Externe IT-Unterstützung im Wandel – Welche Arbeitsform passt wann?

Externe IT-Unterstützung für Unternehmen im Wandel- Welche Arbeitsform passt wann?

Der aktuelle Mangel an festangestellten IT-Mitarbeitern und die gleichzeitige Anforderung an Digitalisierung, stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Fehlende Ressourcen in den IT-Abteilungen führen dazu, dass Digitalisierungsprozesse und Softwareentwicklungen nicht mehr intern abgedeckt werden können.

Nicht selten greifen Unternehmen deshalb zu externer IT-Unterstützung. Doch welche Möglichkeiten gibt es und wie können diese zielführend im Betrieb eingesetzt werden?

Zusammenfassung

Durch den leergefegten Arbeitsmarkt, besonders in der IT, lohnt sich der Blick auf verschiedene externe Unterstützungsformen für Unternehmen. Laut der Plattform Presseportal sind in Deutschland bereits 54 Prozent der IT-Experten in Unternehmen externe Kräfte. Zahlreiche externe Angebote erschweren jedoch den Überblick zu möglichen und passenden Arbeitsformen, denn bis heute wissen viele Arbeitgeber nicht, welche unterschiedlichen Optionen angeboten werden und welche Unterstützung sinnvoll für die eigene Firma ist.

Der folgende Blogbeitrag bringt Licht ins Dunkel der vielseitigen Optionen für Kundenunternehmen, die Support benötigen. Sowohl verschiedene Möglichkeiten der externen Unterstützung wie auch deren Vor- und Nachteile werden hierfür aufgelistet.

Möglichkeiten externe IT Unterstützung

Outsourcing

IT-Outsourcing, Part 1: Was ist IT-Outsourcing? Vor- und Nachteile!

Laut Studie von it-daily.net werden bis 2023 voraussichtlich 20% der Unternehmen ihre IT-Abteilungen in Gänze auslagern, also outsourcen. Der Begriff „Outsourcing“ stammt aus dem Zusammenschluss von „outside“, „ressource“ und „using“, zusammengefasst: Ressourcen von Außerhalb nutzen.

Dabei können beim Outsourcing entweder nur bestimmte Bereiche von Unternehmen oder eben ganze Abteilungen an externe Dienstleister abgegeben werden. Diese externen Dienstleister werden auch „Managed Service Provider“ genannt. Sie übernehmen die Verantwortung für die jeweiligen Dienstleistungen für die Kunden, also Unternehmen. In den „Service Level Agreements“ wird der Umfang der zu übernehmenden Tätigkeiten festgehalten, damit eine transparente Zusammenarbeit zwischen externem Dienstleister und Unternehmen ermöglicht wird. Selbst große Unternehmen wie WhatsApp, Slack oder Citigroup lagern ihre IT an externe Dienstleister aus.

Vorteile des Outsourcings

  • Outsourcing kann Kosten und zeitlichen Aufwand reduzieren, denn es müssen keine neuen Mitarbeiter angelernt, oder Kosten für die Instandhaltung und Infrastruktur ausgegeben werden.
  • Outsourcing ermöglicht Firmen den Fokus auf ihr Kerngeschäft, denn die Umsatzsteigerung ist ein Grund für die Ausgliederung bestimmter Bereiche.
  • Externe Dienstleister sind am Puls der Zeit, das heißt, sie verfügen über aktuellstes  Know-How, welches Sie für das Kundenunternehmen einsetzen können.

Nachteile des Outsourcings

  • Das Unternehmen muss dem externen Dienstleister bei Weitergabe von sensiblen Unternehmensdaten vertrauen.
  • Die Vollständigkeit des „Service Level Agreement“ ist essenziell, denn ansonsten haftet der Auftraggeber bei Fehlern des Auftragnehmers. Daher oftmals aufwändige Vertragsgestaltung vor Start einer Zusammenarbeit.
  • Bereiche des Unternehmens aus der Hand zu geben, bedeutet auch immer eine gewisse Abhängigkeit von externem Leistungsträger.

Aktuelle und zukünftige Outsourcing Levels

Prozentsatz der Befragten, die planen, ihr Outsourcing-Niveau beizubehalten oder zu erhöhen

Global Outsourcing Umfrage

Personalleasing / Arbeitnehmerüberlassung

IT-Outsourcing, Part 2: Welche Vor- und Nachteile bietet mir Arbeitnehmerüberlassung in der IT?

Bei der Arbeitnehmerüberlassung (ANÜ) engagieren Kundenfirmen ein Personalvermittlungsunternehmen mit einer Arbeitnehmerüberlassungslizens. Dieses verleiht dann seine festangestellten Mitarbeiter an den jeweiligen Kunden. Diese Mitarbeiter können während ihres Einsatzes im Kundenunternehmen in dessen Unternehmensalltag eingegliedert werden, wie eigene Mitarbeiter des Kunden. 

Seit den neuesten gesetzlichen Regelungen kann ein Zeitarbeiter bis zu 18 Monaten in einem Kundenunternehmen im Einsatz sein. Anschließend wird dieser entweder übernommen oder an ein neues Unternehmen vermittelt. Laut Unternehmer.de sind in Deutschland aktuell rund 2,3 Prozent der Erwerbstätigen Zeitarbeiter, Tendenz steigend. 

Braucht ein Unternehmen beispielsweise durch Auftragsspitzen kurzfristige Unterstützung, können durch ein schnelles Auswahlverfahren Zeitarbeiter in das Unternehmen geholt werden, um über einen gewissen Zeitraum dringliche Aufgaben zu erledigen.

Vorteile des Personalleasings

  • Da der Personaldienstleister die Vorauswahl der Zeitarbeiter für das Unternehmen übernimmt, ist die Mitarbeitersuche mit einem geringen Zeitaufwand verbunden.
  • Bei großen Aufträgen oder fristgerechten Abgaben können Zeitarbeiter kurzfristig in das Unternehmen geholt werden und so zu Erfolgen verhelfen.
  • Durch Schwangerschaftspause oder längeren Krankheitsausfällen von Kollegen, können Zeitarbeiter für Mitarbeiter eingesetzt werden.
  • Entstehende Kosten sind jederzeit im Voraus planbar.
  • Der Personaldienstleister übernimmt Lohnnebenkosten wie Ausfallkosten durch Krankheit oder Betriebsurlaub.

Nachteile des Personalleasings

  • Zeitarbeiter bedeuten immer auch einen zeitlichen Arbeitsaufwand durch die Einlernphase.
  • Mitarbeiter können durch häufigen Austausch der Zeitarbeiter unmotivierter werden, was zu einer Belastung des Betriebsklimas führt.
  • Über ANÜ finden Kunden nur sehr selten hochqualifizierte und erfahrene Spezialisten. Oftmals handelt es sich um Berufseinsteiger, die durch verschiedene Projekteinsätze den Arbeitsmarkt kennenlernen wollen.

Freiberufler

IT-Outscouring, Teil 3: Vor- und Nachteile von Freelancern:innen

Freiberufler sind selbstständig und führen Aufträge von Unternehmen aus. Ihre Tätigkeit ist dabei immer vertraglich vereinbart – meist durch einen Dienstleistungsvertrag auf Stundenbasis – und bezieht sich auf eine bestimmte Zeitspanne. Im Gegensatz zum Outsourcing, bei dem auch ganze Abteilungen übernommen werden können, sind Freiberufler für spezielle Projekte oder dezidierte Teilaufgaben zuständig. 

Bei Freelancern handelt es sich dabei fast immer um sehr gut qualifizierte und erfahrene Spezialisten für ihr Gebiet. Nur in Ausnahmefällen starten IT-ler direkt nach der Universität oder Ausbildung in die Freiberuflichkeit. Die überwiegende Mehrheit sammelt erst einen großen Erfahrungsschatz in Angestellten-Verhältnissen, bevor Sie den Schritt in die Selbstständigkeit startet. 

Vor allem IT- Freiberufler werden durch die zunehmende Digitalisierung in Unternehmen immer gefragter. Dabei werden Freiberufler aber nicht in die Organisationsstruktur der Firmen miteinbezogen. Mehr dazu in unserem speziellen Artikel dazu.

Vorteile von Freiberuflern

  • Der Recruiting Prozess eines Freiberuflers läuft sehr schnell. Laut einer aktuellen Studie ist der Aufwand einer Einstellung von festen Mitarbeitern fünf Mal höher als bei Freiberuflern.
  • Freiberufler können flexibel eingesetzt werden, je nach Bedarf.
  • Durch Projekte in unterschiedlichen Unternehmen, bringen Freiberufler viel Erfahrung mit und arbeiten sich schnell in eine neue Thematik ein.
  • Freiberufler sind meist hochqualifizierte Experten, die intelligente Lösungen anbieten und umsetzen.
  • Mit den richtigen On- und Offboarding-Prozesse kann das Know-How von Freelancern im Unternehmen gehalten werden (siehe hierzu unser weiterer Blogpost).
  • Durch Freiberufler können Personalengpässe kurzfristig ausgeglichen werden.
  • Kosten für die Rekrutierung sind meist geringer als bei Angestellten.
  • Da Freiberufler unabhängig sind, muss von den Unternehmen meist kein Arbeitsumfeld zu Verfügung gestellt werden, was zu einem Kostenvorteil führt.
  • Durch die Beauftragung auf Stundenbasis entstehen nur Kosten für tatsächlich erbrachte Leistungen.

Nachteile von Freiberuflern

  • Beschäftigt ein Unternehmen Freiberufler, müssen rechtliche Angelegenheiten geklärt werden, damit keine Gefahr der Scheinselbstständigkeit entsteht.
  • Freiberufler sind sehr gefragt, und die eigene Suche kann sich als schwierig gestalten. Wir von ElevateX helfen Ihnen gerne, einen passenden Freiberufler für Ihr Unternehmen zu finden.

Festangestellte Mitarbeiter

Wie der Name schon sagt, haben festangestellte Mitarbeiter ein festes und geregeltes Verhältnis gegenüber ihrem Arbeitgeber. Dabei beziehen sie ein geregeltes Einkommen. 

Feste Mitarbeiter sind im Idealfall über einen langen Zeitraum im Unternehmen eingestellt und Bilden den Grundstein eines erfolgreichen Business. Diese solide Basis kann dann durch eine oder mehrere der hier genannten Alternativen temporär und flexibel erweitert und aufgestockt werden. 

Der Anteil von festangestellten Mitarbeitern beträgt aktuell noch rund 60 Prozent (Monster).  

Vorteile von festangestellten Mitarbeitern

  • Festangestellte führen dauerhafte Tätigkeiten mit einer gleichen Leistung aus.
  • Durch einen langen Zeitraum im Unternehmen baut sich Loyalität, Erfahrung und Wissen auf.
  • Will ein Unternehmen langfristige Kompetenzen aufbauen, sind feste Mitarbeiter essenziell.
  • Langjährige Mitarbeiter kennen die Unternehmensstruktur und bringen ein hohes Maß an Zuverlässigkeit mit.
  • Festangestellte Mitarbeiter bieten Unternehmen eine bessere Planbarkeit.

Nachteile von festangestellten Mitarbeitern

  • Feste Mitarbeiter sind ein unflexibles Modell, da durch Unternehmensdynamik Bereiche wegfallen können.
  • Für den Arbeitgeber fallen hohe Lohnnebenkosten für Sozialleistungen, Urlaub, Krankheitsausfall und Weiterbildungen an.
  • Lange Time-to-hire.
  • In vielen Fällen sind feste Mitarbeitereinstellungen mit hohen Rekrutierungskosten verbunden.

Freiberufler Teams

Bei Freiberufler Teams fügen sich einzelne Freiberufler zusammen. Der Status des Freiberuflers bleibt dabei jedoch für jeden einzelnen erhalten. Neu anfallende Projekte werden gemeinsam bearbeitet. Durch die gemeinsame Vision des Teams wird der Zusammenhalt gefördert und es können mehr Leistungen erbracht werden. Solange keine wirtschaftliche Gemeinschaft eingegangen wird und kein Unternehmen aus einem Team entsteht, sind alle Mitglieder steuerlich voneinander unabhängig.

Vorteile von Freiberufler Teams

  • Leistungsfähigere Teams können die Arbeitsfunktion steigern und bringen dadurch extrem gute Arbeitsergebnisse. 
  • Durch mehrere Freiberufler ist ein größeres Know-How vorhanden.
  • Freiberufler Teams sind in einem größeren Netzwerk verbunden, was ihnen mehr Erfahrung bringen kann.
  • Teams sind eingearbeitet und kennen gegenseitige Stärken und wie sie einzusetzen sind.

Nachteile von Freiberufler Teams

  • Auch hier gilt, wie bei einzelnen Freiberuflern, dass diese sehr gefragt sind.
  • Know-How notwendig, um Freelancer-Teams richtig und rechtssicher einzusetzen.

Überblick über alle genannten Möglichkeiten

Fazit

IT-Outsourcing Optionen 4/4: Welche Variante ist die richtige für mich?!

Beim der Frage nach der optimalen Lösung für den Einsatz von IT-Spezialisten in Unternehmen gibt es keine einfache und grundsätzliche Antwort. Jede Situation muss individuell analysiert werden, um das am besten passende Modell zu finden. 

Die Entscheidung eines jeweiligen Unternehmens für die perfekte Möglichkeit hängt von kurz- oder langfristigen Zielen ab. Möchte ein Unternehmen sich beispielsweise eigenständig auf die Entwicklung der IT-Abteilung fokussieren, so lohnen sich langfristige Mitarbeiter, die sich mit der Materie über einen langen Zeitraum vertraut machen können. 

Bei der Durchführung eines Projekts, dass eine zeitliche Abgabefrist hat, oder bei einer schnellen internen Skalierung von Abteilungen, können Freiberufler spannend sein, die ihre Erfahrungen und ihr Wissen in interne Teams einbringen. 

Für Aufgaben die nicht zur Kernkompetenz eines Unternehmens gehören, kann über ein Outsourcing nachgedacht werden. 

Im Besten Fall sollte die Option gewählt werden, die den Betrieb auf lange Sicht voranbringt. Dabei sollte der Ausgleich zwischen Kosteneinsparung und hoher Effizienz nicht aus den Augen verloren werden.  

Sie finden sich beim Lesen des Artikels wieder und haben selbst Bedarf bei der Digitalisierung im Unternehmen? Wir beraten Sie gerne über individuell passende Möglichkeiten!

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