen Großteil ihrer Arbeitszeit am Schreibtisch verbringen, wie beispielsweise Softwareentwickler, ist die Wahl der richtigen Büroausstattung entscheidend. Ein hochwertiger Schreibtisch und ein ergonomischer Stuhl, möglicherweise sogar ein höhenverstellbarer Schreibtisch, sind wichtige Investitionen. Ein höhenverstellbarer Schreibtisch ermöglicht es, sowohl im Sitzen als auch im Stehen zu arbeiten, was die Arbeitsweise flexibler gestaltet. Zudem ist es empfehlenswert, einen dedizierten Raum einzurichten, der eine klare Trennung zwischen Arbeit und Privatleben ermöglicht. Für Freelancer, die häufig remote arbeiten, kann ein externer Monitor, der über USB-C mit dem Laptop verbunden werden kann, eine große Hilfe sein. Ein zweiter Monitor bietet mehr Platz und Flexibilität, egal ob im Homeoffice oder unterwegs. Ein Bluetooth-Headset ermöglicht zudem mehr Bewegungsfreiheit während Telefonkonferenzen oder Calls.
Steuern und Buchhaltung: Auslagerung oder Selbstverwaltung?
Das Thema Steuern und Buchhaltung ist für viele Freelancer ein lästiges Thema, das ihnen keinen Spaß macht. Dennoch ist es zwingend notwendig, sich darum zu kümmern. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dieses Thema anzugehen. Man kann es entweder komplett an eine externe Steuerberatung auslagern oder auf Tools und Helferlein zurückgreifen. Eine Möglichkeit ist beispielsweise die Verwendung einer Software zur Erstellung von Rechnungen. Dabei ist es wichtig, ein professionelles Erscheinungsbild zu wahren und ein Rechnungstemplate zu nutzen. Ein Beispiel für eine solche Software ist Billomat, eine deutsche Buchhaltungs- und Rechnungserstellungssoftware. Es gibt jedoch auch andere Softwarelösungen wie Lexoffice oder SevDesk, die einen breiteren Leistungsumfang haben und speziell auf Freelancer zugeschnitten sind. Zusätzlich können neue Banking-Modelle, die speziell für Freelancer oder Kleinstunternehmen entwickelt wurden, hilfreich sein. Diese Modelle bieten günstige und einfache Kontomodelle an, die sich direkt mit den Steuersoftwaren verknüpfen lassen.
Die Bedeutung einer professionellen Kommunikation
Eine professionelle Kommunikation mit Kunden, Interessenten und Kollegen ist essentiell für den Erfolg eines Freelancers. Dabei spielt die Wahl der Kommunikationstools eine wichtige Rolle. Es empfiehlt sich, eine geschäftliche E-Mail-Adresse einzurichten, idealerweise mit der eigenen Domain. Dadurch lässt sich eine klare Trennung zwischen privater und geschäftlicher Kommunikation herstellen. Zudem sollte die E-Mail-Adresse die Möglichkeit bieten, Kalendereinträge anzunehmen. Es gibt verschiedene Tools wie Calendly, die die Terminplanung vereinfachen und das lästige Hin und Her per E-Mail vermeiden. Mit solchen Tools kann man potenziellen Interessenten einen Meeting-Link zur Verfügung stellen, über den sie einen Termin auswählen und buchen können.
Videocalls und Meetings: Die Qual der Wahl
Bei Videocalls und Meetings stehen Freelancern zahlreiche Optionen zur Verfügung, von kostenpflichtigen bis hin zu kostenfreien Varianten. Es gibt Tools wie Teams, Google Meet und Zoom, die sich großer Beliebtheit erfreuen. Die Wahl des richtigen Tools hängt oft vom persönlichen Ökosystem ab. Google Meet eignet sich beispielsweise gut für Nutzer, die bereits in der Google-Welt unterwegs sind. Zoom hingegen ist eines der gängigsten Tools und zeichnete sich durch seine Benutzerfreundlichkeit aus. Es gibt kein richtig oder falsch, die Wahl des Tools sollte an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden.
Projektmanagement-Tools: Trello, Asana und Notion
Beim Thema Projektmanagement geht es nicht nur um die Verwaltung der eigentlichen Projekte, sondern auch um die Organisation des gesamten Drumherums. Als Freelancer muss man oft mehrere Projekte gleichzeitig betreuen und den Überblick behalten. Hier können Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana und Notion sehr nützlich sein.
Trello ist ein kostenloses Tool, das eine Kanban-ähnliche Organisation von To-Do-Listen ermöglicht. Es ist einfach zu bedienen und bietet Möglichkeiten zur Automatisierung von Aufgaben. Asana ist eine professionellere Variante von Trello, die sich besonders für Teamarbeit eignet. Notion hingegen ist eine All-in-One-Lösung, die nicht nur Projektmanagement, sondern auch Dokumentation und To-Do-Listen vereint. Es bietet eine hohe Flexibilität und eine Vielzahl von Vorlagen für verschiedene Arbeitsabläufe.
Zeiterfassungstools: Toggle, Clockify und weitere Optionen
Die Zeiterfassung ist ein wichtiger Aspekt für Freelancer, da Projekte oft auf Stunden- oder Tagesbasis abgerechnet werden. Toggle und Clockify sind zwei bekannte Zeiterfassungstools. Allerdings sind die kostenfreien Varianten dieser Tools begrenzt. Es gibt jedoch möglicherweise weitere kostenfreie oder günstigere Alternativen, die noch nicht erwähnt wurden.
Rechtliche Fragestellungen und Datenschutz: Pandadoc und Scribble
Bei rechtlichen Fragestellungen, wie der Unterzeichnung von Verträgen, kann die Nutzung von speziellen Tools hilfreich sein. Pandadoc ist ein umfangreiches Tool, das die Erstellung und Unterzeichnung von rechtlich bindenden Dokumenten ermöglicht. Es bietet Integrationen mit CRM-Systemen und Templates für eine einfache Erstellung von Verträgen. Scribble ist eine weitere Option mit einem Freemium-Angebot für gelegentliche Nutzung. Die Verwendung solcher Tools erleichtert nicht nur den Prozess, sondern ist auch umweltfreundlicher.
KI-Tools für den Arbeitsalltag: ChatGPT, Auto-GPT und GitHub Copilot
KI-Tools können den Arbeitsalltag von Freelancern erleichtern und unterstützen. ChatGPT ermöglicht beispielsweise die Automatisierung von Aufgaben, wie der Erstellung von E-Mail-Texten oder der Zusammenfassung von Dokumenten. Es ist jedoch ratsam, die Ergebnisse zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Auto-GPT und GitHub Copilot sind weitere KI-Tools, die Programmierern helfen, Code zu generieren und Feedback zu erhalten.
