Kostenrechner · kostenlos, ohne Anmeldung
IT-Stelle offen, Projekt wartet?
Freelancer oder Festanstellung? Rechne aus, was deine Stelle wirklich kostet.
Bis eine IT-Stelle besetzt ist, vergehen im Schnitt 7,7 Monate (Bitkom 2025). Der Rechner stellt Gehalt, Nebenkosten, Suche und diese Wartezeit gegen den Stundensatz, mit deinen eigenen Zahlen. Denn der günstigere Stundensatz ist nicht automatisch die günstigere Entscheidung.
- In drei Minuten, ohne Anmeldung. Sechs Fragen, alles vorausgefüllt.
- Ehrlich gerechnet. Du siehst auch, ab welcher Dauer sich die Festanstellung lohnt, und kannst die Bewertung der Wartezeit abschalten.
- Belegte Zahlen. Bitkom, IAB, Personalberater-Verband BDU und die Beitragssätze 2026. Jede Annahme lässt sich ändern.
- Fertig zum Weiterleiten. Als Link oder PDF für Geschäftsführung und Einkauf.
Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse. Rechenweg und Quellen sind offen.
Dein Szenario
Sechs Fragen
Alles ist vorbelegt. Du kannst durchklicken und jede Zahl später ändern.
Welche Rolle brauchst du?
Tipp die Bezeichnung ein. Die Vorschläge setzen Startwerte für Gehalt, Stundensatz und Besetzungsdauer. Jede davon kannst du danach überschreiben.
Der Korridor ist eine Annahme für diese Rolle und Stufe, kein Marktbericht. Die amtliche Entgeltstatistik ist an der Beitragsbemessungsgrenze abgeschnitten und unterschätzt Senior-Gehälter. Setz die Zahl, die bei dir gilt.
65.000 € Jahresbrutto, das sind 5.417 € im Monat
Auswertung
Sobald die sechs Fragen beantwortet sind, siehst du hier die vollständige Rechnung: Ergebnis, Kosten, Break-even, Risiken und eine Vorlage zum Weiterleiten.
Dein Szenario Software-Entwickler · 6 Monate · 40 h/Woche · 65.000 € Jahresbrutto oder 105 €/h · Stelle 197 Tage offen
Bei 6 Monaten Bedarf ist der Freelancer um 39.138 € günstiger.
Empfehlung: Externe Kapazität einsetzen. Eine Festanstellung lohnt sich erst, wenn der Bedarf länger als 9,6 Monate dauert.
Und wenn es anders kommt, wächst der Vorsprung
Schalte ein, was bei dir realistisch ist. Die Rechnung oben passt sich sofort an.
Nur nach Auszahlungen gerechnet ist die Festanstellung um 28.533 € günstiger. Den Ausschlag geben die 197 Tage, die die Stelle voraussichtlich offen bleibt.
- Zeitvorteil
- 203 Tagefrüher produktiv mit Freelancer
- Break-even
- 9,6 Monateab dann rechnet sich die Festanstellung
- Gesamtkosten in 6 Monaten
- Festanstellung 146.871 € Freelancer 107.733 €
Das Ergebnis kippt, wenn …
| Annahme | heute | kippt bei |
|---|---|---|
| Stelle offen | 197 Tage | unter 87 Tagen |
| Projektdauer | 6 Monate | über 9,6 Monaten |
Diese Annahmen zuerst prüfen
- Freelancer-StundensatzBreak-even zwischen 6,6 und 21,4 Monaten
- JahresbruttogehaltBreak-even zwischen 6,4 und 16,3 Monaten
Dein Ergebnis spricht für einen Freelancer.
Sören Elser, Gründer und Geschäftsführer, meldet sich persönlich bei dir. Kostenlos und unverbindlich.
Der Link enthält alle Annahmen und die eingerechneten Ereignisse: Wer ihn öffnet, sieht genau dieses Szenario. Rechenweg und Quellen stehen in der Methodik.
2 Kosten
Was beide Wege in 6 Monaten kosten
Alle Posten über die geplante Projektdauer, getrennt nach Auszahlung und Bewertung.
Festanstellung
146.871 €
- Bruttogehalt40.415 €
- Bindung über den Bedarf hinaus11.262 €
- Lohnnebenkosten8.592 €
- Ausstattung, Weiterbildung, Sonstiges5.596 €
- Recruiting4.700 €
- Sonstiges6.143 €
- Cost of Vacancy70.164 €
76.707 € auszahlungswirksam · 70.164 € ökonomisch
Freelancer
107.733 €
- Abgerechnete Leistung103.740 €
- Sonstiges1.500 €
- Cost of Vacancy2.493 €
105.240 € auszahlungswirksam · 2.493 € ökonomisch
39.138 € Vorteil für den Freelancer · 27 % der teureren Option
Was eine produktive Stunde kostet
- 32,76 €1.984 h bezahlt
- 44,26 €1.984 h bezahlt
- 56,88 €1.544 h produktiv
- 109,63 €960 h geliefert
Der Mitarbeiter kostet 56,88 € je produktiver Stunde, der Freelancer 109,63 € (ein Aufschlag von 93 %).
Dafür kaufst du ausschließlich Stunden, die im Projekt ankommen. Beim Mitarbeiter bezahlst du 1.984 h im Jahr und erhältst 1.544 h produktive. 440 h gehen für Urlaub, Krankheit und interne Zeiten ab, bevor die erste Projektstunde geleistet ist.
Der Aufschlag rechnet sich, solange du weniger als 1.539 Projektstunden brauchst. Darüber trägt die Festanstellung die Einmalkosten wieder herein.
Jahressicht: Was eine Stelle über das Gehalt hinaus kostet
Die Zahl, über die im Bewerbungsgespräch verhandelt wird.
Arbeitgeberanteile von 21,26 % kommen automatisch obendrauf.
Laufende Jahreskosten: Faktor 1,35× auf das Bruttogehalt.
Einmalige Lebenszykluskosten der Stelle im ersten Jahr. Bis hierher fließt echtes Geld ab.
Keine Auszahlung: entgangener Wertbeitrag, weil die Stelle unbesetzt war. Kosten des NICHT-Habens.
Aus 65.000 € verhandeltem Bruttogehalt werden 98.662 € tatsächlicher Mittelabfluss im ersten Jahr, inklusive Einmalkosten: Faktor 1,52×. 16 % davon fließen in Zeit, die nie im Projekt ankommt.
Rechnet man den entgangenen Beitrag der unbesetzten Stelle hinzu, sind es 168.826 € wirtschaftliche Kosten, inklusive Vakanz: Faktor 2,60×. Diese letzte Stufe ist bewusst getrennt ausgewiesen: Sie entsteht dadurch, dass du die Person nicht hast, und verlässt dein Konto nie.
Liegt der Stundensatz im Marktkorridor?
Software-Entwickler
Dein Stundensatz liegt genau auf dem typischen Marktsatz.
- 32,76 € Mitarbeiter, nur Gehalt
- Bruttogehalt ÷ vertraglich bezahlte Stunden
- 56,88 € Mitarbeiter, produktive Stunde
- Vollkosten ÷ tatsächlich produktive Stunden
- 105,00 € Dein Stundensatz
- verhandelter Satz
- 109,63 € Freelancer, produktive Stunde
- inkl. Einarbeitung, Übergabe und Gebühren
- 90,00 € – 120,00 € Marktkorridor
- typisch 105,00 € für Software-Entwickler, Professional
Der Marktkorridor beruht für Software, App/Mobile und SAP in den Stufen Professional und Senior auf Kundensätzen aus ElevateX-Projekten, für alle anderen Rollen und Stufen auf editierbaren Annahmen.
3 Zeit
Ab 9,6 Monaten rechnet sich die Festanstellung
Kumulierte Kosten beider Wege über die Zeit. Wo sich die Linien kreuzen, beginnt die Festanstellung sich zu rechnen.
Nur nach Auszahlungen gerechnet kostet dich jeder Tag, den die Kapazität früher da ist, rund 141 €. Der Beitrag, der an einem Arbeitstag ohne Besetzung fehlt, liegt bei 524 €.
Bis zu 9,6 Monaten (das sind 192 produktive Projekttage) liegt der Freelancer vorn. Danach ist die Festanstellung günstiger. Ohne Cost of Vacancy läge der Break-even bereits bei 4,3 Monaten. Der Vakanzeffekt verschiebt ihn um 5,3 Monate.
Was die Zeit bis zur ersten produktiven Stunde kostet
Jede Woche, die diese Stelle unbesetzt bleibt
2.493 €
entgangener Wertbeitrag · 524 € je Arbeitstag, bewertet mit Faktor 2 für die Wichtigkeit der Stelle
203 Tage
früher produktive Kapazität
67.671 €
vermiedene Vakanzkosten
Cost of Vacancy sind ökonomische Kosten, keine Auszahlungen. Sie bewerten den entgangenen Beitrag der Stelle, nicht Geld, das dein Konto verlässt. Der Freelancer startet ebenfalls nicht sofort; seine Vorlaufzeit ist mit demselben Tagessatz bewertet. Die 197 Vakanztage sind Kalendertage und werden in 134 Arbeitstage umgerechnet.
Bis zur ersten produktiven Stunde vergehen bei der Festanstellung 212 Tage, beim Freelancer 9,2 Tage. Das ist eine Differenz von 203 Tagen. Die Stelle bleibt dabei 197 Tage unbesetzt und verursacht 70.164 € entgangenen Wertbeitrag, gegenüber 2.493 € beim Freelancer. Der Unterschied beträgt 67.671 €.
4 Belastbarkeit
Welche Annahme das Ergebnis am stärksten bewegt
Jede Annahme wird einzeln in einer plausiblen Spanne verändert, alle anderen bleiben gleich.
Gestrichelt: deine geplante Projektdauer (6 Monate). Kein Balken reicht darüber, die Empfehlung ist stabil.
6,0 MonateBasis 9,6 Monate21,4 Monate
- Freelancer-Stundensatz79 €/h → 131 €/h6,6–21,4 Monate
- Jahresbruttogehalt48.750 € → 81.250 €6,4–16,3 Monate
- Vakanzdauer99 Tage → 296 Tage6,2–14,2 Monate
- Wichtigkeit der Stelle1,0 → 3,06,3–14,0 Monate
- Produktive Stunden pro Tag6,0 h → 10,0 h9,6–15,9 Monate
- Vermittlungsgebühr0 % → 15 %7,2–9,6 Monate
- Urlaubs- und Krankheitstage27 Tage → 63 Tage8,7–11,0 Monate
- Recruiting-Kosten1.880 € → 7.520 €9,3–10,0 Monate
Gemessen wird die Verschiebung des Break-even-Punkts, wenn eine Annahme allein variiert wird; alle anderen bleiben unverändert. Balken links der Basislinie holen den Break-even nach vorn. Je früher er liegt, desto eher rechnet sich die Festanstellung. Balken rechts davon schieben ihn nach hinten und verlängern den Vorsprung des Freelancers.
Freelancer-Stundensatz: von 79 €/h bis 131 €/h verschiebt den Break-even von 21,4 Monaten auf 6,6 Monate. Jahresbruttogehalt: von 48.750 € bis 81.250 € verschiebt den Break-even von 6,4 Monaten auf 16,3 Monate. Vakanzdauer: von 99 bis 296 Tagen verschiebt den Break-even von 6,2 Monaten auf 14,2 Monate. Wichtigkeit der Stelle: von 1,0 bis 3,0 verschiebt den Break-even von 6,3 Monaten auf 14,0 Monate. Produktive Stunden pro Tag: von 6,0 h bis 10,0 h verschiebt den Break-even von 15,9 Monaten auf 9,6 Monate. Vermittlungsgebühr: von 0 % bis 15 % verschiebt den Break-even von 9,6 Monaten auf 7,2 Monate. Urlaubs- und Krankheitstage: von 27 bis 63 Tagen verschiebt den Break-even von 8,7 Monaten auf 11,0 Monate. Recruiting-Kosten: von 1.880 € bis 7.520 € verschiebt den Break-even von 9,3 Monaten auf 10,0 Monate.
Ab welchem Wert die Empfehlung kippt
Die Festanstellung wird günstiger, sobald eine dieser Annahmen den Wert in der rechten Spalte erreicht. Alle anderen Annahmen bleiben dabei wie eingegeben.
| Annahme | heute | Ergebnis kippt bei |
|---|---|---|
| Stundensatz Freelancer | 105 €/h | über 145 €/h |
| Stelle offen | 197 Tage | unter 87 Tagen |
| Projektdauer | 6 Monate | über 9,6 Monaten |
| Jahresbrutto Festanstellung | 65.000 € | unter 45.771 € |
Der Freelancer bindet über die geplante Projektdauer 28.533 € mehr Kapital als die Festanstellung. Dafür endet die Verpflichtung mit dem Projekt, nicht mit einer Kündigungsfrist.
Was in dieser Rechnung noch fehlt
Diese Positionen stehen aktuell auf null. Jede davon würde das Ergebnis in die genannte Richtung verschieben. Prüf zuerst die, die auf deine Situation zutrifft.
Festanstellungwürde die Festanstellung teurer machen
- Software und Lizenzen
- Benefits
- HR und Administration
- Führungsaufwand
- Umlage U1/U2
- Abfindung
Freelancerwürde den Freelancer teurer machen
- Vermittlungs- oder Plattformgebühr: In den Startsätzen für Software, App und SAP (Stufen Professional und Senior) ist sie enthalten. Bei anderen Angeboten prüfen, ob sie dazukommt.
- Einmalkosten
- Steuerungsaufwand
Entscheidungsraum: Projektdauer und offene Stelle kombiniert
Bei 120 Projekttagen und 197 Kalendertagen Vakanz liegt der Freelancer mit 39.138 € vorn. Die schwarze Linie markiert den Gleichstand: links davon rechnet sich der Freelancer, rechts davon die Festanstellung. Je näher dein Punkt an dieser Linie liegt, desto weniger belastbar ist die Empfehlung.
5 Risiko
Was die Festanstellung härter trifft
Ereignisse, die für beide Wege durchgerechnet sind und den Freelancer begünstigen. Öffne eine Zeile für Begründung und Regler. Einrechnen kannst du sie oben im Ergebnis.
Diese 6 Ereignisse treffen die Festanstellung härter als den Freelancer. Zusammen kosten sie die Festanstellung 285.603 € mehr, den Freelancer 188.743 €.
Beträge gegenüber dem Plan: plus heißt Mehrkosten, minus heißt Ersparnis.
Das Projekt endet früherFest ±0 €Extern −40.320 €40.320 €
Der Bedarf entfällt 40 % früher als geplant.
Festanstellung
±0 €
unverändert
Die Stelle bleibt bestehen. 9,0 Monate Mindestbindung werden weiter bezahlt, auch wenn die Aufgabe entfallen ist.
Externe Kapazitätverkraftet es besser
−40.320 €
Ersparnis
Vertrag endet, Zahlung endet. Vereinbarte Mindestabnahmen sind die einzige Restverpflichtung.
Unterschied: 40.320 € zugunsten der externen Lösung
Beim Externen endet die Zahlung mit dem Bedarf. Die Festanstellung läuft weiter: Gehalt, Nebenkosten und Arbeitsplatz bleiben.
Häufig bei Priorisierungswechseln und Budgetkürzungen.
Längerer KrankheitsausfallFest +8.987 €Extern ±0 €8.987 €
Die Person fällt 30 Arbeitstage am Stück aus.
Festanstellung
+8.987 €
Mehrkosten
Kapazität fehlt 44 Tage
Entgeltfortzahlung läuft sechs Wochen, danach übernimmt die Krankenkasse. Du zahlst weiter und bekommst keine Leistung; der Termin verschiebt sich trotzdem.
Externe Kapazitätverkraftet es besser
±0 €
unverändert
Keine Rechnung für Tage ohne Leistung. Dafür auch kein Anspruch auf Ersatz: Die Lücke im Zeitplan musst du selbst schließen.
Unterschied: 8.987 € zugunsten der externen Lösung
Bei Angestellten läuft die Entgeltfortzahlung sechs Wochen weiter: Du zahlst, ohne Leistung zu bekommen. Ein Externer rechnet nur ab, was geleistet wurde.
Ein Bandscheibenvorfall reicht.
Fehlbesetzung: neu suchenFest +61.887 €Extern +38.853 €23.033 €
Nach 2 Monaten steht fest: Es passt nicht. Die Suche beginnt von vorn.
Festanstellung
+61.887 €
Mehrkosten
Kapazität fehlt 120 Tage
Trennung in der Probezeit, dann 120 Tage erneut offene Stelle. Suchkosten und Einarbeitung fallen ein zweites Mal an, die ersten 2 Monate Gehalt sind verloren.
Externe Kapazitätverkraftet es besser
+38.853 €
Mehrkosten
Kapazität fehlt 7 Tage
Vertrag endet zum vereinbarten Termin, Ersatz nach 7 Tagen. Bezahlt wurde nur die geleistete Zeit, es gibt keine Kündigungsfrist, die weiterläuft.
Unterschied: 23.033 € zugunsten der externen Lösung
Der Unterschied ist die Wiederbesetzungsgeschwindigkeit, nicht der Stundensatz: die Festanstellung braucht die volle zweite Suche, der Externe die Vorlaufzeit eines Vertrags von 7 Tagen.
Kommt auch bei sorgfältiger Auswahl vor.
Die Person kündigtFest +54.379 €Extern +31.533 €22.846 €
Auf halber Strecke ist die Person weg, freiwillig, mit Gegenangebot in der Tasche.
Festanstellung
+54.379 €
Mehrkosten
Kapazität fehlt 120 Tage
Kündigungsfrist läuft, Übergabe findet meist nicht mehr statt. Danach 120 Tage offene Stelle plus vollständige Einarbeitung der nachfolgenden Person.
Externe Kapazitätverkraftet es besser
+31.533 €
Mehrkosten
Kapazität fehlt 7 Tage
Auch ein Externer kann gehen, nur endet damit sofort die Zahlung. Ersatz nach 7 Tagen, eine Übergabe lässt sich im Vertrag als bezahlte Leistung vereinbaren.
Unterschied: 22.846 € zugunsten der externen Lösung
Kündigen können beide. Der Unterschied liegt darin, wie schnell die Lücke wieder gefüllt ist und wie lange bis dahin niemand am Projekt arbeitet.
Gerade erfahrene IT-Leute bekommen regelmäßig Gegenangebote.
Der Bedarf wächstFest +146.871 €Extern +107.733 €39.138 €
Du brauchst 1 zusätzliche Person für dieselbe Aufgabe.
Festanstellung
+146.871 €
Mehrkosten
Kapazität fehlt 197 Tage
Neue Stelle, neue Freigabe, neue Suche: 197 Tage, bis die zusätzliche Kapazität da ist. Danach ist sie dauerhaft da, auch wenn der Bedarf wieder sinkt.
Externe Kapazitätverkraftet es besser
+107.733 €
Mehrkosten
Kapazität fehlt 7 Tage
Zusätzliche Kapazität in 7 Tagen, ohne Stellenfreigabe. Sie lässt sich ebenso schnell wieder abbauen.
Unterschied: 39.138 € zugunsten der externen Lösung
Jede weitere Festanstellung bringt 197 Tage Vakanz mit. Externe Kapazität skaliert in der Vorlaufzeit eines Vertrags.
Typisch, sobald ein Vorhaben Fahrt aufnimmt.
Die Kosten steigenFest +13.479 €Extern +10.623 €2.856 €
Gehalt und Stundensatz steigen um 10 %: Inflation, Nachverhandlung, Marktdruck.
Festanstellung
+13.479 €
Mehrkosten
Eine Gehaltserhöhung wird nicht zurückgenommen. Sie gilt für alle Folgejahre und zieht meist Anpassungen im Team nach sich.
Externe Kapazitätverkraftet es besser
+10.623 €
Mehrkosten
Der Satz gilt für den nächsten Vertrag. Verhandelbar, ablehnbar. Im Zweifel wechselst du die Person und zahlst dafür Einarbeitung.
Unterschied: 2.856 € zugunsten der externen Lösung
Eine Gehaltserhöhung gilt dauerhaft und für alle Folgejahre. Ein höherer Stundensatz gilt für den nächsten Vertrag und ist verhandelbar oder vermeidbar.
Über eine Projektlaufzeit von mehreren Quartalen wahrscheinlich.
Jedes Ereignis wird einzeln auf dein Szenario angewendet und mit derselben Rechnung ausgewertet wie der Hauptvergleich, ohne Faustformeln. Die Summe unten addiert nur Mehrkosten, nicht Ersparnisse, und geht davon aus, dass alle Ereignisse eintreten. Das ist der schlechteste Fall, nicht der erwartete.
6 Methodik
Rechenweg, Annahmen und Quellen
Jede Zwischengröße, jede Quelle und jede bewusste Korrektur gegenüber der ursprünglichen Kalkulation.
Kurz gesagt
Ab wann lohnt sich eine Festanstellung statt eines Freelancers?
Rechnet man nur das Gehalt gegen den Stundensatz, ist die Festanstellung fast immer günstiger. Bis eine IT-Stelle besetzt ist, vergehen laut Bitkom im Schnitt 7,7 Monate. Der Rechner setzt vorsichtiger rund 200 Tage an und nimmt an, dass ein Freelancer nach etwa einer Woche startet. Dann kippt das Bild: Läuft ein Projekt kürzer als 11 bis 22 Monate, je nach Rolle, ist der Freelancer in unseren Beispielrechnungen wirtschaftlich im Vorteil. Danach trägt die Festanstellung ihre Einmalkosten.
Die Tabelle zeigt die Startwerte des Rechners für Senior-Profile. Sie ersetzt nicht deine eigene Rechnung: Wenn du eine Stelle deutlich schneller besetzt, gewinnt die Festanstellung früher.
| Rolle | Stundensatz Freelancer | Bruttogehalt Festanstellung | Stelle offen | Freelancer im Vorteil |
|---|---|---|---|---|
| Software-Entwickler | 115 €/h | 82.000 € | 197 Tage | bis ca. 13 Monate |
| App-Entwickler (iOS, Android) | 112 €/h | 82.000 € | 197 Tage | bis ca. 14 Monate |
| SAP-Berater | 135 €/h | 90.000 € | 197 Tage | bis ca. 11 Monate |
| Data- / KI-Engineer | 110 €/h | 83.000 € | 200 Tage | bis ca. 15 Monate |
| DevOps- / Cloud-Engineer | 115 €/h | 85.000 € | 210 Tage | bis ca. 22 Monate |
| Projekt- / Produktmanager | 110 €/h | 82.000 € | 175 Tage | bis ca. 13 Monate |
Stundensätze für Software, App/Mobile und SAP: Kundensätze aus ElevateX-Projekten, inklusive Vermittlung, netto. Übrige Sätze und alle Gehälter: Annahmen des Rechners, im Rechner änderbar. Dauer der offenen Stelle: Startwert je Rolle, meist unter dem Bitkom-Schnitt von 7,7 Monaten, Quelle in der Methodik. „Freelancer im Vorteil“ rechnet die Kosten der unbesetzten Stelle als entgangenen Wert mit. Ohne diese Bewertung rechnet sich die Festanstellung je nach Rolle nach 4 bis 5 Monaten, sofern sie sofort besetzt ist.
Nächster Schritt
Lieber gleich mit jemandem sprechen, der solche Rollen jeden Tag besetzt?
Schick uns deine Rolle, Dauer und Stunden pro Woche. Du bekommst passende Profile aus unserem geprüften Netzwerk. Anfrage, Profile und Kennenlernen sind kostenlos.
Sören Elser, Gründer und Geschäftsführer von ElevateX
Meldet sich persönlich bei dir.