Manager halten bei der Anzahl an Projektmanagement Methoden nicht nur an einer einzigen Methodik fest; sie machen sich mit mehreren davon vertraut und lernen, wie sie verschiedene Ansätze kombinieren können, um den Anforderungen jedes einzelnen Projekts gerecht zu werden.
In diesem Beitrag lernst du die wichtigsten Projekt Management Methoden (PM-Methoden) kennen und wann und wie du sie richtig einsetzt.
Geschichte des Projektmanagements
Für unterschiedliche Projekte waren schon immer die ein oder andere Art von Management nötig. Obwohl wir Tausende von Jahren zurückgehen könnten, werden in den meisten Chroniken die ersten echten Projektmanagement Methoden in den Nachkriegsjahren erwähnt. In den frühen 1960er Jahren begannen Unternehmen und andere Organisationen, die Vorteile einer projektbezogenen Arbeitsstrukturierung zu erkennen. Sie erkannten, wie wichtig es für ihre Mitarbeiter war, miteinander zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, während sie ihre Arbeit über viele Abteilungen, Berufe und in einigen Fällen sogar über ganze Branchen hinweg integrierten. So entwickelte sich diese projektorientierte, agile Sichtweise des Unternehmens weiter.
Was ist Projektmanagement?
Die Hauptziele des Projektmanagements sind die Planung und Koordinierung der Ressourcen eines Projekts. Dies beinhaltet die Auswahl und Überwachung des zu verwendenden Lebenszyklus, die Integration mit dem nutzerzentrierten Designansatz, die Zusammenstellung des Projektteams und die erfolgreiche Führung des Teams durch die einzelnen Projektphasen. IT-Projektmanager sind also für die Planung und das Management von IT-Projekten verantwortlich. Ihr grundlegendes Ziel ist es, mit möglichst wenig Ressourcen – meist Geld – und Aufwand das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Dazu behalten sie den Überblick über alle wichtigen Faktoren wie Zeit, Mitarbeiter, Geld etc. und koordinieren die Aufgaben zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Dienstleistern.
5 Projektmanagement Methoden im Vergleich
1. Wasserfall
Eine der einfachsten Projektmanagement Methoden. Beim Wasserfall-Projektmanagement wird ein Projekt in diskrete, logische Phasen unterteilt, wobei jede neue Phase erst nach Abschluss der vorhergehenden beginnt. Die Wasserfalltechnik, bei der die Teammitglieder linear auf ein vorher festgelegtes Endziel hinarbeiten, ist die herkömmlichste Methode des Projektmanagements. Es wird nicht erwartet, dass sich Phasen oder Ziele ändern, und jeder Teilnehmer hat eine bestimmte Rolle.
Projekte, die einen einzigen Zeitrahmen benötigen und umfangreiche, detaillierte Pläne haben, lassen sich am besten im Wasserfall-Projektmanagement durchführen. Änderungen werden häufig abgelehnt (und sind kostspielig). Zum Vergleich: Agiles Projektmanagement beinhaltet verkürzte Projektzyklen, laufende Tests, Anpassungen und sich überschneidende Arbeiten zahlreicher Teams oder Beteiligter.
Pro
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Das Wasserfallmodell ist einfach zu handhaben und zu verstehen, da es für jedes Projekt die gleiche Reihenfolge verwendet.
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In einem Wasserfallprozess hat jede Phase einen Anfang und ein Ende. Der Austausch von Fortschritten mit Nutzern und Interessengruppen ist einfach.
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Wasserfallprozesse können für zusätzliche, verwandte Aufgaben leicht dupliziert werden, was die fehlende Flexibilität ausgleicht.
Kontra
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Nicht sehr anpassungsfähig. Jede Änderung der Ziele oder Anforderungen der Interessengruppen wird die Vereinbarung über den Haufen werfen und eine Überarbeitung oder vielleicht einen völlig neuen Entwurf erforderlich machen.
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Bei wissensbasierten Aufgaben, wie z. B. der Programmierung, schneidet das Wasserfall-Projektmanagement sehr schlecht ab.
2. Agile Projektmanagement Methoden
Im Gegensatz zu den traditionellen Projektmanagement-Phasen gibt es in der „Adapt„-Phase des agilen Managements einen entscheidenden Unterschied, der den iterativen („schrittweisen“) Charakter des agilen Projektmanagements definiert.
Nachdem eine Produktvision und einen Iterationsplan erstellt wurde, geht man in die „Explore„-Phase über. Das Ziel ist es, kontinuierlich kleine Häppchen auf den Markt zu bringen, anstatt zu warten, bis alle Produkte fertiggestellt sind.
In der Phase „Adapt“ führen die Teams dann kurze Projektbesprechungen mit den Kunden durch, die Feedback geben. Dabei geht es darum, die künftigen Maßnahmen auf der Grundlage dieses Feedbacks anzupassen und gegebenenfalls geringfügige Änderungen an den bereits erbrachten Leistungen vorzunehmen, anstatt umfangreiche Nacharbeiten durchzuführen.
Was ist der Unterschied zwischen traditionellen und agilen Projektmanagement Methoden?
Die agile Projektmanagement Methode bedeutet…
- Einbeziehung der Kunden in die Vertragsverhandlungen
- Menschen interagieren mit den Prozessen und Tools
- Mit einem strukturierten Plan auf den Wandel reagieren
- Prototyping/Arbeitslösungen vs. detaillierte Dokumentation
Beim traditionellen Projektmanagement werden Ressourcen und Zeit in der Regel geändert, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Beim agilen Projektmanagement hingegen wird das Ziel in der Regel aktualisiert, während die Ressourcen- und Zeitanforderungen gleichbleiben.
Im agilen Projektmanagement wird zwischen iterativem und inkrementellem Vorgehen unterschieden. Bei der iterativen Methode wird schnell ein Prototyp erstellt und dann schrittweise verbessert. Das Verfahren wird Schritt für Schritt eingehend geprüft. Bei Bedarf wird der gesamte Entwicklungsprozess wiederholt und nicht nur ein einzelner Schritt. Beim inkrementellen Ansatz führt jede Phase des Projekts zu einem funktionierenden Teilprodukt. Die vielen kleinen Entwicklungen sind wichtiger als der Gesamtzustand.
Beim herkömmlichen Projektmanagement werden alle Informationen über einen bestimmten Projektleiter geleitet, der den verschiedenen Teammitgliedern Aufgaben zuweist. Dies kann ineffektiv sein, da die Möglichkeit besteht, dass einige Informationen verloren gehen.
Im Gegensatz dazu wird bei agilen Projekten ein großer Teil der Entscheidungsfindung an die Teammitglieder delegiert.
Wann ist agiles Projektmanagement sinnvoll?
- Wenn die Ziele eines IT-Projekts unklar sind oder sich im Laufe des Projekts ändern.
- In der Softwareentwicklung, bei Kundenlösungen, bei der Optimierung von Produkten und Dienstleistungen.
Agiles Projektmanagement ist eine der populärsten und meistgenutzten Methoden, aber es gibt noch viele andere. Schauen wir uns den Prozess und einige weitere Managementmethoden genauer an. Insgesamt könnte man über fünfzig verschiedene nennen, das kann ziemlich verwirrend sein.
3. Kanban
Das Hauptziel der Kanban-Projektmanagement Methode besteht darin, die Kontinuität einzuhalten. Auf dem sogenannten Kanban-Board werden zur Visualisierung des gesamten Projekts verschiedenen Listen für Aufgaben, die gerade erledigt werden, Aufgaben, die noch erledigt werden müssen, und Aufgaben, die bereits abgeschlossen sind, dargestellt.
Im Gegensatz zu vielen anderen Techniken ist Kanban in Unternehmen wirksam, in denen die offizielle Hierarchie einen hohen Stellenwert hat. Verschiedene Teams verfügen über unterschiedliche Fähigkeiten, Erfahrungen und Fachkenntnisse. Der Umfang, die Finanzierung und andere Aspekte der einzelnen Projekte können variieren.
Deswegen wird empfohlen, mit dem anzufangen, was man bereits tut, und sich dann schrittweise weiterzuentwickeln. Außerdem ist es eine der flexibelsten Techniken des agilen Projektmanagements, da es keine radikalen Anpassungen oder Umwälzungen gibt.
Pro
- Sehr flexibel
- Erzeugt wenig "Abfall"
- Relativ einfach zu verstehen und zu handhaben.
- Rationalisierung der Lieferprozesse.
Kontra
- Das Board muss immer aktuell sein, denn eine veraltete Kanban-Tafel könnte den Entwicklungsprozess beeinträchtigen.
- Für das Kanban-Team kann das Board manchmal zu verwirrend sein.
- Für die einzelnen Schritte gibt es keine zeitliche Begrenzung, weil es keine Zeitvorgaben gibt.
Bonus: Scrumban
Klingt wie eine Mischung aus Scrum und Kanban? Ja, aber so einfach ist es nicht. Der Ursprung liegt in der Tatsache, dass die steigende Popularität von Kanban dazu führte, dass einige Mitglieder der agilen Community die Chance sahen, einen Prozess zu schaffen, der es Scrum-Teams ermöglicht, sich weiterzuentwickeln und auf kontinuierliche Verbesserung zu konzentrieren. Also wurden die Kanban-Philosophie und -praktiken auf Scrum angewendet und einige Regeln entfernt.
Im Grunde kombiniert es die Struktur und Planbarkeit von Scrum mit der Flexibilität und dem kontinuierlichen Workflow von Kanban. Es kann dem Entwicklungsteam dabei helfen, den Overhead-Stress zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und die allgemeine Kundenzufriedenheit zu verbessern.
4. Scrum
Scrum ist eine der am häufigsten verwendeten agilen Techniken. Es ist ein Standartwerk für die Entwicklung und Pflege komplexer Produkte.
Scrum unterteilt die Arbeit in Teile, die Sprints genannt werden. Ein Sprint ist ein Zeitraum, in dem ein Scrum-Team daran arbeitet, eine bestimmte Menge an Arbeit zu erledigen. Der Scrum Master, der das Scrum-Team leitet, plant und verwaltet die Sprints. Er kann auch in verschiedene User Stories zur weiteren Spezifizierung untergliedert werden.
Jedes Teammitglied analysiert seine Leistung der letzten 24 Stunden während des täglichen Scrum Meetings (das normalerweise morgens stattfindet). Dann werden die Sprint-Ziele für die nächsten 24 Stunden vorgestellt, und jeder macht sich an die Arbeit. Wenn ein Teammitglied Unterstützung benötigt, springt der Scrum Master ein.
Pro
- Größere Transparenz und Projektsichtbarkeit: Durch tägliche Stand-Up-Meetings weiß das gesamte Team, wer wofür zuständig ist, was Unsicherheiten und Missverständnisse verringert.
- Die Teammitglieder werden stärker zur Verantwortung gezogen, da es keinen Projektmanager gibt, der dem Scrum-Team vorschreibt, was wann zu tun ist.
- Änderungen sind einfach zu bewältigen und anzupassen, wenn es kurze Sprints und regelmäßiges Feedback gibt.
Kontra
- Risiko der Umfangsausweitung: Das Fehlen eines festen Enddatums bei einigen Scrum-Projekten kann dazu führen, dass es mal deutlich länger dauert als geplant.
- Die Gruppe braucht Einsatz und Erfahrung: Das Team muss mit den Scrum-Grundsätzen vertraut sein, um mit klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten erfolgreich zu sein.
5. Meilenstein-Trendanalyse
Eine Meilensteintrendanalyse, allgemein bekannt als MTA, ist eine Technik zur Überwachung der Projektplanungsentwicklung. Projektmanager können den Zustand eines Projekts mithilfe von Meilensteintrendanalysen bewerten, die auch nützliche Informationen über den Zeitplan oder den Umfang künftiger Projekte liefern.
Pro
- Die Fähigkeit, den erreichten Fortschritt zu visualisieren, sowie die Möglichkeit, Risiken zu verringern und Hindernisse zu vermeiden.
- Man kann gut mit Engpässen umgehen, um unvorhergesehene Hindernisse zu umgehen.
- Einfach und offensichtlich.
- Änderungen im Zeitplan sind sofort ersichtlich.
- Schärft das Bewusstsein für Fristen.
Kontra
- Sehr subjektive Bewertung.
- Die Trendkurve allein ist nicht ausreichend. Es müssen Kommentare abgegeben werden.
Was ist die beste Projektmanagement Methode?
Wie du dir vorstellen kannst, gibt es keine feste Formel für die Auswahl eines bestimmten Modells für ein Projekt. Die Größe des Teams und die bevorzugten Arbeitsmethoden sind die wichtigsten Faktoren.
Hier sind aber einige Hilfestellungen, die du bei der Wahl deiner Projektmanagement Methode berücksichtigen solltest:
Dein Sektor
Berücksichtige, ob du in einem dynamischen Bereich arbeitest. Eine Branche, die sich ständig verändert, könnte zum Beispiel ein Tech-Unternehmen sein. Dies wirkt sich auf die Konstanz des Projekts aus und sollte mit einer flexiblen Methodik in Einklang gebracht werden.
Das Hauptziel deines Projekts
Überlege, welche Ziele du mit deinem Projekt erreichen möchtest. Stehen die Menschen/ Kunden vor der Produktivität? So lässt sich eine Methode mit einem ähnlichen Ziel finden.
Der Schwierigkeitsgrad der Projekte
Sind die Projekte eher einfach oder tendieren sie eher zu den komplizierten Projekten? Die Organisation komplexer Aufgaben ist eine Herausforderung, die einige Ansätze besser meistern als andere.
Die Spezialisierung der Rollen
Überlege, wie spezialisiert die Positionen im Team sind. Braucht dein Team eine Technik, die die Spezialisierung hervorhebt, oder können mehrere Teammitglieder abwechselnd dieselbe Art von Arbeit verrichten?
Die Größe deines Teams und deines Unternehmens
Sollten bei der Auswahl einer Methode sorgfältig bedacht werden. Methoden wie Kanban sind beispielweise für alle Teamgrößen anwendbar.
Zusammenfassend
Es gibt verschiedene Methoden des Projektmanagements. Welche man wählt, sollte von den Anforderungen des Projekts, der Größe des Teams und der Abgabefrist abhängen. Daher ist es sehr schwer, die beste Methode für ein Projekt auszuwählen.
Im Allgemeinen eignen sich Projekte mit strengen Richtlinien, festgelegtem Umfang, Fristen und Budgets am besten für das Wasserfall-Paradigma. Agiles Vorgehen ist dagegen geeignet, wenn das Projekt zunächst gestartet und dann auf der Grundlage des Kundenfeedbacks verfeinert werden soll.
Scrum ist das am besten geeignete Modell, wenn du eine Struktur innerhalb deines agilen Modells bevorzugst, die dein Team dazu anleitet, sich an bestimmte Normen zu halten.
Projektmanagement wird genutzt, um die Arbeit eines Teams zu koordinieren, damit alle Projektziele innerhalb der festgelegten Grenzen erreicht werden. IT Projektmanager sind für die Planung und das Management von IT-Projekten zuständig.
- Wasserfall
- Agiles Projektmanagement
- Kanban
- Scrum
- Milestone
Jedes Projekt bedarf seiner eigenen Planung. Einige Punkte, die du bei der Auswahl deiner Projektmanagement Methode beachten solltest sind:
Dein Sektor, das Hauptziel deines Projektes, der Schwierigkeitsgrade des Projektes, die Spezialisierung der Rollen und die Größe deines Teams und Unternehmens.
