Digitale Agilität und Online Workshops in Covid-19 Zeiten

Was bedeutet Agilität für ElevateX?

Agilität heißt für uns, dass wir sehr klare und strikte, aber für alle transparente Regeln oder Prozesse benötigen, an denen sich jedes Teammitglied, jeder Mitarbeiter und jedes Projekt zu orientieren hat. Allerdings werden diese Rahmenbedingungen kontinuierlich betrachtet und iterativ angepasst: So kann jederzeit auf etwa sich ändernde äußere Einflüsse reagiert oder die Zufriedenheit und Produktivität unseres Teams verbessert werden.

Dies heißt wiederum nicht, dass man auf jede Kleinigkeit übertrieben reagieren sollte oder sich im schlimmsten Fall die Regelungen so hinbiegen kann, wie es aktuell bequem ist! Vielmehr ergeben sich durch eine gelebte Agilität sehr klare Rahmenbedingungen für ein Team. Als Beispiel kann hier die Notwendigkeit von täglichen Check-ins für jedes Teammitglied in einem Entwicklungsprojekt genannt werden. Das Ziel hierbei ist immer entsprechend Synergien zu schaffen, Stolpersteine frühzeitig zu beseitigen und somit die Effizienz des Teams zu erhöhen. Eine möglichst optimale Arbeitsumgebung wird gestaltet.

Agilität als Grundlage für Flexibiltät

Anhand dieses Beispiels kann man schon teilweise erkennen, warum für uns die Agilität auch ein sehr hohes Maß an Flexibilität bedeutet: Sie gibt den Rahmen vor, der es uns und unseren Teammitgliedern ermöglicht, ortsunabhängig zu arbeiten. Es müssen jedoch einige Voraussetzungen (z.B. stabile Internetverbindung oder die Möglichkeit, an den notwendigen Meetings teilzunehmen) vorhanden sein – der Rest ist jedem selbst überlassen.

Voraussetzungen für Agilität

Neben den notwendigen technischen Voraussetzungen benötigt es dazu an erster Stelle Mitarbeiter mit der passenden Einstellung – nur dann kann ein System von flexiblen und remote zusammenarbeitenden Teams funktionieren. Wer stets zeitlich oder inhaltlich definierte Vorgaben bzgl. seiner zu erledigenden Arbeit wünscht, wird sich in einem solchen System niemals wohlfühlen und seine optimale Leistung abrufen können. Wem die Flexibilität jedoch einen deutlichen Mehrwert bietet, wer z.B. gerne längere Zeit an fremden Orten verbringt und dabei trotzdem weiter produktiv arbeiten kann, wer gerne mehr Verantwortung für sich selbst und die zu bewältigende Aufgabe übernehmen möchte und die nötige Disziplin und Eigenmotivation mitbringt – für den ist es genau das richtige System.

ElevateX und die Komplexitäter

Aufgrund der hohen Bedeutung von Agilität für unsere Projekte und unsere tägliche Arbeit suchen wir hier immer wieder den Austausch mit Spezialisten auf diesem Gebiet. Daher besteht ein sehr regelmäßiger Kontakt zu den „Komplexitätern“ – einer Berliner Firma bestehend aus drei absoluten Experten und Agile-Coaches, die spezialisiert darauf sind, Ihre Kunden in der Einführung und Umsetzung agiler Methoden zu unterstützen.

Vor kurzem hatten wir die Möglichkeit, uns ausführlich mit Lars Nebe, einem der drei Komplexitäter-Gründer, auszutauschen. Er unterstützt seit vielen Jahren die unterschiedlichsten Teams als Scrum Master, sich in einer veränderten und immer virtuelleren Welt zurechtzufinden. Wir haben ihn zwischen zwei Workshops sprechen können und er gibt uns einen Einblick in seinen Arbeitsalltag und dessen Veränderungen seit der Corona-Krise – welche aktuell keine Workshops in-Person zulässt.

Gespräch mit Lars Nebe – „Wir überlegen immer, welches konkrete Problem gelöst werden soll – und erst dann schauen wir, ob und wie es mit einem neuen digitalen Tool gelöst werden kann.“

ElevateX: Lars, du bist agiler Coach. Was heißt das und wie sieht dein Arbeitsalltag normalerweise aus? 

Lars: Das ist tatsächlich sehr vielfältig und daher gar nicht so einfach zu beantworten. Allgemein gesprochen geht es darum, Menschen dabei zu unterstützen, sich immer besser auf sich ändernde Rahmenbedingungen einzustellen. Das wird im Zeitalter von Digitalisierung und Globalisierung ja immer zentraler.

Dabei arbeite ich viel mit Teams, aber auch mit Führungskräften oder bunt zusammengesetzten Gruppen von Menschen und helfe ihnen, agile Prinzipien kennenzulernen, zu verstehen und dann auf eine ganz konkrete Situation anzuwenden. Das kann viel mit Methoden wie Scrum oder Kanban zu tun haben. Muss es aber auch nicht.

Ein wesentliches Werkzeug für mich ist dabei die Moderation von gemeinsamen Workshops. Das geht von Scrum Meetings wie Plannings, Reviews und Retros über mehrtägige Teamworkshops, in denen Teams überlegen, wie sie zusammenarbeiten wollen, bis hin zu spezifischen Übungen z.B. zum Feedbackverhalten oder Umgang mit Konflikten. Wer sich ein genaueres Bild darüber machen will, findet auf unserer “Inspirationsseite” viele bunte Beispiele.

„Die ganze soziale Interaktion die ich vorher gewohnt war, musste ich mir neu ausdenken.“

ElevateX: Du arbeitest dabei seit mehreren Wochen ausschließlich remote mit deinen Teams. Inwiefern hat das Einfluss auf die Workshops, die du moderierst?

Lars: Die ganze soziale Interaktion, die ich vorher gewohnt war, musste ich mir neu ausdenken. Die ganze Dynamik eines Workshops funktioniert anders. Zum Beispiel gehen Fragen, die man in den Raum hinein stellt, einfach nicht mehr. Auch andere Kommunikationsmittel, zum Beispiel wie man selbst im Raum auftritt, kann man remote nicht einsetzen. Noch viel mehr als vorher dreht sich jetzt alles um die Frage: Wie kann ich die Leute mit einbinden? Gerade am Anfang scheitern Organisationen, die Remote-Zusammenarbeit nicht in dem Maße gewohnt sind, dabei schon an Kleinigkeiten: da braucht man schon mal allein 15 Minuten am Start eines Workshops, bis sich alle eingerichtet haben.

ElevateX: Wie gehen deine Kunden typischerweise mit diesen neuen Begebenheiten um? Gab es besondere Herausforderungen, die sie bewältigen mussten?

Lars: Meine Kunden waren bisher technisch sogar sehr gut ausgestattet. Das löst aber ihr zentrales Problem nicht: Es fallen ja ganze Kommunikations- und Informationswege weg. In Online-Meetings und Video-Calls gibt es z.B. Post-Its und Whiteboards nicht mehr in der bekannten Form. Wie gehe ich nun damit um, wenn ich zum Beispiel Themen priorisieren möchte?

Der Fokus der Organisationen passt hier oft noch nicht. Teilweise gibt es eher zu viele Technologien, aber wie man damit umgehen will ist noch nicht diskutiert oder es wird wenig daran gearbeitet. Das führt dann zu Problemen. Beispielsweise finden die Menschen nicht auf Anhieb das richtige Kommunikationstool für die jeweilige Situation.

ElevateX: Müssen die Teilnehmer eines deiner Online-Workshops sich speziell vorbereiten oder bestimmte Fähigkeiten mitbringen?

Lars: Nein. Man muss als Moderator aber ein inneres Bild davon entwickeln, wie gut die Leute mit der Situation umgehen können. Dann kann man sich auch darauf einstellen. Ich überlege mir für die Situationen, in denen etwas schiefgehen kann, dann vorher schon einen Plan-B. 

„Neben den offensichtlichen Herausforderungen, gibt es auch etliche Vorteile!“

ElevateX: Was sind Nachteile, die du im Zusammenhang mit remote Zusammenarbeit, speziell bei deinen Online-Workshops, als Moderator erlebst und welche Vorteile oder Möglichkeiten ergeben sich ggf. auch durch das neue Format?

Lars: Man muss sich schon daran gewöhnen, dass man nur mit dem Bildschirm redet und nicht mehr die Menschen sieht. Es hilft etwas, wenn wirklich alle ihre Kamera anhaben, damit ich sehe wie die Stimmung ist. Ich suche mir Tools, die mich als Moderator unterstützen. Es gibt zum Beispiel Videokonferenzanbieter, bei denen ich Teilnehmer auf stumm oder laut schalten kann, wenn sie es vergessen haben. Wenn das schon mal funktioniert, hilft es mir sehr und ich kann mich besser auf die Situation im Workshop einstellen. Als Moderator will ich ja ein Gefühl dafür bekommen, wo die Leute gerade gedanklich sind. Tools alleine können aber nicht alle Nachteile beseitigen. Vieles hat auch damit zu tun, den Workshop selbst umzubauen und neue Formate zu entwickeln.

ElevateX: Und Vorteile?

Lars: Vorteil gibt es natürlich auch: Insgesamt sind die Einstiegshürden heute geringer, als sie vor wenigen Wochen oder Monaten noch waren. Vor Corona haben viele Kunden erwartet, dass alles vor Ort passiert. Und die Leute sind jetzt auch schneller im Thema Digitalisierung drin, entwickeln Spaß und Flexibilität im Umgang mit den Tools. Dabei kann ich sie dann natürlich unterstützen.

Ich baue beispielsweise in jedes Tool einen Check-In Bereich für die Teilnehmer ein, in dem sie erstmal ihren Namen eintragen, wenn sie im Tool angekommen sind. Ein Team hat dann angefangen, lustige Gesichter zu malen, an denen sie sich selbst wiedererkennen. Das hatte ich so nicht vorher geplant, aber es hat ihnen Spaß gemacht und super funktioniert.

Man kann über die neuen Tools eine andere Art der Interaktion erzeugen und es ist mit den richtigen Kniffen manchmal sogar einfacher alle mit einzubeziehen.

Die Menge an möglichen Tools ist riesig – entscheidend ist, die richtigen auszuwählen.

ElevateX: Hast du für uns ein paar Beispiele für typische Workshop-Methoden die du verwendest und die Online-Tools, mit denen du sie umsetzt?

Lars: Da gibt es natürlich sehr viele. Zum Beispiel moderierte Gruppendiskussionen oder -entscheidungen, wofür wir oft Formate wie Fishbowl oder Gruppenkonsent einsetzen. Dann gibt es auch sehr viele bunte Scrum Retrospektive-Methoden wie Starfish-Retro, Lean Coffee oder Build your own Scrum Master. Es gibt aber auch spezifische Workshops, die eher Lerneffekte erzeugen, wie die Kanban Flow Simulation,  oder kreative Prozesse unterstützen, wie Event Storming oder User Story Mapping… der Strauß an Möglichkeiten ist nicht begrenzt und wächst auch ständig.

Für remote Workshops nutzte ich dann meist eine Kombination aus verschiedenen Tools. Das sind zum einen die bekannten Videokonferenzsysteme wie WebEx, Jitsi, usw. oder Online Whiteboards wie Miro oder Google Jamboard. Es können aber auch ganz spezifische Tools für z.B. Umfragen (z.B. Mentimeter und Doodle) oder Planning Poker zum Einsatz kommen.

Wenn es notwendig ist, bauen wir uns die Tools aber auch selbst und stellen diese zur Verfügung. Meine beiden Mitgründer entwickeln zum Beispiel gerade ein Tool für eine Kanban Simulation.

ElevateX: Glaubst du, dass alle Workshop-Formate auch remote funktionieren? 

Lars: Nein – man muss sich das speziell anschauen. Einige Dinge funktionieren online ja einfach nicht oder zumindest ganz anders. Dann muss man entweder die Kommunikation entsprechend ändern oder unter Umständen den Workshop auch noch mal ganz anders denken. Mein Trick ist es, die aus physischen Workshops bekannten Methoden mit Post-Its, Whiteboards und Co. nicht einfach 1:1 umzusetzen. Ich überlege immer noch mal, welches Problem mit dem Vorgehen eigentlich gelöst werden soll und schaue mir an, wie man das mit den neuen digitalen Tools lösen kann.

ElevateX: Welche typischen Fallen gibt es, die Teilnehmer eines online Workshops vermeiden können?

Lars: Grundsätzlich sollte man vorab schauen, welche technischen Voraussetzungen die zu nutzenden Tools brauchen und die richtige Hardware schlicht auch da haben: gute Headsets für alle, aktuelle Browserversionen, sowas halt. Das kann man alles vorher schon checken, damit es dann im Workshop gleich losgehen kann. 

Und natürlich zum Start in einen Workshop mit allen gemeinsam über Grundregeln sprechen: Kamera an,  Mikro aus, wenn man nicht spricht. Das hilft schon mal, um sich dann wieder auf das eigentliche Ziel des Workshops zu konzentrieren.

Wer hierzu noch weitere Tipps haben möchte, findet übrigens hier auf unserer Webseite auch noch viele praktische Methoden, Lösungsansätze und ein paar grundsätzliche Gedanken zum ganzen Thema remote Workshops.

Vielen Dank an die Komplexitäter und Lars für das Gespräch, eure Zeit und die wertvollen Einblicke in eure tägliche Arbeit!

Haben Sie Fragen zu unserer Arbeitsweise oder wollen mit uns über unseren Ansatz von Agilität und New Work sprechen? Dann kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular!