Was ist Time to Fill? 

Time to Fill ist eine bedeutende Kennzahl für das Recruiting. Sie bietet Dir einen einfachen Anhaltspunkt für die Beurteilung von Einstellungsprozessen. Denn sie ermöglicht die Ermittlung und Kontrolle von Einstellungs- und Rekrutierungskosten. Wer bei der Besetzung von Vakanzen regelmäßig diese Kennzahl überprüft, erhält wichtige Informationen für zukünftige Unternehmensentscheidungen. Das kann die Effizienz interner Arbeitsabläufe betreffen oder externe Faktoren wie die aktuelle Entwicklung des Arbeitsmarkts. In diesem Artikel erfährst Du alles Wissenswerte rund um das Thema Time to Fill und was die Zeit bis zu einer Stellenbesetzung für Deine Arbeitsabläufe bedeutet.

Was ist die Time to Fill?

Der englische Begriff Time to Fill bezeichnet den Zeitraum, der für eine Stellenbesetzung benötigt wird. Sie wird in Tagen gemessen. Startdatum kann die Genehmigung einer Stellenbesetzung im Unternehmen sein. Eine Alternative ist das Veröffentlichungsdatum der Stellenanzeige. Das Datum des ersten Arbeitstages markiert das Ende der Time to Fill.

Neben Time to Fill sind die Begriffe Besetzungsdauer oder Vakanzzeit gebräuchlich. Time to Fill stellt eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruiting dar. Sie misst die Effizienz des Einstellungsprozesses in einem Unternehmen. Eine exakte Vorgabe für die Berechnung gibt es nicht. Denn Unternehmen setzen den Beginn des Zeitraums unterschiedlich an. Bei kleineren Unternehmen ist es oft sinnvoller, gleich mit der Veröffentlichung der Stellenanzeige zu beginnen. Bei größeren wird meist die interne Bedarfsmeldung genommen.

Wie berechnet sich die Time to Fill?

Die Besetzungsdauer kannst Du mit einer einfachen Formel berechnen. Du ziehst das Startdatum vom Datum des ersten Arbeitstages ab:

Datum des ersten Arbeitstages – Startdatum des Einstellungsprozesses = Time to Fill 

Die Zeitspanne für einen kurzen Einstellungsprozess kannst Du im Kopf ausrechnen. Für längere Zeiträumen, den Vergleich verschiedener Prozesse oder große Datenmengen verwendest Du am besten eine professionelle Software.

Welche Faktoren haben eine Auswirkung auf die Time to Fill?

Wie genau ein Einstellungsprozess aussieht, hängt von der Branche, der Art der Stelle und den Arbeitsabläufen in einem Unternehmen ab. In der Regel spielen folgende Arbeitsschritte eine Rolle:

• Freiwerden einer Stelle oder Schaffung einer neuen Stelle und Bedarfsmeldung an Personalverantwortliche
• Überprüfung oder Erstellung des Stellenprofils
• Budgetplanung
• Meldung der freien Stelle bei der Arbeitsagentur
• Veröffentlichung der Stellenanzeige im Internet, in Printmedien und weiteren Kanälen
• Lebenslauf-Screening
• Interviews und Eignungstests
• Auswahl der Top-Kandidaten
• Unterbreitung des Stellenangebots und Vertragsverhandlungen
• Vertragsunterzeichnung
• Wartezeit bis zum Arbeitsantritt

Wie lang darf die Time to Fill sein?

Die Durchschnittszeiten für die Time to Fill unterscheiden sich von Branche zu Branche. In der Vertriebs- und Kundendienstbranche fallen sie kürzer aus als in der Forschung oder bei Finanzdienstleistern. Bei der Bewertung der Zeiträume ist es zudem wichtig, die Eigenheiten der betreffenden Stelle zu berücksichtigen. Bei Führungskräften, Fachkräften mit Spezialkenntnissen oder IT-Stellen mit umfangreichem Verantwortungsbereich dauert der Prozess deutlich länger.

Um festzustellen, ob der Recruitingprozess im Unternehmen effizient durchgeführt wird, ist es sinnvoll, mehrere Werte zu sammeln. Ein Vergleich der Vakanzzeiten und ihr Durchschnittswert lassen präzisere Rückschlüsse zu als ein einzelner Vorgang.

Stellt sich bei der genauen Analyse der Kennzahlen heraus, dass der Zeitraum regelmäßig zu lang ausfällt, muss der Rekrutierungsprozess optimiert werden. Zu den erfolgversprechenden Maßnahmen zählen:

Verbesserte Stellenanzeigen

Die Anzeigen müssen attraktiv und gut verständlich formuliert sein. Es ist wichtig, sie an verschiedenen Stellen und in verschiedenen Medien zu publizieren, um genügend Interessenten zu erreichen.

Personaldienstleister engagieren

Personaldienstleister sparen Zeit und Kosten, indem sie Unternehmen qualifizierte Bewerber und Bewerberinnen vorschlagen.

Recruitingprozess vereinfachen

Komplizierte Prozesse sollten neu strukturiert werden. Das erlaubt eine schnellere und flexiblere Durchführung.

Kommunikation verbessern

Vereinfachte Kommunikationswege, Digitalisierung und spezielle Bewerbungsmanagement Tools sparen Zeit.

Interne Personalbeschaffung und Talent Pool aufbauen

Beide Methoden können die Vorauswahl verkürzen und zu einer schnellen Stellenbesetzung führen.

Was ist der Unterschied zwischen der Time to Fill und der Time to Hire?

Eine weitere wichtige Kennzahl für die Effizienz des Einstellungsprozesses ist Time to Hire. Sie bezeichnet die Zeitspanne zwischen Stellenausschreibung und Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Damit stellt sie einen Teilbereich der Time to Fill dar.

Die Time to Hire lässt erkennen, ob die Bearbeitung von Bewerbungsunterlagen und die Auswahl geeigneter Bewerber und Bewerberinnen zügig verläuft. Das ist aus mehreren Gründen wichtig. Zum einen soll auch dieser Prozess effizient ablaufen und keine unnötigen Kosten. Zum anderen besteht das Risiko, dass gute Kandidaten abspringen, wenn das Unternehmen zu lange nicht reagiert.

Nicht zuletzt kann eine lange Time to Hire sich negativ auf den Ruf des Unternehmens auswirken. Frustrierte Bewerber und Bewerberinnen tauschen sich untereinander aus. Wenn sich herumspricht, dass ein Unternehmen nicht zeitnah auf Bewerbungen eingeht, schreckt dies vor allem hoch qualifizierte Interessenten ab. Damit geht dem Unternehmen Fachkompetenz und Potenzial verloren.

Gelegentlich bezeichnet der Begriff Time to Hire den Zeitraum zwischen dem Eingang einer Bewerbung beim Unternehmen bis zur Vertragsunterschrift. Auf diese Weise lässt sich messen, wie lange Bewerber und Bewerberinnen auf eine Zusage warten müssen.

So reduzieren Freelancer die Kosten bei Vakanzen

Unbesetzte Stellen verursachen Kosten. Das sind einerseits die direkten Kosten, die durch die Neubesetzung entstehen: Stellenanzeigen schalten und managen, Bewerbungen bearbeiten, Interviews führen. Diese Kosten steigen mit zunehmender Dauer der Vakanz.

Hinzu kommen indirekte Kosten, die dadurch entstehen, dass auf der unbesetzten Stelle keine produktive Arbeit geleistet wird. Diese Opportunitätskosten sind oft schwer zu erfassen. Sie äußern sich in Umsatzausfällen oder in verminderter Produktionsleistung. Dadurch wird die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gemindert. Außerdem wirkt sich ein Mangel an qualifiziertem Personal negativ auf die Servicequalität und damit auf die Kundenzufriedenheit aus.

Mit dem Vakanzkostenrechner von ElevateX kannst Du diese Kosten berechnen und erhältst einen Überblick, wie sich die unbesetzte Stelle voraussichtlich auf die Unternehmenszahlen auswirkt.

Kompetente Freelancer stellen eine effiziente Möglichkeit dar, diese Kosten zu senken, bis Du eine Stelle besetzt hast. Sie verfügen über Know-how und Erfahrung, die Deinem Unternehmen während der Vakanz zur Verfügung steht. Das steigert die Produktionsleistung und Wettbewerbsfähigkeit. Außerdem entlasten Freelancer die anderen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Team.

Wenn Du einen Freiberufler für Dein Unternehmen suchst, kannst Du bei ElevateX unverbindlich anfragen.

Fazit - Time to Fill optimieren und Vakanzkosten reduzieren

Ganz gleich, ob Du eine neu geschaffene Stelle besetzen möchtest oder eine frei gewordene Stelle: Es ist wichtig, die Time to Fill möglichst gering zu halten. Dazu kannst Du Arbeitsabläufe im Unternehmen optimieren und zeiteffizient nach neuen Arbeitskräften suchen.

Doch nicht alle Faktoren lassen sich kontrollieren. Manchmal dauert die Stellenbesetzung aufgrund der Arbeitsmarktlage länger als geplant. Dann gilt es, die entstehenden Vakanzkosten möglichst gering zu halten.