Projektmanager

Projektmanager Jobprofil

Was ist ein Projektmanager?

Projektmanager planen und steuern IT-Projekte. Das Ziel ist es, mit möglichst wenig Ressourcen, effizient das beste Ergebnis zu erzielen. Dabei behalten sie während der gesamten Projektdauer den Überblick über den Ablauf, die Arbeitsweise, das Budget und den zeitlichen Rahmen.

Die Hauptaufgabe eines Projektmanagers ist das Jonglieren zwischen Zeit, Kosten und Qualität, damit alle drei Faktoren in einem passenden Verhältnis stehen. Gleichzeitig wägen Projektmanager Risiken und Erfolgschancen ab und treffen darauf basierend wichtige Entscheidungen, die den Verlauf des IT-Projektes beeinflussen.

Was ist das Gehalt eines Projektmanagers?

Das Gehalt eines IT-Projektmanagers hängt von verschiedenen Faktoren ab. Die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) führt alle zwei Jahre Studien durch — die beiden größten Einflussfaktoren sind Hierarchielevel und Berufserfahrung.

Wesentliche Gehaltseckdaten:

• Junior-Projektmanager: Durchschnitt ca. 55.000 €/Jahr (GPM, 2019)
• Allgemeines Durchschnittsgehalt IT-Projektmanager: ca. 87.000 €/Jahr
• Freiberufliche IT-Projektmanager: durchschnittlicher Tagessatz knapp über 1.000 € → ca. 111.800 €/Jahr (nach Abzug von Material- und Versicherungskosten)

Weitere Einflussfaktoren sind Geschlecht, Verantwortungsbereich und Unternehmensgröße. Auch Zertifizierungen — zum Beispiel für Scrum — können sich positiv auf das Gehalt auswirken.

Unternehmen setzen oft auf freiberufliche Projektmanager, da Kosten wie Urlaub, Material, Versicherung und weitere Kostenpunkte wegfallen und Freiberufler so zu einer kostengünstigen Alternative werden können.

Was sind die Aufgaben eines IT-Projektmanagers?

IT-Projektmanager planen und steuern IT-Projekte. Sie behalten alle wichtigen Faktoren — Zeit, Mitarbeiter, Geld — im Überblick und koordinieren Aufgaben zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Dienstleistern.

Kernaufgaben im Überblick:

• Planung und Strukturierung des Projekts von der Initiierung bis zum Abschluss
• Festlegung der benötigten Mittel, Zwischenziele und des Endergebnisses
• Koordination der Aufgaben zwischen Teammitgliedern, Abteilungen und externen Dienstleistern
• Überwachung des Projektfortschritts in Bezug auf Zeitplan und Budget
• Identifikation, Bewertung und Management von Projektrisiken
• Marktanalysen und Technologiebewertungen, die für das Projekt relevant sind
• Erstellung und Präsentation von Projektstatusberichten für Stakeholder
• Anpassung an verschiedene Umgebungen, Plattformen und Methoden

Wie läuft ein IT-Projekt ab?

Im Wesentlichen besteht der Ablauf eines IT-Projektes aus 5 Phasen.

Phase 1 — Die Vorbereitung

In der ersten Phase, der Vorbereitung, werden die Grundlagen für das Projekt festgelegt. Es wird festgelegt, worum es in dem Projekt geht und was die Ziele sind. Zum Abschluss von Phase 1 wird eine Entscheidung für oder gegen das Projekt getroffen. Diese Entscheidung basiert auf verschiedenen Faktoren, wie zum Beispiel Risiken, Nutzen, Kosten und weiteren. Wird sich für das Projekt entschieden, folgt Phase 2.

Phase 2 — Projekteinführung

In dieser Phase wird das Projekt initiiert und die Rahmenbedingungen werden geklärt. Das beinhaltet verfügbare Mittel, notwendige Arbeitsschritte und Aufgaben, die erledigt werden müssen. Auch Risiken und Chancen werden genauer evaluiert. Zusätzlich werden relevante Stakeholder, also Personen, die ein (meist wirtschaftliches) Interesse an dem Vorhaben haben, informiert.

Phase 3 — Projektplanung

In der dritten Phase wird der Ablauf des IT-Projektes festgelegt. Es ist wichtig zu verstehen, dass diese Phase während der gesamten Projektdauer nie wirklich beendet ist, da ständig neue Faktoren hinzukommen, die bedacht werden müssen. Das beinhaltet verfügbare Mittel, notwendige Arbeitsschritte und Aufgaben, die erledigt werden müssen. Sprich: In der Projektplanung werden alle wichtigen Details festgelegt, die entscheidend für den Erfolg sind.

Phase 4 — Projektausführung

Sind alle wesentlichen Bedingungen geklärt, geht es an den Start des IT-Projektes. Hier nimmt der Projektmanager eine wesentliche Rolle ein und steuert den gesamten Ablauf. Prioritäten müssen gesetzt, Aufgaben verteilt und Ressourcen regelmäßig überprüft werden. Während der gesamten Projektdauer sollte der Projektmanager flexibel bleiben, um auf Probleme und unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können.

Phase 5 — Projektabschluss und Dokumentation

Ist das Projekt beendet, kommt es zur letzten Phase beim Ablauf eines IT-Projektes. Hier wird das Projekt abgeschlossen. Der Projektleiter dokumentiert die Ergebnisse und beendet alle Verträge. Die Dokumentation und die Auswertung sind besonders wichtig, um Erfahrungen und Kenntnisse für zukünftige Projekte festzuhalten. Gerade freiberufliche Projektmanager achten genau auf die Dokumentation, da sie nur für ein bestimmtes Projekt eingesetzt werden. Somit kann man nicht auf die Erinnerungen des jeweiligen Projektmanagers zurückgreifen, sondern muss sich auf die Dokumentation verlassen.

Welche Skills braucht ein Projektmanager?

Fachlich:

• Projektmanagement-Methoden: Wasserfall, Agile, Scrum, PRINCE2, PMBoK
• PM-Tools: Jira, MS Project, Confluence, Asana
• Risikomanagement und Maßnahmenplanung
• Budgetierung und Kostenkontrolle
• Stakeholder-Analyse und Kommunikationsplanung

Softskills:

• Führungsqualitäten — funktionsübergreifende Teams motivieren und steuern
• Kommunikationsstärke — klares Reporting an Stakeholder auf allen Ebenen
• Problemlösungskompetenz — Konflikte lösen und Teams schnell entblocken
• Priorisierung — fundierte Entscheidungen unter Druck und mit unvollständigen Informationen treffen
• Anpassungsfähigkeit — mit verändernden Anforderungen und unerwarteten Herausforderungen umgehen

Wie wird man Projektmanager?

Viele Projektmanager kommen aus technischen Hintergründen (Softwareentwicklung, Systemengineering) oder aus Wirtschafts- und Managementdisziplinen. Ein Studium in Informatik, BWL, Ingenieurwesen oder einem verwandten Fach ist typisch.

Professionelle Zertifizierungen haben erhebliches Gewicht:

• PMP (Project Management Professional) — weltweit anerkannter Standard
• PRINCE2 — weit verbreitet in Europa
• Certified Scrum Master (CSM) oder Professional Scrum Master (PSM) — essenziell für agile Umgebungen

Praktische Erfahrung im Management von Projekten von Anfang bis Ende ist für Seniorpositionen die wertvollste Qualifikation.

Was ist der Unterschied zwischen einem Projektmanager und einem Project Owner?

Der wesentliche Unterschied zwischen einem Projektmanager und einem Project Owner besteht in den Verantwortlichkeiten der jeweiligen Rolle. Während der Project Owner sich um die Strategie des Projektes kümmert, ist der Projektmanager grundlegend für das Managen des Teams und das Zuweisen von Aufgaben verantwortlich. Zusammengefasst erstellt der Project Owner die Strategie und den Plan und der Projektmanager führt diesen aus. Keine der beiden Rollen ist wichtiger oder weniger wichtig als die andere.

Im Optimalfall arbeiten die beiden Positionen eng zusammen und unterstützen einander, damit jeder seine Aufgabe optimal ausführen kann. Je nach Größe des Projektes können beide Aufgaben auch auf eine Person zurückfallen. Das ist vor allem bei kleineren Projekten der Fall, wo es für eine einzelne Person leicht ist, alle wichtigen Aspekte im Überblick zu behalten.

Wer größere Projekte in der Planung hat, sollte jeweils beide Stellen besetzen, um Überbelastung und daraus entstehende Fehler zu vermeiden.

Was ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement eignet sich besonders, wenn Ziele eines IT-Projektes sich im Laufe des Projektes verändern können oder bereits im Voraus nur vage umschrieben werden können. Während beim klassischen Projektmanagement eher die Ressourcen und die Zeit angepasst werden, um die definierten Ziele zu erreichen, wird beim agilen Projektmanagement eher das Ziel verändert und Ressourcen und zeitlichen Vorgaben bleiben gleich.

Unterschieden wird beim agilen Projektmanagement zwischen der iterativen und der inkrementellen Vorgehensweise.

Bei der iterativen Vorgehensweise wird zeitnah ein Prototyp entwickelt, der Schritt für Schritt weiterentwickelt wird. Dabei wird jeder Schritt genau überprüft. Wenn nötig, wird nicht nur ein Teilschritt, sondern der gesamte Entwicklungsprozess, wiederholt. Bei der inkrementellen Vorgehensweise wird in jeder Phase des Projektes ein funktionierendes Teilprodukt hergestellt. Der Fokus liegt weniger auf dem Endzustand, sondern auf vielen kleinen Entwicklungen. Agiles Projektmanagement wird vor allem in der Optimierung eines Produktes oder einer Dienstleistung genutzt, für Kundenlösungen oder in der Softwareentwicklung.