On- und Offboarding: Grundpfeiler erfolgreicher Zusammenarbeit

Obgleich Unternehmen und Freiberufler die Begriffe On- und Offboarding meist getrennt voneinander betrachten, verbinden sich beide Prozesse in der Praxis und müssen dahingehend als ein Grundpfeiler für die erfolgreiche Zusammenarbeit in Gegenwart und Zukunft zwischen Freiberuflern und Unternehmen wahrgenommen werden. 

 

Offenheit beim Onboarding 

Im Vorhinein müssen Unternehmen und Freiberufler mehrere Fragen klären: 

  • Welches Ziel verfolg das Unternehmen, welches der Freiberufler und wie können die Ziele beider Partien in die Zusammenarbeit einfließen?  
  • Wie lautet die Mission?   

Klar ist, dass Freiberufler meist in jenen Projekten arbeiten, welche von Unternehmen nicht selbstständig bewältigt werden können – sie stellen somit einen zumindest zeitweise unersetzbaren Teil des Teams dar und sollten dahingehend als solcher gesehen werden – wichtig hierbei ist der Spagat zwischen den Möglichkeiten eines Freelancers bei Unternehmen, um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden.

Das Einarbeiten neuer Freelancer ist unter Umständen zeit- und kostenintensiv, sollte jedoch mit großer Sorgfalt behandelt werden. Am Ende profitieren nämlich beide Parteien von der Einarbeitung in das Unternehmen und das Projekt, denn Ziele werden gemeinsam als Team erreicht!

Daraus resultierend lernen Unternehmen und dessen Mitarbeiter, auftretende Probleme und Projekte selbst zu lösen. Ferner hat das Onboarding großen Einfluss auf die Leistungsbereitschaft und Motivation von Freelancern in Unternehmen. Bedeutend ist die Offenheit beider Parteien, sich Zeit für den Prozess zu nehmen und sich dessen Wichtigkeit bewusst zu sein. 

Hilfreich ist es, dem Freiberufler bereits vor dem ersten Arbeitstag notwendige Unterlagen zukommen zu lassen und Zugänge in das Unternehmensnetzwerk ab Tag eins zu ermöglichen, damit sich beide Seiten gleichermaßen auf die Zusammenarbeit vorbereiten können.

Ergänzend kann ein direkter Ansprechpartner hilfreich sein, der für etwaige Anliegen des Freiberuflers zur Verfügung steht und die Verbindung zwischen diesem und den Führungspersonen herstellt. 

Zusammenfassen lässt sich das Thema Onboarding in einer Checkliste mit für zentralen Punkten:    

  • Einrichtung Hard- und Software
  • Fachliche, kulturelle und soziale Integration in das Team
  • Regelmäßige Kommunikation und Offenheit für Kritik
  • Gemeinsames, zielführendes Lernen
  • Gemeinsame Definition einer sinnvollen Dokumentation 
 
 
Zweiter Baustein: Offboarding 

Den zweiten Baustein des Prozesses bildet das Offboarding. Definiert wird dieses als ein professionell organisierter Austritt eines Mitarbeiters oder auch Freelancers aus einem Unternehmen. Das Offboarding lässt sich aus mehreren Gesichtspunkten betrachten, beispielsweise den technischen Aspekten, wie die Deaktivierung von Zugangsdaten, oder auch unter dem Gesichtspunkt der Beendigung von Verträgen.

Grundpfeiler dieses Austritts bildet aber, allen voran in der IT Branche,  der Wissenstransfer. Wird dieser nicht richtig gelebt, nehmen Freiberufler, sobald sie aus einem Unternehmen ausscheiden, zugleich ihre Fähigkeiten und ihr Wissen mit.

Gerade deshalb ist es von Bedeutung, den Wissenstransfer bereits im Projekt zu beginnen und durch ein gelungenes Offboarding abzuschließen. Dem Unternehmen muss bekannt sein, woran genau der Freiberufler arbeitet, dahingehend von ihm lernen und mit ihm kommunizieren. Resultierend daraus sind Unternehmen anschließend in der Lage, gegenwärtige Probleme zu lösen und auf zukünftige Schwierigkeiten vorbereitet zu sein.

Grundbaustein des Offboardings ist ein abschließendes Austrittsgespräch, in welchem beide Parteien offen miteinander sprechen und das Feedback zu der gemeinsamen Arbeit einholen. Zu Beginn ist hierzu im Onboarding zu besprechen, wie die Dokumentation der Arbeit der Freiberufler aussehen muss, sodass nach dessen Austritt ersichtlich und nachvollziehbar ist: was wurde wie und wann bearbeitet.

Daraus folgend sind beide Seiten in der Lage, aus ihren Fehlern zu lernen und Schwachstellen zu beseitigen. Diese Beseitigung von Schwachstellen in den betroffenen Abteilungen gehört ebenfalls zu einem festen Bestandteil des Auftrages, denn Unternehmen haben kaum einen Nutzen davon, dass nach Beendigung des Vertrages direkt neue Probleme auftreten, die sie nicht eigenständig bewältigt bekommen. 

Neben dem fachlichen Aspekt ist es ebenso wichtig, Freiberuflern beim Verlassen des Unternehmens eine positive Atmosphäre zu gestalten. Es zählt nicht nur der erste, sondern gleichermaßen auch der letzte Eindruck. Sowohl Unternehmer wie auch Freiberufler sollten demnach bis zum letzten Arbeitstag um Professionalität bemüht sein und gemeinsam an den Zielen arbeiten, um diese erreichen zu können. 

Auch das Offboarding lässt sich in fünf zentrale Aspekte zusammenfassen:

  • Projektende frühzeitig kommunizieren
  • Wissenstransfer sicherstellen
  • Übergabe und Erläuterung der Projektergebnisse und -dokumentation
  • Klärung vertraglicher Details
  • Kontakt untereinander pflegen
 

 

Offene Türen 

Resultierend aus einem guten Onboarding, einer erfolgreichen Zusammenarbeit und dem abschließenden Offboarding können über das derzeitige Projekt hinaus weitere Aufträge zwischen beiden Parteien entstehen. Dabei sollten aus einer guten Zusammenarbeit und der Erreichung von Zielen Freelancer und Unternehmen in die Kontaktpflege investieren, um die gute Zusammenarbeit für zukünftige Projekte wiederholen zu können und den Ruf des Unternehmens und des Freelancers aufrecht zu erhalten – man begegnet sich immer zweimal im Leben.    

Besonders in der heutigen Zeit ist es elementar geworden, Mitarbeiter auch remote richtig zu führen und während dieser turbulenten Zeit nicht das Ziel aus den Augen zu verlieren. Unter dem Begriff „Remote Leadership“ verbirgt sich, wie man Unternehmen, Teams und Kollegen digital führt. Besuchen Sie hierzu gerne unseren Blogartikel zu dieser insbesondere jetzt sehr wichtigen Thematik. 

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