Bei vielen Freelancer-Projekten im IT-Umfeld und in anderen Bereichen tauschen die Vertragsparteien Informationen aus, die vertraulich sind. Hier kann es um die Projekte selbst gehen, aber auch um technische und inhaltliche Fragen. Der Freelancer ist bei der Erfüllung seines Auftrags nicht an die Verschwiegenheitsvorschriften gebunden, die sich bei einem angestellten Arbeitnehmer aus dem Arbeitsvertrag ergeben. Im Sinne beider Parteien kann es deshalb sinnvoll sein, einen Geheimhaltungsvertrag oder eine Geheimhaltungsvereinbarung abzuschließen. Der richtige Zeitpunkt für den Abschluss einer gesonderten Geheimhaltungserklärung ist dabei bereist die Aufnahme von Gesprächen und Verhandlungen. Was Du noch alles zur Verschwiegenheitserklärung wissen solltest, erfährst Du in diesem Beitrag.
Verschwiegenheitserklärung - Was ist das?
Die Verschwiegenheitserklärung – oft auch als Geheimhaltungsvertrag oder Geheimhaltungsvereinbarung bezeichnet – ist eine gängige begleitende Vertragsunterlage zwischen verschiedenen Unternehmen. Deshalb ist sie auch für Freelancer und ihre Auftraggeber im Einsatz. Betriebsgeheimnisse, Erfindungen, Projekte oder besondere technische Routinen bilden wertvolle Wirtschaftsgüter. Deshalb sind Unternehmen und Freiberufler darauf angewiesen, dass diese Betriebsgeheimnisse nicht in falsche Hände geraten. Dabei ist insbesondere der Wettbewerb im Blick.
Umsichtige Unternehmen und Freelancer schließen zur Geheimhaltung bereits noch vor Abschluss des eigentlichen Auftragsverhältnisses für die Vertragsverhandlungen einen Vertrag zur Geheimhaltung ab. Damit wird sichergestellt, dass von Anfang an die jeweiligen Informationen dortbleiben, wo sie hingehören. Das gilt auch dann, wenn der eigentliche Vertrag später nicht zustande kommen sollte.
Da Industriespionage und Geheimnisverrat auch in Arbeitsverhältnissen eine große Rolle spielen, bildet die Verschwiegenheitserklärung bei umsichtigen Arbeitgebern auch einen Teil des Arbeitsvertrages.
Ebenso wird ein Freelancer, der Unteraufträge an andere freie Mitarbeiter vergibt, auf gesonderte Verschwiegenheitserklärungen mit allen Beteiligten achten. Es ist nicht zuletzt eine Frage der Seriosität, wie achtsam und vorausschauend Freelancer mit ihren eigenen Geschäftsgeheimnissen, aber auch mit denen ihrer Auftraggeber umgehen. Wer als Freelancer Wert auf seinen guten Ruf liegt, kommt an Verschwiegenheitserklärungen in den unterschiedlichsten Kontexten kaum vorbei.
KEY POINTS
- Die Vertraulichkeitsvereinbarung ist ein gängiges begleitendes Vertragsdokument zwischen verschiedenen Unternehmen.
- Sie ist daher auch bei Freiberuflern und ihren Auftraggebern gebräuchlich.
- Umsichtige Unternehmen und Freiberufler schließen eine Vertraulichkeitsvereinbarung für die Vertragsverhandlungen ab, noch bevor das eigentliche Vertragsverhältnis zustande kommt.
- Vertraulichkeitsvereinbarungen sind nur so gut, wie sie an die Erfordernisse des einzelnen Projekts und der jeweiligen Branche angepasst sind.
Wozu dient eine Verschwiegenheitserklärung?
Mit Geheimhaltungsvereinbarungen sichern sich Unternehmen und Unternehmer ab. Industriespionage und die Offenlegung von Betriebsgeheimnissen sind ein großes Risikopotenzial für wirtschaftliche Organisationen aller Art. Hier entstehen jedes Jahr Schäden in Milliardenhöhe. Deshalb müssen Unternehmen immer mehr Vorkehrungen treffen, um Betriebsgeheimnisse im Unternehmen zu halten.
Die eigenen Arbeitnehmer werden durch Verschwiegenheitsklauseln im Arbeitsvertrag gebunden. Ebenso können hier Wettbewerbsverbote über die Geltung des Arbeitsvertrages hinaus eine Rolle spielen.
Anders ist das beim freiberuflich tätigen Freelancer, der auf Basis eines Dienst- oder Werkvertrages unabhängig für das jeweilige Unternehmen oder den Auftraggeber tätig wird. Um hier die Verschwiegenheit zu gewährleisten, bedarf es einer gesonderten Vereinbarung.
Spätestens im Hauptvertrag selbst sollte das Thema Verschwiegenheit eine Rolle spielen. Es ist aber üblich, schon im Vorfeld zu Beginn der Vertragsverhandlungen ein Dokument zur Verschwiegenheit zu unterzeichnen. Meistens handelt es sich dabei um eine zweiseitige Verschwiegenheitsverpflichtung, in manchen Fällen sichert sich auch nur das Unternehmen gegen die Offenlegung von Betriebsgeheimnissen ab.
Verschwiegenheitserklärungen spielen im Rechtsverkehr eine große Rolle überall dort, wo wirtschaftliche Organisationen untereinander in Kontakt treten und miteinander sprechen. Bereits bei Vorgesprächen zur eigentlichen Vertragsverhandlung müssen häufig Informationen ausgetauscht werden, die man zu den Interna und Betriebsgeheimnissen zählen kann. Deshalb haben Verschwiegenheitserklärungen eine große praktische Funktion. Sie sollen die Vertragspartner daran hindern, Geheimnisse aus dem laufenden Projekt an unbefugte Dritte weiterzugeben. Dabei drohen aus der vertraglichen Verpflichtung heraus Sanktionen bei Verstößen gegen die Verpflichtung zur Verschwiegenheit.
Bedeutung hat der Abschluss einer Verschwiegenheitserklärung unter anderem für die Geltendmachung kartellrechtlicher und wettbewerbsrechtlicher Ansprüche mit Blick auf die Beweislage. Es kann mit Abschluss einer solchen Vereinbarung jederzeit dargelegt werden, dass die Parteien Know-how und Betriebsgeheimnisse ausgetauscht haben.
Im IT-Bereich kommt es häufig zu innovativen Ansätzen bei der Entwicklung von Software oder neuen technischen Routinen. Hier hat auch ein Freelancer ein großes Interesse daran, dass seine Eigenentwicklungen und Arbeitstechniken nicht an unbefugte Dritte gelangen. Sie bilden einen Teil seines unternehmerischen Wertes ab. Wenn sie anderen zugänglich werden, kann ein Freelancer seine hervorgehobene Position in einem bestimmten Expertenfeld schnell verlieren.
Ebenso haben Auftraggeber kein Interesse daran, dass ihre Wettbewerber wissen, welche Projekte sie zurzeit in ihrem Unternehmen bearbeiten oder bei welchem Freelancer sie ein bestimmtes Projekt in Auftrag gegeben haben. Wettbewerbsschutz ist wichtiger denn je im täglichen Geschäftsverkehr.
Immaterielle Güter wie Know-how und Betriebsgeheimnisse haben inzwischen häufig einen höheren Wert als materielle Vermögensgegenstände. Gerade auch bei Start-ups und anderen innovativen Unternehmen ist das Know-how der maßgebliche Wert hinter der Organisation. Eine Verschwiegenheitserklärung zur rechten Zeit kann dazu beitragen, diese Werte zu schützen.
Verschiedene Arten von Verschwiegenheitserklärungen
Geheimhaltungsvereinbarungen werden in unterschiedlichen Bereichen eingesetzt. Die zwei wichtigsten sind relevant
- im Verhältnis zu Arbeitnehmern/Arbeitnehmerinnen.
- im Verhältnis zu selbstständigen Vertragspartnern und Vertragspartnerinnen.
Häufig werden Verschwiegenheitserklärungen mit Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen direkt in den Arbeitsvertrag integriert oder als Anlage zu diesem gestaltet.
Im geschäftlichen Verkehr ist es dagegen üblich, schon bei Aufnahme von Vertragsverhandlungen eine Verschwiegenheitserklärung zu unterzeichnen. Häufig finden sich dann im Hauptvertrag noch weitere Klauseln zur Verschwiegenheit, die sich auf die Vertragsdurchführung beziehen. In seltenen Fällen wird nur ein Vertragspartner aus der Verschwiegenheitserklärung verpflichtet, in den meisten Fällen handelt es sich um eine gegenseitige Vereinbarung.
Die Parteien sind frei in der Gestaltung, hier kommt es immer auf die jeweilige Vertragssituation an und darauf, welche Informationen geschützt werden sollen.
Wie werden Verschwiegenheitserklärungen auch genannt?
Im geschäftlichen Verkehr haben sich unterschiedliche Bezeichnungen für eine Verschwiegenheitserklärung durchgesetzt. Hier spricht man vom Geheimhaltungsvertrag, von der Geheimhaltungsvereinbarung oder im angelsächsischen Sprachgebrauch von einem NDA oder einem CDA.
NDA steht dabei für Non-Disclosure-Agreement, CDA für Confidential-Disclosure-Agreement. Inhaltlich entsprechen sich die verschiedenen Bezeichnungen für die Verschwiegenheitserklärung, wobei die Inhalte individuell variieren können. Ebenso wichtig ist es, das „Mutual CDA oder NDA“ als gegenseitige Verschwiegenheitsverpflichtung vom „One-sided“ Modell zu unterscheiden.
Welche Inhalte sollten in einer Verschwiegenheitserklärung regelt werden?
Verschwiegenheitserklärungen sind nur so gut, wie sie den Erfordernissen des einzelnen Projekts und der jeweiligen Branche angepasst sind. Das eine, branchenübergreifende Muster für ein CDA existiert nicht. Dennoch kann man bestimmte Grundinhalte herausarbeiten, die für alle Geheimhaltungsverträge zwischen Freelancern und Unternehmen grundsätzlich gelten:
- ein Kopf (Rubrum mit der genauen Bezeichnung der Vertragsparteien)
- eine Beschreibung/Definition des Geschäftskontakts zwischen beiden Parteien, etwa die Aufnahme von Vertragsverhandlungen über das Projekt XY
- Eigentum an bestimmten Informationen
- Regelungen zur Rückgabe oder Löschung von vertraulichen Informationen
- je nach Anforderung eine etwas genauere Beschreibung der Betriebsgeheimnisse, die in den Vertrag einbezogen werden sollen
- ein Datum für den Beginn der Geltung
- einen Zeitraum, in dem die Schutzvorschriften gelten sollen, beispielsweise für fünf Jahre nach Abschluss des Vertrages
- mögliche Ausnahmen von der Geheimhaltung, etwa im Kontext der Offenlegung bestimmter Informationen gegenüber offiziellen Stellen wie Finanzbehörden
- Sanktionen bei Nichteinhaltung der Verschwiegenheitsregelung (Vertragsstrafe)
- Vereinbarung eines Gerichtsstandes für Streitigkeiten aus dem NDA
Die Verschwiegenheitserklärung kann und wird für personenbezogene Daten teilweise auf die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Bezug nehmen, für andere Informationen auf das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG).
Es gibt einige Muster für Verschwiegenheitserklärungen im Internet. Wer als Unternehmen oder auch Freelancer rechtlich sichergehen will, lässt sich eine individuelle Version für seinen Zweck von einem Rechtsanwalt ausarbeiten oder von Experten rund um die Tätigkeit als Freelancer bereitstellen.
Wann benötigt man keine Verschwiegenheitserklärung?
Manchen Freelancern ist nicht bewusst, dass sie bei fast jeder Vertragsverhandlung auch geschäftliche Informationen austauschen, die nicht unbedingt für Dritte gedacht sind. Ebenso wächst auch bei vielen Unternehmen erst langsam das Bewusstsein dafür, welchen Wert Know-how und Betriebsgeheimnisse haben. Es schadet gerade im IT-Bereich nicht, bei jedweder Aufnahme von Vertragsverhandlungen auch an den Abschluss eines Geheimhaltungsvertrages zu denken. Manche Unternehmen legen bei den Vorverhandlungen bereits routinemäßig ein entsprechendes Vertragsformular vor. Auch Freelancer sind gut beraten, selbst ein Muster vorzuhalten. Der Einsatz einer Verschwiegenheitserklärung sollte zur Routine werden.
Es kann Routineaufträge geben, in denen vertrauliche Informationen kaum eine Rolle spielen. Die Parteien sind nicht verpflichtet, eine Verschwiegenheitserklärung aufzusetzen und zu unterzeichnen. Jedoch kann es in vielen Fällen bereits wichtig sein, dass ein Wettbewerber nicht erfährt, ob ein bestimmtes Projekt in Bearbeitung ist. Es geht dabei nicht einmal nur um die Offenlegung echter Betriebsgeheimnisse an Dritte.
Auch der Freelancer selbst hat in der Regel ein großes Interesse daran, dass seine Art, Aufgaben zu bewältigen oder etwas zu entwickeln, bei ihm verbleibt. Hier verbirgt sich ein großer Teil seiner Kompetenz und seines Know-hows. Diesen möchte er nicht mit unbefugten Teilen.
Es gibt deshalb keine Standardantwort auf die Frage, wann eine Verschwiegenheitserklärung nicht unterzeichnet werden sollte. Umsichtige Auftraggeber und Freelancer widmen sich dem Thema jederzeit vorsorglich.
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Ist eine Verschwiegenheitserklärung dasselbe wie ein NDA?
Ja, die Bezeichnungen NDA und Verschwiegenheitserklärungen entsprechen sich. Im Geschäftsverkehr ist häufig die angelsächsische Bezeichnung NDA üblich. Viele Verschwiegenheitserklärungen werden auch in englischer Sprache verfasst, damit sie einer Vielzahl von Vertragspartnern aus dem nationalen und internationalen Bereich vorgelegt werden können.
Wer sollte eine Verschwiegenheitserklärung unterschreiben?
Wenn man grundsätzlich nach der Bedeutung einer Geheimhaltungsvereinbarung fragt, sollten sich Unternehmen und Freelancer allgemein eingewöhnen, ein solches CDA/NDA zu unterzeichnen. Richtet man die Frage auf die Funktion der unterzeichnenden Personen in Unternehmen aus, muss der Unterzeichner vertretungsberechtigt sein. Auch die Verschwiegenheitserklärung ist ein Vertrag. Es kommt zu bestimmten Berechtigungen und Verpflichtungen, die sich aus der vertraglichen Vereinbarung ergeben. Deshalb sind Geschäftsführer und anderer vertretungsberechtigter Organe, respektive Firmeninhaber und Unternehmer selbst als Unterzeichner gefragt. Der Freelancer setzt seine Unterschrift unter seinem Namen unter Anerkennung der Rechte und Pflichten aus der Verschwiegenheitserklärung unter die Vereinbarung.
Mit einer Verschwiegenheitserklärung einigen sich Vertragsparteien oder solche, die einen Vertrag schließen möchten, auf die Vertraulichkeit für bestimmte Informationen aus ihren Gesprächen und Verhandlungen. Ebenso gibt es die Geheimhaltungsklauseln in Arbeitsverträgen. Verschwiegenheitserklärungen sind ein wichtiges Instrument zum Schutz vor Geheimnisverrat und Industriespionage.
Man kann sich mit einer Verschwiegenheitserklärung schon bei der Aufnahme von Vertragsverhandlungen dagegen absichern, dass Interna und Know-how an unbefugte Dritte gelangen. Das sit besonders wichtig, wenn am Ende der Vertrag nicht zustande kommen sollte. Betriebsinterna und Geschäftsgeheimnisse sind wertvolle Güter für Unternehmen und Unternehmer.
Das Non-Disclosure-Agreement (NDA) ist die englischsprachige Bezeichnung für dieVerschwiegenheitserklärung. Eine weitere Bezeichnung ist CDA (Confidential-Disclosure-Agreement). NDA und CDA werden als Termini überwiegend im geschäftlichen Bereich genutzt, die Verschwiegenheitserklärung kann auch die Geheimhaltung im Arbeitsverhältnis beschreiben.
