Mit der zunehmenden Digitalisierung finden in Unternehmen ganzheitliche Veränderungen statt: Dazu gehört auch die Automatisierung von Geschäftsprozessen, um zeitliche Freiräume zu kreieren und parallel dazu das menschliche Fehlerpotenzial zu reduzieren. Die Business Process Automation (kurz: BPA) liefert Unternehmen in der Folge die Möglichkeit, einfache ebenso wie komplexe Abläufe und Prozesse zu automatisieren, um Effizienzgewinne zu realisieren und Workflows zu optimieren.
Was ist ein Business Process (Geschäftsprozess)?
Bevor wir uns im Detail der Geschäftsprozessautomatisierung widmen, die beispielsweise von einem Automatisierungsingenieur von der Theorie in die Praxis umgesetzt wird, geht es zunächst um die kontextuelle Einordnung eines Geschäftsprozesses – der ist es schließlich, der im Anschluss unter Einsatz von Softwarelösungen automatisiert werden soll.
Geschäftsprozesse sind mehrstufige Abfolgen, die immer festen Regeln und Vorgaben unterstehen und bei denen die einzelnen Teilaufgaben aufeinander aufbauen. Folglich führt die erfolgreiche Beendigung einer ersten Tätigkeit zur zweiten, dann zur dritten und schließlich zu allen weiteren Tätigkeiten – es entsteht also eine Kette von Aufgaben und Tätigkeiten, die in der Summe einen Ablauf und damit den Geschäftsprozess selbst darstellen.
Am Ende eines Geschäftsprozesses steht das vorher definierte Ziel. Das kann beispielsweise sein:
- die erzielte Verfügbarkeit eines Produktes oder einer Dienstleistung
- die Bearbeitung von Reklamationen, Retouren oder beispielsweise Gewährleistungsfällen
- das Suchen, Finden und Akquirieren von Neukunden
- die Reaktivierung von ehemaligen Kunden über mehrstufige Marketingstrategien
- das Einstellen von Personal, das im Unternehmen bestimmte Lücken füllt oder Kapazitäten erweitert
Diese Liste an Beispielen lässt sich nahezu unendlich fortsetzen, denn auch diverse Kernprozesse, weitere Aufgaben des Personalwesens oder beispielsweise Prozesse im Rechnungswesen gehören ganzheitlich zu den Geschäftsprozessen.
KEY POINTS
- Business Process Automation dient als Oberbegriff für durch Softwarelösungen erzielte Automatisierungen
- BPA fokussiert sich insbesondere auf häufig wiederkehrende Geschäftsprozesse, die ohne Automatisierung immer wieder erneut von Mitarbeitern erledigt werden müssten
- neben zeitlichen und damit wirtschaftlichen Vorteilen, reduziert eine erfolgreiche Automatisierung auch das Fehlerpotenzial
- eine Hürde ist Mitarbeiter „mitzunehmen“, welche sich häufig gegen Automatisierungen/Umstellungen wehren, unter Umständen auch weil sie fürchten, dadurch obsolet gemacht zu warden
Was ist Business Process Automation (BPA)?
Wie wir soeben feststellten, finden in Unternehmen abteilungsübergreifend zu jedem Zeitpunkt eine Vielzahl von Geschäftsprozessen statt – die ganz unterschiedliche Mitarbeiter einbeziehen und ebenso verschiedene Ziele haben. Ob Android-Entwickler, Data Analyst, Business Analyst oder beispielsweise IT-Systemtechniker: Sie allesamt sind, in unterschiedlicher Frequenz und Intensität, in verschiedene Geschäftsprozesse eingebunden – wodurch eben jene Prozesse wiederum eine Abhängigkeit gegenüber diesen Fachkräften charakterisiert.
Die Geschäftsprozessautomatisierung, die übrigens historisch auf Henry Ford und seine Erfindung der Fließbandarbeit zurückgeht, setzt an der oben genannten Abhängigkeit an. Da, wo viele Fachkräfte/Mitarbeiter mit unterschiedlichen Aufgaben, die zudem eine gegenseitige Abhängigkeit vorweisen, beschäftigt sind, steigen Effizienzverluste ebenso wie menschliches Fehlerpotenzial. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen verändert sich eben das: Effizienzgewinne werden freigelegt, menschliche Fehler durch die automatisierte Erledigung durch Softwarelösungen gänzlich neutralisiert.
Softwarelösungen werden in der Folge entwickelt, die die einzelnen Aufgaben und Schritte eines Geschäftsprozesses komplett eigenständig abwickeln. Besonders vorteilhaft ist die Business Process Automation daher auch bei Aufgaben, die wiederkehrend sind und häufig hauptsächlich Zeit kosten, aber keine außergewöhnliche Expertise oder individuelles menschliches Eingreifen voraussetzen. Es liegt nahe, diese Aufgaben einer Software anzuvertrauen, die in einem über Vorgaben und Regeln festdefinierten Rahmen die immergleichen Abläufe auf die immergleiche Art und Weise automatisiert bewältigt.
Teilweise wird die Geschäftsprozessautomatisierung heute auch um neuartige Technologien, wie zum Beispiel das Machine Learning oder künstliche Intelligenz, ergänzt. Dadurch lassen sich selbst komplexere Prozesse voll- oder teilweise automatisieren.
Was ist der Unterschied zwischen Business Process Automation (BPA) und Business Process Management (BPM)?
Beide Begriffe mögen sich ähnlich sein und haben auch gemeinsame Schnittpunkte, unterscheiden sich aber bei einer näheren Betrachtung im Detail. BPM fokussiert sich immer auf das Unternehmen in seiner Ganzheit, während BPA an einzelnen, klar definierten Prozessen ansetzt. Des Weiteren stellt BPM, erneut mit dem Fokus auf das große Ganze, die Architektur bereit, die dann unter Umständen von Teilen der Geschäftsprozessautomatisierung genutzt wird.
Je nachdem, wie BPA und BPM in einem Unternehmen eingesetzt und etabliert werden, können beide Teilbereich miteinander oder getrennt voneinander agieren. Mit Hinblick auf die eingesetzte Software entstehen häufig aber gegenseitige Abhängigkeiten, da BPM, wie eingangs dargelegt, für die Architektur verantwortlich ist, die später eine erfolgreiche Automatisierung durch BPA voraussetzt. Prozessmanagement kommt übrigens nicht nur in privatwirtschaftlichen Unternehmen, sondern beispielsweise auch der Verwaltung auf Bundesebene zum Einsatz.
Wie implementiert man Geschäftsprozessautomatisierung?
Die Nutzung einer Software allein entspricht längst noch keiner erfolgreichen Business Process Automation. Dem muss ein pragmatischer Ansatz vorausgehen, der Möglichkeiten ebenso wie potenzielle Probleme und Ziele klar definiert und erfasst. Unternehmen müssen in einem allerersten Schritt also einen Überblick erhalten, welche einzelnen Schritte und Regeln überhaupt an einen Geschäftsprozess gekoppelt sind, welche Mitarbeiter aktuell daran beteiligt sind und in welcher zeitlichen Abhängigkeit Teilschritte zueinanderstehen.
In einem zweiten Schritt werden die Ziele definiert, was also mit der Geschäftsprozessautomatisierung erreicht werden soll, wo menschliches Eingreifen gänzlich obsolet werden soll und wo der Mensch beispielsweise noch als Prüfinstanz agiert. Insbesondere in den anfänglichen Phasen ist der Ablauf einer Business Process Automation konsequent zu überwachen, denn die erste Umsetzung entspricht nur selten der optimalen Realisierung des BPA-Vorhabens. Mitunter bleiben automatisierte Prozesse auch zunächst hinter den Erwartungen zurück, was weiteres Feintuning oder sogar eine komplette Neustrukturierung der Automatisierung mit sich bringt.
Mitarbeitende im Unternehmen sollten in diesen Prozess einbezogen werden – auch jene, die durch die Business Process Automation einen bisherigen Teilberiech ihrer Arbeit verlieren. Da die Geschäftsprozessautomatisierung normalerweise nicht im Vakuum stattfindet, wird eine Automatisierung auch auf die Belegschaft Auswirkungen haben. Weiterbildungen und Schulungen können helfen, diesen Umstellungsprozess für Mitarbeiter leichter zu gestalten.
Nicht zu vergessen: BPA ist immer ein langfristiger und sich teilweise auch fortlaufend verändernder Prozess. Eine langfristige Vision, beispielsweise verankert in der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens, gilt daher als Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche und tatsächlich effizienzsteigernde Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Welche Phasen gibt es in der Geschäftsprozessautomatisierung?
Der Prozess der Implementation lässt sich in fünf BPA-Phasen unterteilen, die wie folgt lauten.
1. Schritt: Automatisierungspotenzial identifizieren
Unternehmen identifizieren sich häufig wiederholende Prozesse und legen fest, welche davon fortan automatisiert stattfinden sollen.
2. Schritt: Ziele definieren
Sowohl für den einzelnen Prozess als auch für das Unternehmen in seiner Ganzheit werden Ziele definiert, die durch die Business Process Automation mittel- und langfristig erreicht werden sollen.
3. Schritt: Automatisierungssoftware wählen
An der Automatisierungssoftware soll es nicht scheitern – der Markt ist ausgesprochen vielfältig und befindet sich noch immer in einem stetigen Wachstum. Aber nicht jede Software ist pauschal für jede Art der Automatisierung und für generell jeden Prozess geeignet. Es liegt also an den Verantwortlichen auszumachen, welche Automatisierungssoftware am besten zu den Zielen und der Organisationsstruktur im Unternehmen passt – ebenso wie diese wählen, ob die Software beispielsweise cloudbasiert, serverseitig oder mobil arbeitet.
4. Schritt: Umstellungen meistern durch Change Management
Nicht alle Mitarbeiter blicken unternehmensinternen Veränderungen positiv entgegen. Change Management beschreibt den Prozess, bei dem Verantwortliche transparent aufzeigen und erklären, warum diese Veränderungen stattfinden und welchen Vorteil das Unternehmen ebenso wie Mitarbeiter dadurch haben.
5. Schritt: Prüfung, Support und Weiterentwicklung
Wird die Software erfolgreich genutzt und es fand eine Geschäftsprozessautomatisierung statt, ist deren Erfolg kontinuierlich auf den Prüfstand zu stellen. Ebenso sind Softwarelösungen fortlaufend zu warten, auch das Feedback von Mitarbeitern ist an dieser Stelle wichtig, die vielleicht anhand ihrer eigenen Erfahrungen weitere Ideen für Effizienzsteigerungen mitbringen. Ebenso können Unternehmen prüfen, wie eine bereits stattgefundene Business Process Automation erweitert wird, beispielsweise indem weitere Automatisierungen an schon automatisierte Prozesse angeschlossen werden.
Welche Experten setzen BPA um?
… und viele weitere Fachkräfte sind oder können an einer Geschäftsprozessautomatisierung auf die eine oder andere Weise beteiligt sein. Sofern die Automatisierungssoftware eigenständig entwickelt oder angepasst wird, kämen noch eine Reihe von Entwicklern in den jeweiligen Programmiersprachen und beispielsweise UX- oder UI-Designer hinzu.
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Welche Vor- und Nachteile hat BPA?
Zu den Vorteilen der Business Process Automation zählen:
- Beschleunigung von Prozessen
- Entlastung der Mitarbeiter durch Automatisierung
- Neutralisierung von Engpässen
- Reduzierung von regulatorischen Risiken und menschlichem Fehlerpotenzial
- steigert die Produktivität
- legt den Grundstein für Fortschritt, statt Arbeitszeit mit Verwaltungsprozessen zu blockieren
Generell entstehen durch Business Process Automation also signifikante Effizienzgewinne, was natürlich auch wirtschaftliche Vorteile beziehungsweise Kostenersparnisse erzielen kann. Parallel dazu können sich Unternehmen, was regulatorische Vorgaben anbelangt, durch Automatisierung einer strikten, korrekten Umsetzung sicher sein. Mitarbeiter bekommen die Möglichkeit sich auf wichtige Aufgaben, statt repetitive, zeitfressende Geschäftsprozesse zu konzentrieren.
Korrekt umgesetzt, entstehen bei der Business Process Automation normalerweise keine Nachteile. Unter Umständen wird der Prozess bei Mitarbeitern aber nicht positiv aufgenommen, denn diese könnten durch Automatisierung ihren Arbeitsplatz verlieren. Des Weiteren ist die Geschäftsprozessautomatisierung immer nur so gut, wie die Automatisierungssoftware und das Konzept hinter der Automatisierung es sind.
Business Process Automation (BPA) beschreibt die Automatisierung von Geschäftsprozessen, durch den Einsatz von Automatisierungssoftware. Aufgaben innerhalb eines Geschäftsprozesses werden statt vom Menschen also automatisiert von einer Software erledigt.
BPM widmet sich der Architektur im großen Ganzen und betrachtet Abläufe aus einer Ende-zu-Ende-Perspektive. Währenddessen geht es bei BPA um die Automatisierung/Digitalisierung von einzelnen, vorher abgesteckten Geschäftsprozessen.
Unternehmen können dadurch Effizienzgewinne generieren, mitsamt erheblichen wirtschaftlichen Vorteilen. Gleichermaßen reduziert Automatisierung das menschliche Fehlerpotenzial und entlastet Mitarbeiter, die diese repetitiven Aufgaben bisher eigenständig erledigen mussten.
